Wat is de scrum methodiek?

Projectmanagement kan je op verschillende vormen inrichten. Een populaire manier is de scrum methodiek. Maar hoe werkt het scrum proces eigenlijk? In dit artikel beschrijf ik welke elementen er allemaal bij het scrum proces komen kijken en hoe dit je helpt om meer agile te werken.

Laten we beginnen!

Wat is scrum?

Scrum is een populaire projectmanagement methode die voortkomt uit softwareontwikkeling.

Scrum volgt een strikt proces van korte cycli waarbinnen het projectteam zichzelf kan organiseren.

Tussen alle iteraties of “sprints” is er ruimte voor verbetering van het proces of het (her) prioriteren van de beoogde werkzaamheden.

Werken volgens scrum voorkomt ellenlange projectplannen en behoud de wendbaarheid van een team om bij een veranderde behoefte mee te buigen.

Daarmee gaat de scrum methode hand in hand met agile werken.

Alle elementen die het scrum proces vormen

Het scrum proces bestaat uiteindelijk uit slechts een paar rollen binnen een scrum team. Er zijn ook maar een klein aantal vaste overleggen.

De overleggen kennen een strak format en herhalen zich telkens in hetzelfde patroon. Zo heb je retrospectives voor evaluatie, Userstory mapping voor het opmaken van taken en de Definition of Done voor kwaliteitschecks binnen scrum.

Daarnaast maak je bepaalde Scrum artifacts gedurende het project. Dat zijn lijsten die je gedurende je project oplost

Zo kan een scrumteam iteratief ontwikkelen, maar het “projectmanagement” blijft in principe hetzelfde – overzichtelijke – trucje.

De rollen benodigd voor het scrum proces

Dit zijn de drie rollen binnen scrum:

• Product owner – Deze rol zorgt o.a.voor de taken in de “product backlog” en brengt hier de prioritering in aan. Deze rol heeft veruit het meeste contact met de klant en de andere stakeholders. Een echte spin in het web.
• Scrum master – Deze rol faciliteert het day-to-day scrum process binnen het scrum team. Lees hier meer over de taken en verantwoordelijkheden van een scrum master.
• Scrum teamlid – Deze rol voert de geprioriteerde taken uit. Ondanks dat er binnen het team mensen met verschillende functietitels en expertises zullen zitten zijn hier geen specifieke rollen voor. Welke expertises je wil hebben in je team zal erg veel verschillen per project. Idealiter wil je mensen met een T-shaped profiel hebben.

De meetings en overleggen binnen het scrum proces

Dit zijn de belangrijkste overleggen van scrum

• Scrum meeting – Hier worden de taken van de dag en de status van de taken besproken. Dit wordt ook wel de “daily standup” of de “daily scrum” genoemd.
• Sprint planning – Hier worden alle deliverables in de aanstaande sprint bij elkaar gebracht en opgeknipt in behapbare taken. Er worden hier bijvoorbeeld taken vanaf de product backlog naar de sprint backlog geplaatst.
• Retrospectives – Bij een retrospective wordt er samen met het team en verschillende stakeholders teruggekeken naar het verloop van de sprint. Hierin wordt er bijvoorbeeld gekeken wat er beter kon.

De gebruikte tools en bij het scrum proces

Dit zijn de meest gebruikte tools binnen scrum:

• Kanban bord – een veel gebruikte tool is een Kanban bord. Daarmee hou je gedurende een sprint overzicht wie waar aan werkt en in welke volgorde. Er worden kaartjes met taken links in een kolom in de “sprint backlog” geplaatst en verschuiven de kaartjes gedurende de sprint naar de meest rechtse kolom op het board (dan zijn ze afgerond).
• Userstories – Dit zijn korte beschrijvingen van functionaliteiten beschreven vanuit het gebruikersperspectief of het perspectief van de klant.
• Product backlog – De product backlog is de volledige lijst van functionaliteiten of deliverables die nog moet worden toegevoegd aan het product. De product owner prioriteert dit zodat het team als eerste werkt aan de meest waardevolle onderdelen. Deze verschuiven dan naar de sprint backlog.
• Burndown grafiek – Een grafiek van de hoeveelheid werk die er nog te verzetten is en hoeveel er reeds verricht is. Het geeft inzicht in hoeveel tijd en doorlooptijd er tot nu toe gebruikt is en hoeveel tijd er nog verwacht wordt nodig te zijnte besteden. Daarmee kan je bijvoorbeeld inschatten of je nog op schema en binnen budget loopt of niet. Je ziet geregeld twee varianten. Een “Sprint burndown chart” geeft inzicht in het verloop van de sprint. Een “Release burndown chart” geeft inzicht in de hoeveel releases er zijn geweest.

De agile scrum cycle: het ritme dat scrum zo krachtig maakt

De bovenstaande elementen vormen in de juiste volgorde de structuur voor agile werken volgens de scrum methode.

Het Scrum-model stelt voor dat projecten verlopen via een reeks “sprints”. In overeenstemming met een agile methodologie, zijn sprints niet langer dan een maand lang, meestal twee weken.

Dit kan je zien als een kortstondig en helder project met verschillende duidelijke uitkomsten.

Het scrum proces en sprints verlopen in de regel in 3 stappen:

1. Sprint planning

Scrum methodologie pleit voor een planningsvergadering aan het begin van de sprint, waar teamleden bepalen aan hoeveel features ze zich committeren.

Uit de product backlog worden vervolgens deze features overgeplaatst naar het kanban board in de sprint backlog.

