ClickUp review (2023): de beste planningsoftware van dit moment
ClickUp belooft dat je al je werk op één plek kan organiseren met je team. Lukt dit ze ook? In deze review testen we ClickUp en kijken we of dit lukt. Alvast een kort antwoord? Ik ben zwaar onder de indruk van de ClickUp. Ze zijn de nieuwe norm wat mij betreft.
Laten we beginnen!
Over ClickUp
“Save people time by making the world more productive”. Dat is waar ClickUp voor gaat. Het is een typische Silicone Valley startup.
ClickUp is relatief jong en een nieuwkomer in de wereld van deze superstartups.
Ze zijn pas opgericht in 2017. Maar, net als de rest van ClickUp: wanneer ze het doen, doen zet het goed.
Ze hebben direct één van de meest toonaangevende investeerders van de wereld aan boord gehaald: David Sacks, de voormalige COO van Paypal en uiteraard lid van de Paypal maffia.
Ondertussen heeft ClickUp 9 kantoren wereldwijd, meer dan een half miljard dollar aan funding en een team van rond de 900 medewerkers.
Ondertussen werken grote bedrijven als Booking.com bijvoorbeeld met ClickUp.
Dat niet alleen: sinds de start van ClickUp winnen ze prijs na prijs.
Wat is het leuke van ClickUp? Ze nemen zichzelf niet al te serieus.
Planning software en projectmanagement tools zijn niet altijd even leuk. Laat staan de bedrijven erachter.
ClickUp maakt alles rondom projectmanagement luchtig en vrolijk. Daar ben ik wel gevoelig voor.
Daarnaast is ClickUp een enorm krachtige to-the-point planning software. Ik wil zelfs zo ver gaan dat het op dit moment de beste planning software is.
Een voorbeeld? Zie hier de welkomsvideo na het inschrijven van de CEO:
ClickUp in één oogopslag
| Taakmanagement | ✓ |
| Klantenservice | Kennisbank, webinars, community forum, ticketing systeem |
| Android / iOS app | ✓ |
| Soorten visualisaties | Kanban, Gantt, tabel, map, lijst, mindmap, whiteboard, squares en nog een reeks |
| Automation | ✓ |
| Integraties | Standaard integraties met alle bekende systemen; automatische import uit andere systemen |
| Opslagruimte | 100mb voor gratis gebruikers; onbeperkt voor de rest |
| Meest geschikt voor | Iedereen die iets moet organiseren |
| Sjablonen & Templates | Voor mindmaps, dashboards en “Docs” |
| Prijs vanaf | Gratis versie. Premium vanaf $5,- per maand |
De beste planning en project software op dit moment
✓ Krachtige en toegankelijke tool
✓ Slimme automation
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig
De UI van ClickUp
Planning software moet veel kunnen. Ook ga je er samen met je team heel erg veel gebruik van maken.
Het is dus van groot belang dat deze software lekker werkt en logisch in elkaar zit.
Dat vergt vaak het uiterste van de front-end teams van de leveranciers van planningstools.
ClickUp heeft het voor elkaar gekregen om veel – erg veel – functionaliteiten op een logische manier aan te bieden.
Het zijn er zo veel dat het voor mij de eerste seconden even zoeken was.
Echter, wel met het gevoel van een kind in een snoepwinkel die niet weet waar hij moet beginnen: je ziet alles, maar weet niet waar je eerst naar toe wil.
Alles is duidelijk en overzichtelijk opgezet. Simpel gezegd maak je een project aan in “workspace” en vervolgens kies je één van de vele manieren om het project weer te geven.
Mocht je zat zijn van het kleurenschema kan je dat aanpassen en ook kan je bijvoorbeeld de menubalk in een andere kleur aanzetten zodat het contrast hoger is.
Allemaal zonder dat dit je veel moeite kost.
