Een CRM systeem kiezen: dit zijn de beste opties in 2021

Wil je een kort antwoord? Als je een B2B startup bent en je net begint met het structureren van je business development dan zijn Pipedrive en Monday de beste keuze als CRM systeem. Heb je al een team van een aantal FTE helemaal gefocust op marketing en business development? Dan sluit de totaaloplossing van Hubspot of ZOHO waarschijnlijk beter aan.

In dit artikel beschrijf ik de vier bekendste en breedst gedragen CRM systemen. Ik zet belangrijkste verschillen en overeenkomsten op een rijtje voor deze 4 systemen:

In de vergelijking zoomen we in op onder meer de verschillende opties en de prijsstelling. Ook kijken we naar de fit voor jouw organisatie vanuit verschillende perspectieven.

Laten we beginnen.

Pipedrive – het beste no nonsense CRM systeem

Pipedrive is de enige Europese CRM software aanbieder in deze lijst. Het is een bedrijf is een van de paradepaardjes uit de noord-oost Europese tech hoofdstad Tallinn in Estland.

Pipedrive is niet alleen het enige Europese CRM systeem in deze lijst, maar ook het nieuwste CRM systeem. 

Wat is de kracht van Pipedrive als CRM systeem?

Pipedrive is sterk gefocust op business development en contact management en minder op bijvoorbeeld marketing en content. Pipedrive biedt een omgeving zonder teveel “toeters en bellen” maar is echt gericht op je pipeline – it’s in the name.

Deze focus zorgt voor simpliciteit en overzicht. Waar bijvoorbeeld Hubspot en Zoho een hele brede  oplossing bieden met erg veel features die je misschien niet gaat gebruiken heeft Pipedrive hier een bewuste keuze in gemaakt. Ook richt Pipedrive zich duidelijk op de kleinere talen als Nederlands.

Zij bieden functionaliteiten die je ECHT nodig hebt en doen dat op een uitermate heldere en pakkende, moderne manier.

De beste manier om het samen te vatten is “less is more”. Iedereen kan er mee werken en er snel mee uit de voeten. Pipedrive ondersteund je daarom met de belangrijkste zaken die bij CRM komen kijken:

  • Contact management
  • Deal management
  • Bedrijfsdata
  • De statistieken van de hele bende tracken en rapporteren

De mobiele app werkt net als de webinterface erg prettig en intuïtief. Dat is helaas niet vanzelfsprekend. De strakke omgeving zorgt ervoor dat je die ene notitie direct even bij een contact maakt na het gesprek.

Bij Devise hebben we nog geen full-time sales team en alle co-founders doen aan business development op het moment. We doen allemaal nog 30 andere dingen en laagdrempelig en eenvoudig kunnen loggen speelt daarmee een grote rol.

Wat kost Pipedrive?

Pipedrive rekent de volgende prijzen

PakkettypePrijs
Essential (vanaf)€12,50 per maand
Advanced (vanaf)€24,90 per maand
Professional (vanaf)€49,90 per maand
Enterprise (vanaf)€99,90 per maand

Wanneer past Pipedrive bij mij? 

Door de insteek en strategie van Pipedrive tot op heden is Pipedrive er voor starters zonder ervaring met CRM systemen. Pak er wel even een goed artikel bij hoe je een CRM systeem inricht. Ik leg hier in 6 eenvoudige stappen uit hoe je van 0 naar 1 komt met een CRM systeem.

Pipedrive is daarmee voor mij geen ultieme “evergreen” maar wel een hele handige partner om de eerst 3-5 jaar van je bedrijf mee te groeien. Naarmate je verder ontwikkeld als organisaties ontstaan andere behoeften die passen bij de fase waar je in zit. Dit geldt niet alleen voor je CRM Software, maar voor veel meer onderdelen van het bedrijf.

Wanneer past Pipedrive bij mij? 

Door de insteek en strategie van Pipedrive tot op heden is Pipedrive er voor starters zonder ervaring met CRM systemen. Pak er wel even een goed artikel bij hoe je een CRM systeem inricht. Ik leg hier in 6 eenvoudige stappen uit hoe je van 0 naar 1 komt met een CRM systeem.

Pipedrive is daarmee voor mij geen ultieme “evergreen” maar wel een hele handige partner om de eerst 3-5 jaar van je bedrijf mee te groeien. Naarmate je verder ontwikkeld als organisaties ontstaan andere behoeften die passen bij de fase waar je in zit. Dit geldt niet alleen voor je CRM Software, maar voor veel meer onderdelen van het bedrijf.

Monday CRM – de gemakkelijkste CRM

Monday (voorheen Dapulse) is van origine een taakmanager en een “collaboration tool” zoals Trello en Asana. Monday heeft op basis van hun enorm goed uitgewerkte UI.

Daardoor konden ze met wat simpele aanpassingen hun platform eenvoudig inrichten als een krachtig CRM systeem “plus”.