2. Start sprint: dagelijkse scrum meeting

Op elke dag van de sprint, moeten alle teamleden een dagelijkse scrum meeting bijwonen, inclusief de scrum master en de product owner.

Deze vergadering duurt kort en in de regel niet langer dan 15 minuten. Tijdens die tijd delen de teamleden waar ze de vorige dag aan gewerkt hebben, waar ze die dag aan zullen werken en identificeren ze eventuele belemmeringen voor de voortgang.

De scrum master zorgt dat de scrum meeting goed wordt ingevuld. Dit gebeurt vaak met het hele team voor een kanban bord dat de sprint en de voortgang visualiseert.

Je kan zo’n Kanban bord in Excel bijhouden of gewoon op een whiteboard met post-ITs, maar vandaag de dag zie je dat er veel verschillende (goede) tools zijn om samen te werken volgens de scrum methodiek. Dat is wel zo makkelijk.

Wrike is zo’n uitgebreide samenwerkingstool dat standaard met een Kanban bord “view” komt. Je kan met Wrike dus direct beginnen met scrum meetings en het managen van je sprints. Lees hier onze uitgebreide Wrike review.

Maak project planning en samenwerken gemakkelijk
✓ Goede takenmanager
✓ Gemakkelijk projecturen plannen
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

3a. Einde sprint: sprint review

Op het einde van een sprint houdt het team een sprint review waarbij het team de nieuwe functionaliteiten of resultaten laten zien aan de product owner of aan elke andere stakeholder die feedback wenst te geven die de volgende sprint kan beïnvloeden.

3b. Einde sprint: retrospectives

Een andere activiteit in scrum projectmanagement is de sprint retrospective. Dit gebeurt aan het einde van elke sprint. Hieraan neemt het hele team deel. Het idee is om gezamenlijk terug te blikken en te leren van de eventueel gemaakte fouten om (nog) beter samen te kunnen werken bij volgende sprints.

Het totaalplaatje van scrum

Nu ben je klaar om de cyclus opnieuw te starten en een nieuwe sprint te plannen!

Hieronder zie je een visuele weergave van het scrum proces.

Andere uitgangspunten en karakteristieken van scrum

Ik kan me voorstellen dat je toch nog wel wat vragen zal hebben na het lezen van de eenvoudige stappen hierboven.

Daarom een aantal veel gestelde vragen en antwoorden rond de scrum methodiek:

Hoe groot is een scrum team meestal?

In de regel zijn scrum teams relatief klein. 3 tot 9 FTE. In het team moeten alle vaardigheden aanwezig zijn om het project te vervullen.

Het gaat dus altijd om multidisciplinaire teams. Ik vergelijk het soms met een SWAT-team. Daarin heeft iedereen zijn expertise, maar zit er ook veel overlap.

Hoe lang duren sprints?

In de meeste gevallen duren zo’n sprint cycli tussen de twee en vier weken. Er is echter geen regel. Een sprint van een dag is wel erg kort en van een jaar is natuurlijk weer wat lang.

Tijdens een sprint werkt het team in principe ononderbroken aan het vervullen van de werkzaamheden van de sprint.

Het is dus ook op z’n zachtst lastig te noemen wanneer teamleden nog andere zaken moeten doen in de tijd eigenlijk bedoeld voor de sprint.

Het team bepaald zelf hoeveel werk er in een sprint opgepakt kan worden en ook hoe dit gedaan wordt.

Het uitgangspunt is dat iedereen voor de start van een sprint goed begrijpt waarom er wat moet gebeuren.

Wie bepaald de prioriteit van deliverables of features in het scrum project?

Er is maar één rol die hierover beslist. Dit is de product owner. Deze rol spreekt de stakeholders en prioriteert de product backlog. Gebruik

Wat gebeurt er als het team vast zit of tegen een “impediment” op loopt?

Mocht het team tegen een blokkade oplopen wordt dit direct opgepakt en besproken in de dagelijkse scrum meeting. Impediments kunnen ook besproken worden in retrospectives.

Je kan ook overwegen om de MVP strategie toe te passen hier.

Hoe is de scrum methode ontstaan?

De basis scrum ligt bij software ontwikkeling. Daar is het voor het eerst in een wetenschappelijk artikel getiteld “The New New Product Development Game” van HiroTaka Takeuchi en Ikujiro Nonaka verschenen in 1986.

Daarna is het verder uitgewerkt en bijgeschaafd door Jeff Sutherland, John Scumniotales and Jeff McKenna.

Zij publiceerden in 1995 een whitepaper (SCRUM Development Proces) dat de eerste echte vertaalslag naar de praktische werkwijze van SCRUM werd.

De eerstgenoemde hier waren ook betrokken bij het opstellen van het bekende Agile Manifesto.

Tot slot, scrum is een krachtige project methodiek zorgt voor flexibiliteit

Scrum werkt goed voor projecten waar je flexibel moet zijn als project team.

Een goed ingewerkt scrum team dat de scrum methode volgens de regels volgt zal goede, waarde toevoegende producten opleveren.

Maar, net als met alle methoden en technieken: je moet het zelf doen. Volg je de regels half of niet? Dan is de kans natuurlijk ook groter dat je project de soep in draait.

Daarnaast zijn er ook situaties te bedenken waar je simpelweg niet wil samenwerken volgens de scrum methode.

Een ziekenhuis of fabriek bouwen volgens de scrum methodiek zal erg lastig worden. Al kan je wellicht wel delen van zo'n traject in scrum vatten.

Laat hieronder gerust een berichtje achter wanneer je meer wil weten over de scrum methodiek. Dan help ik je graag!