De functionaliteiten van ClickUp
ClickUp help je praktisch bij alles rond projectmanagement en project planning. Dat bestaat samengevat uit de volgende onderwerpen in ClickUp:
- Workspaces
- Dashboards
- Docs
- Project views
- Automation
Ik leg je hieronder uit wat deze onderdelen precies kunnen in ClickUP.
Workspaces van ClickUP
Veruit het belangrijkste deel van ClickUp heet “Workspaces”. Dit is simpel gezegd de plek waar je samen met je team projecten en workflows definieert.
Je maakt simpelweg een bepaald project aan, je geeft taken aan de juiste verantwoordelijke en je kan los!
Je kan per taak verschillende relevante informatie meegeven afhankelijk van de behoefte. Staat het stukje informatie dat jij belangrijk vind er niet bij? Dan voeg je die gemakkelijk toe.
Daarnaast kan je vrij gemakkelijk een hiërarchie aanbrengen in een projectportfolio, projecten, fasen en taken of subtaken.
Als je nijverig bent, dan kan je als organisatie je hele bedrijfsproces van high level strategie en realisatie bij elkaar brengen in hetzelfde samenhangende ecosysteem. Zo kan ook de stagiair z’n bijdrage leveren door bepaalde subtaken op te pakken in een projectonderdeel.
Als laatste kan je gemakkelijk extra zaken toevoegen aan taken, zoals categorieën, urgenties, deadlines, of formules.
Dashboards van ClickUp
Naast je operationele planning, projectmanagement en taak beheer wil je inzicht in je processen hebben. Dat kan je met de dashboard functionaliteit.
Alles doet het hier netjes en je hebt een aantal standaard templates waar je uit kan kiezen.
Wil je iets anders? Dan geeft ClickUp je de mogelijkheid om vanaf nul zelf een dashboard te configureren.
Let wel op: net als bij de meeste planningssoftware met zo’n functionaliteit vergen de dashboards van ClickUp ook goede data en relevante inzichten.
Garbage in Garbage out gaat ook hier op. Ik zou je aanraden om te beginnen om te rapporteren op een aantal laagdrempelige KPI’s en zeker niet meteen je hele proces inzichtelijk te willen maken.
Docs
De Docs functionaliteit van ClickUp geeft je de mogelijkheid om gemakkelijk aan verschillende documenten te werken.
Het is een soort Google Docs on steroids waar je net wat meer mee kan.
Het heeft meer weg van een HTML-webeditor soms dan van een document beheerder.
Je kan dan ook je “Doc” exporteren als Word, PDF, maar ook Markdown document zodat je het op verschillende plekken gemakkelijk kan gebruiken.
Docs komen met de belangrijkste functionaliteiten, maar zijn t.o.v. Word redelijk beknopt.
Men zegt over Word overigens altijd dat 99% van de gebruikers effectief maar een klein deel van alle functionaliteiten gebruikt. Vanuit die invalshoek heeft ClickUp precies genoeg ontwikkeld.
Erg handig: ook Docs komt met een stortvloed aan goed uitgewerkte templates voor zo’n beetje elke mogelijke afdeling in een organisatie.
Bij deze templates wel twee opmerkingen: 1) ze zijn allemaal in het Engels dat wil je in Nederland soms niet en 2) ze zijn redelijk algemeen omdat ze moeten aansluiten bij de “algemene gebruiker”.
Dit zie je overigens ook bij concurrenten van ClickUp terugkomen.
Ik raad je aan om een template als uitgangspunt en inspiratiebron te gebruiken. In de meeste gevallen moet je er echter zelf nog wel het e.e.a. aan klussen om het voor jouw situatie aan te laten sluiten.
Als laatste over Docs: je kan ze natuurlijk aan taken koppelen of aan andere documenten.
De beste planning en project software op dit moment
✓ Krachtige en toegankelijke tool
✓ Slimme automation
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig
Project views van ClickUp
De workspaces worden standaard als lijst weergegeven, maar je kan met 1 druk op de knop de data weergeven op zo’n beetje alle denkbare manieren.