Wat is de kracht van Monday CRM

Bij het CRM systeem van Monday krijg je een strak en moderne gebruikersomgeving waar alles snel en intuitief te vinden is. Daarnaast kan je erg veel naar smaak inrichten, maar dit hoeft echter niet. Er zijn namelijk voldoende standaard templates beschikbaar. Monday werkt de CRM dashboards eenvoudig.

Als ander groot pluspunt biedt Monday meerdere handige automations. Je kan heel eenvoudig verschillende acties instellen zodat jij of jouw team echt niets meer vergeten.

Monday biedt specifieke views voor:

  • Lead capturing
  • Lead management
  • Sales pipele
  • Contact management
  • Marketing activiteiten
  • Onboarding van klanten

Wat kost Monday?

Monday is forever-free wanneer je een account aanmaakt. Je kan tot twee gebruikers samen gratis gebruik maken van Monday. De betaalde pakketen zijn vanaf 3 gebruikers. De onderstaande prijzen zijn per gebruiker.

PakkettypePrijs
IndividueelGratis
Basic (vanaf)€8,- per maand
Standaard (vanaf)€10,- per maand
Pro (vanaf)€16,- per maand
Enterpriseop aanvraag

Wanneer past Monday bij mij? 

Monday CRM past goed bij je wanneer je in de beginfase met het inrichten van business development. Kies je ervoor om je hele organisatie te regelen via Monday, dan is het CRM systeem een hele logische en fundamentele aanvulling.

Ben je echter verder aan het optimaliseren en wil je echt next level lead management doen? Dan kan ik me voorstellen dat je uitwijkt naar meer toegespitste CRM aanbieders als ZOHO.

ZOHO CRM – de onbekende CRM alleskunner

ZOHO is in Nederland eigenlijk niet super bekend. Dat blijft toch opmerkelijk, omdat ZOHO een gigantische softwareontwikkelaar is met meer dan 10.000 medewerkers.

ZOHO komt van origine uit Chennai, India en ze bieden een heel breed scala aan business software solutions. Zo ook een CRM systeem.

Wat is de kracht van ZOHO als CRM systeem?

Integraties en volledigheid. Alle CRM systemen in deze lijst bieden veel integraties. ZOHO gaat daar het verst in.

Ze bieden naast CRM software ook een hele reeks aan oplossingen zoals boekhoudsoftware. Daarnaast heeft ZOHO CRM vergaande integraties met G-suite van Google en Microsoft Office producten.

Veel tools zeggen tegenwoordig met alles te koppelen, maar dan valt dat in de praktijk vaak wat tegen. ZOHO doet dit in beter. Ook biedt ZOHO een erg breed pakket van andere business solutions die goed aansluiten.

Daarmee is ZOHO CRM een hybride CRM te noemen die je goed kan aansluiten bij bijna alle populaire productiviteit software.

ZOHO CRM biedt verder handige en visuele automatiseringsmogelijkheden om zelf regels op te stellen zodat je idealiter alleen een email adres in hoeft te vullen en de rest automatisch verloopt.

Wat kost ZOHO CRM?

Dit zijn de prijzen die ZOHO vraagt per pakket:

PakkettypePrijs
Bigin€7,- per maand
Standard (vanaf)€12,- per maand
Professional (vanaf)€20,- per maand
Enterprise (vanaf)€35,- per maand
Ultimate€45,- per maand

ZOHO CRM biedt verschillende pakketten. Het pakket “Bigin”, is speciaal gericht op kleine bedrijven. Bigin lijkt veel op de Pipedrive. Deze kost slechts 7 euro per maand.

Ook biedt ZOHO CRM nog een soort superduper ultimate CRM plus pakket. Daarin kan je meer customer service onderbrengen mocht dit relevant zijn voor jouw bedrijf. Dit pakket kost 50 euro per maand.

Wanneer past ZOHO bij mij? 

Het normale CRM systeem van ZOHO past bij je wanneer je wat verder bent en echt wil groeien aan de hand van een dedicated business development team. 

Heb jij als organisatie nog Slack, Office, Gsuite en een taskmanager naast elkaar? Dan komt het CRM systeem van ZOHO wellicht nog wat te vroeg.

Dit hebben ze zelf ook door en daarom zijn ze “Bigin” gestart. Dat is echt een uitkomst om juist de startende ondernemers voor een minimaal bedrag toch toegang te geven tot een groot deel van alle functionaliteiten.

Hubspot – het CRM systeem voor inbound leadgeneratie

Hubspot is een van de meest bekende CRM systemen. Ze zijn misschien nog wel bekender om hun fenomenale behulpzame content dan om hun CRM software.

De CRM software van Hubspot is hier dan ook optimaal voor ontworpen en marketing automation is een van de grote focusgebieden binnen Hubspot.