Hieronder vallen de “gebruikelijke” views zoals een Kanban view, een Gantt view of een kalender view en nog een reeks anderen.
Daarnaast heb je nog meer opties die ik echt nuttig vind en ik nog niet eerder in één tool gezien heb.
Zo kan je van een project gemakkelijk een Mindmap maken waarin je relaties tussen alle taken kan zien.
Ook kan je – en dit vind ik ook echt krachtig – direct bij een project wat op een digitaal whiteboard krabbelen.
Ik doe dit nu OF offline, OF in iets als PowerPoint of Word OF in een gratis online tooltje.
Probleem: het integreert niet en vaak beland mijn gekrabbel in de prullenbak.
Nu kan je met je team gemakkelijk samen verder tekenen aan een project.
Je hebt verschillende templates die jouw project direct vatten in een bepaald stramien. Echter, hier hoef je geen gebruik van te maken en je kan ook zelfstandig krabbelen.
Het handige is dat je dus met meerdere mensen op verschillende momenten aan het whiteboard kan staan.
De beste planning en project software op dit moment
✓ Krachtige en toegankelijke tool
✓ Slimme automation
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig
Automation in ClickUp
Er zijn veel meer functies in ClickUp dan dat ik beschrijf in deze review.
Toch is er ééntje die ik in het bijzonder wil benoemen: automation.
Ik heb een haat liefde relatie met automation.
Waarom?
Vaak werkt het niet handig en vaak merk ik dat mijn processen niet zo keihard zijn als ik dacht.
Dan moet ik een uitzondering maken en daar houdt automation geen rekening mee.
Dit laatste ligt aan mij, mijn manier van werken en mijn werk.
Het eerste, de complexiteit van het aanmaken van een automation, dat heeft ClickUp eens en voor altijd opgelost.
Je kan nu hele simpele “if this, then that” statements definiëren en zelfs kiezen uit een berg aan standaard gemaakte “if this, then thats”.
Ik ben het zo duidelijk nog niet tegen gekomen bij concurrerende tools van ClickUp.
Doordat automation goed is uitgewerkt kan je meer uit ClickUp halen dan dat je anders waarschijnlijk zou doen.
Je kan nu standaard workflows bijvoorbeeld redelijk makkelijk instellen en zo gaat wat mij betreft ClickUp ook de concurrentie aan met tools als Gripp, Teamleader en Simplicate.
Deze tools bieden een minder “vrije” omgeving.
In ruil daarvoor krijg je bij deze tools al veel slimme geïntegreerde workflows die je niet zelf vanaf nul hoeft te maken (zoals een CRM en dergelijke).
De beste planning en project software op dit moment
✓ Krachtige en toegankelijke tool
✓ Slimme automation
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig
Normaliter vullen tools als ClickUp en de bovengenoemde tools net een andere behoefte in.
Maar, ClickUp komt behoorlijk dichtbij en kan in potentie “best of both worlds” bieden.
Snelheid, performance en beveiliging van ClickUp
Snelheid en performance zijn een belangrijk deel van de gebruikers ervaring. Is je planningstool traag of instabiel? Dan wordt je helemaal gek natuurlijk.
Gelukkig heeft ClickUp ook hier z’n zaakjes goed op orde.
ClickUp heeft serverlocaties op verschillende plekken in de wereld staan zodat je nooit heel ver weg zit van een datacenter.
Hoeft jouw klik niet eerst naar de andere kant van een oceaan en terug? Dan scheelt dat in je performance.
Over Uptime of een Uptime beleid valt weinig terug te vinden.
Wel geeft ClickUp in haar algemene voorwaarden aan dat je als betalende klant elk moment mag stoppen wanneer je niet meer tevreden bent.
Ze geven daarbij aan dat je ze ook mag vragen om een “refund” maar dat het aan hen is of ze die gaan betalen.
Ik gok dat je hier in de praktijk alleen in exceptionele gevallen gebruik van kan maken.
Is dit nou erg allemaal heel erg?
Nee, dat is het niet.
ClickUp en haar concurrenten beloven in de regel liever niets over dingen als Uptime.
Echter, de concurrentie is zo sterk dat de markt keihard met je afrekent wanneer je een trage of instabiele app hebt.
Gebruikers zullen simpelweg verkassen naar de concurrent.
De beste planning en project software op dit moment
✓ Krachtige en toegankelijke tool
✓ Slimme automation
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig
Ook wanneer het op beveiliging en backup beleid aankomt heeft ook hier ClickUp de zaakjes goed op orde.
Mocht je nog meer backUps willen naast het gebruikelijke beleid van ClickUp kan je verschillende derde partijen automatisch backUps laten maken van jouw ClickUp omgeving.
Mijn inziens is dat voor bijna niemand nodig, maar je zou maar bij NASA werken en jaren aan het ontwerp van de nieuwe Marslander hebben gewerkt.
Dan wil je misschien wel net wat meer zekerheid dan de gemiddelde gebruiker.
Dat kan dan ook gewoon zonder gedoe bij ClickUp.
In de app zelf kan je zelf uitgebreide keuzes maken betreffende gebruikersmanagement, rechten, rollen en toegangsvereisten.
Ondersteuning van ClickUp
Zoals praktisch alles van ClickUp is ook de ondersteuning goed doordacht te noemen.
Er is een kennisbank, een ABC, er zijn webinars terug te kijken, er zijn uren aan video’s, je kan leermodules volgen, er is een onboarding programma en er is een community met zo’n 20.000 leden op Facebook.
De kennisbank van ClickUp
De kennisbank van ClickUp is omvangrijk en duidelijk. ClickUp heeft de belangrijkste onderwerpen ook in video’s samengevat.
Dat vind ik altijd wel lekker. Ondanks dat ik veel lees, wil ik vaak gewoon in een minuut weten hoe het zit door een video te kijken.
Waar ClickUp geen video gebruik in de kennisbank gebruiken ze in veel gevallen duidelijke geanimeerde gifjes.
Zo zie je ook daar meteen welke actie je moet ondernemen.
Wel is de kennisbank zo omvangrijk dat je een aantal keer moet klikken om tot een artikel te komen.
De interlinking van artikelen is overigens ook uitgebreid; mocht je dus iets tegenkomen dat je niet kent, in een hulp-artikel, dan kan je er gemakkelijk meer over lezen.
Éénpunt van aandacht: alles in in het Engels zowel de tool als de ondersteuning. Voor de meeste Nederlanders zal dit geen probleem zijn.
Mocht je dit echter belangrijk vinden, dan kom je van een koude kermis thuis.
De beste planning en project software op dit moment
✓ Krachtige en toegankelijke tool
✓ Slimme automation
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig
Contact met ClickUp minder gemakkelijk
Hier doet ClickUp het niet echt beter dan de concurrentie.
Ze willen – en dat is wel te begrijpen – dat je eerst de kennisbank uitpluist. Daarna kan je terecht bij een chatbot die als je doorvraagt een ticket aanmaakt.
De klantenservice is dus redelijk dichtgetimmerd en het kan je wat moeite kosten om in contact te komen.
Niet echt leuk als je vast zit of er iets anders misgaat natuurlijk.
Goed. ClickUp kiest bewust voor deze strategie omdat mensen te woord staan nu eenmaal erg duur is; veel duurder dan de kennisbank goed uitwerken.
Integraties en ClickUp
ClickUp heeft naar eigen zeggen zo’n 1000+ integraties. Dat is voor een groot deel marketing. In ieder geval, je moet het moet een goede korrel zout nemen.
Ze hebben een stuk of 40 goed uitgewerkte integraties. De rest kan je aanslingeren via Zapier.
Daar komen wellicht extra kosten bij en de garantie dat alles even goed werkt ligt dan niet bij ClickUp.
Ben je dus op zoek naar een integratie met je Nederlandse boekhoudpakket?
Dat kan wel, maar daar moet waarschijnlijk nog wel behoorlijk wat werk voor verzet worden om dat goed te krijgen.
Naast de native koppelingen en koppelingen via Zapier hebben ze uiteraard een uitgebreide API.
Die je kan gebruiken om alles te integreren met je andere organisatorische tools.
Wat me opvalt is dat ClickUp niet standaard integreert met CRM-systemen of concurrenten. Veel van hun concurrenten doen dat wel.
Ik vind dat wel een statement: waarom wil je nog integreren met een concurrent of een CRM systeem als je ook ClickUp hebt?
Automatische import vanuit andere tools
Veel bedrijven hebben al een projectmanager. Normaal gesproken betekend dat je jouw hele organisatie dubbel moet maken in de oude planner en de nieuwe planner.
Met de automatische imports vanuit andere tools maakt de drempel om over te stappen erg klein.
Dit scheelt jou tijd en is vooral voor ClickUp erg handig: zo kunnen ze ook nieuwe klanten die al software hebben gemakklijk aan boord trekken.
Ze zijn zelfs een tikkeltje agressief ten opzichte van de cnocurrentie hier zo zeggen ze over Monday: “say goodbye tot he worst day of the week”.
Ik kan dat wel waarderen.
De prijzen en tarieven van ClickUp
ClickUp kent de 5 pakketten:
- Free Forever. Voor altijd gratis. Je krijgt in dit pakket de kern van ClickUp. Dat betekent toegang tot docs, timetracking projectmanagement en taakbeheer. Ook krijg je 100MB schijfruimte.
- Unlimited. $ 5,- per maand per seat. In dit pakket krijg je naast alles van Free Forever de mogelijkheid gasten met beperkte rechten toe te laten, onbeperkte Gantt charts en onbeperkte schijfruimte
- Business. $ 12,- per maand per seat. Je krijgt hiervoor alle opties uit het “Unlimited-pakket”, maar van alles vooral meer en beter. Denk hierbij aan in sUpport via de livechat.
- Business Plus. $ 19,- per maand per seat. Je krijgt hiervoor alle opties uit Business, maar daarbovenop belangrijke zaken voor grotere gebruikers zoals het instellen van zelfgemaakte gebruikersrollen.
- Enterprise. Prijs op aanvraag. Hier krijg je nog meer zaken die je wil als groot bedrijf. Denk hierbij aan white labeling en een onboarding training op locatie.
Let op: de hierboven genoemde prijzen gelden alleen wanneer je een jaar vooruitbetaald. Dat is namelijk tot 45% goedkoper dan een maandelijks opzegbaar contract. De maandelijkse prijzen liggen dus behoorlijk hoger.
De beste planning en project software op dit moment
✓ Krachtige en toegankelijke tool
✓ Slimme automation
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig
Wat vind ik van de prijzen van ClickUp?
ClickUp’s prijsstelling is enorm competitief.
Je krijgt in Free Forever echt erg veel gratis en voor $5 heb je al een projectmanagement tool.
Die is voor het overgrote deel van startende en kleinere bedrijven meer dan genoeg.
Mocht je echter een zwaardere behoefte hebben dan kan je ook daar in voorzien worden voor een erg laag bedrag per gebruiker.
Nu zijn niet alleen de prijzen scherp, maar ook de hoeveelheid en kwaliteit van de tools die je ervoor terugkrijgt echt veruit de beste in de markt.
Dat maakt dit een bijna niet te evenaren combinatie.
Wat zeggen gebruikers over ClickUp?
Tools als ClickUp hebben de naam heel goed te zijn in marketing en sales, maar minder te geven om gebruikers die vastzitten.
Dit hoor je bijvoorbeeld vaak over Monday.com, een directe concurrent van ClickUp.
Laten we daarom even kijken wat verschillende gebruikerreview sites zeggen over ClickUp zoals Capterra, G2 en Trustpilot.
Wat me opvalt is dat er op Trustpilot maar weinig reviews zijn (zo’n 160) en dat de rating “slechts 3.5” sterren is.
Dit is opvallend om twee redenen.
Normaal gesproken heeft Trustpilot voor dit soort tools echt veel meer reviews (duizenden).
Ook zie je in de regel dat de review op alle gebruikersreview sites redelijk dicht bij elkaar liggen. Dat doen ze voor ClickUp ook.
Op Capterra, G2, ProductHunt en Google scoort ClickUp erg goed 4,5+ sterren en hebben ze duizenden reviews.
Dat Trustpilot hiervan afwijkt is opmerkelijk te noemen.
Hoe dat komt weet ik niet. Wellicht een stagiair die per ongelijk de account bij Trustpilot heeft weggegooid of iets dergelijks.
Om ook de negatieve reviews mee te nemen: de meeste negatieve reviews gaven aan dat ze de klantenservice afstandelijk vonden en dat ze nog wel wat worden gespamd na opgezegd te hebben.
Tja. Het blijft uiteindelijk tot op zekere hoogte een Angelsaksisch, Amerikaans miljardenbedrijf
Samengevat over ClickUp: simpelweg een top tool
ClickUp (2017) is een redelijk jong bedrijf vergeleken met bijvoorbeeld Asana (2008) en Monday.com (2013). Toch nemen ze razend snel de sector over.
Ze zijn nog lang niet waar bijvoorbeeld Asana is in termen van gebruikers.
Toch kostte het ClickUp slechts de helft van het aantal jaar om hetzelfde aantal gebruikers te overtuigen. Dat zegt veel. (zie grafiek geleend uit Youtube video van de van ClickUp).
Ik kan gerust zeggen dat het reviewen van ClickUp een feestje was.
De tool zit vol met (niet storende) grapjes, het is een leuk en ambitieus bedrijf en ze maken fantastische software die goed betaalbaar is.
Met mijn bedrijf Devise gebruiken we op dit moment Asana. Privé wissel ik wat tussen Monday.com en Wrike.
Ik verwacht dat ik een vervanging gevonden heb voor deze 3 tools en ik ga overstappen naar ClickUp.
Ik geef ze daarom – hoe kan het ook anders – 5 sterren.
Ik raad je aan ClickUp te proberen. De kans is groot dat je blijft plakken en het kost je niets.
De beste planning en project software op dit moment
✓ Krachtige en toegankelijke tool
✓ Slimme automation
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig
Kan er dan niets beter?
Toch een paar puntjes. Ik ga nu redelijk op alle slakken zout leggen:
- De app is alleen in Engels beschikbaar, net als de kennisbank. Mocht je deze taal niet machtig zijn, dan kan je tegen wat uitdagingen aanlopen
- Docs is krachtig, maar tegelijkertijd moet je alsnog tools als Excel of PowerPoint gebruiken. Daarmee is de meerwaarde van Docs wat beperkt.
- Er zijn de gebruikelijke bewuste barrières in de klantenservice voordat je met een “echt persoon” in contact komt.
Over deze review van ClickUp
Als laatste nog wat woorden over de totstandkoming van deze review.
Ik heb ClickUp een paar dagen geprobeerd en van kop tot staart een project gemaakt, verschillende views uitgeprobeerd en uitgebreid gekeken naar de functionaliteiten.
Toch is dit anders dan jarenlang dag in dag uit gebruik. Echter, deze review kan je een goed eerste beeld geven bij een keuze voor software zoals ClickUp.
Ik kan me voorstellen dat je als corporate andere eisen hebt en andere voordelen of vraagtekens hebt die ik niet beschreven heb.
Mocht er overigens iets niet (meer) kloppen in deze review?
Laat dan gerust een berichtje achter!