Hubspot biedt veel – heel veel – mogelijkheden. Het biedt verschillende specifieke omgevingen voor verschillende rollen in de breedste zin van business development. Ze hebben momenteel vier “hubs” gericht op specifieke rollen:

  • Marketing hub – alles gericht op marketing
  • Sales hub – alles gericht op sales
  • Service hub – alles gericht op klantenservice
  • CMS hub – alles gericht op content management

Wat is de kracht van Hubspot als CRM systeem?

Door de brede documentatie en goed uitgewerkte en gestructureerde oplossingen is Hubspot een one-stop-shop. Iemand met wat tijd en goede wil kan op basis van alles wat Hubspot biedt in principe businsess development en lead generatie optimaal inrichten en daarbij voor 95% Hubspot’s oplossingen gebruiken.

Forever Free

Veel van de belangrijkste features zijn en blijven gratis voor haar gebruikers.

Voor niets komt alleen de zon op!

Waarom biedt Hubspot zoveel gratis aan? Simpel: jij zal sneller voor hun kiezen om te testen. Wanneer je daarna jouw business development verder groeit, kom je nieuwe uitdagingen tegen en daar kunnen de andere oplossingen van Hubspot je dan tegen betaling bij helpen. Daarnaast is overstappen van CRM niet iets wat je echt wil zodra je eenmaal bezig bent.

Veel B2B-bedrijven missen dat het om de lange termijn gaat en vergeten dat kleine klanten groter worden. Daarmee scoorde Hubspot bij mij duidelijk extra punten.

Wat krijg je gratis bij Hubspot?

Als je start met een de gratis versie kan je 95% van wat je zou willen. Dit zijn de belangrijkste gratis opties die je krijgt:

  • Contact management
  • Deal management
  • Bedrijfsdata
  • Pipeline management emails en tickets tracken en templates sturen
  • Meeting plannen via Hubspot’s handige kalender tool
  • Livechat integreren op je website
  • Integratie van email clients (Gmail en Microsoft)
  • De statistieken van de hele bende tracken en rapporteren
  • Gratis toegang tot de gigantische database met aanvullende bedrijfsgegevens van Hubspot

Bij de betaalde software krijg je meer features en krijg je meer mogelijkheden om gratis onderdelen bijvoorbeeld aan te passen naar jouw wensen.

Toch mis je 5% van de zaken die je echt wil kunnen in de gratis versie (bijvoorbeeld meerdere pipelines). Het is mij gelukt om hier omheen te werken, maar het werd wel een beetje hacky.

Wat kost Hubspot?

Hubspot vraagt een los bedrag voor de vier “hubs”

PakkettypeStarter (vanaf)
Marketing Hub€36,80 per maand
CRM & Sales Hub€36,80 per maand
Customer Service Hub€36,80 per maand
CMS Hubniet beschikbaar

PakkettypeProfessional (vanaf)
Marketing Hub€740,- per maand
CRM & Sales Hub€368,- per maand
Customer Service Hub€294.40 per maand
CMS Hub€224,- per maand

PakkettypeEnterprise (vanaf)
Marketing Hub€2.944,- per maand
CRM & Sales Hub€1.104,- per maand
Customer Service Hub€1.104,- per maand
CMS Hub€830,- per maand

Het is belangrijk om te benoemen is dat je bijvoorbeeld CRM & Sales op “gratis” kan houden en alleen voor de marketing hub kan betalen en visa versa. Dat geeft je een redelijke flexibiliteit.

Hubspot biedt korting voor startups.

Wanneer past Hubspot bij mij?

Ik raad Hubspot in het bijzonder aan voor bedrijven die echt net gestart zijn en nog een eerste beeld willen krijgen van een CRM. Ook raad ik het aan voor bedrijven die richting een scale-up fase gaan of daar reeds gearriveerd zijn en veel willen gaan doen met marketing automation.

Alles over CRM en CRM systemen

Wat betekent CRM?

CRM staat voor customer relationship management.

Het is een vakgebied voor het beheer van alle interacties de jouw bedrijf heet met de buitenwereld.

Dit gaat dus om alle bestaande relaties, maar ook om potentiële klanten of prospects.

Je kan CRM zien als een proces, waarbij er bepaalde afspraken liggen over hoe jouw organisatie omgaat met bestaande klanten en potentiële klanten.

Wat is een CRM systeem?

Een CRM systeem ondersteund jouw customer relationship management of CRM strategie door alle contacten met de buitenwereld overzichtelijk te stroomlijnen in goede processen om zo je effectiviteit en winstgevendheid te verbeteren.

Met een CRM oplossing kan jij of jouw team 1000 keer meer gedaan krijgen. Ook behandel je iedereen met dezelfde kwaliteit, frequentie en passende aandacht.

Zo vallen er een stuk minder zaken tussen wal en schip. Samengevat zorgt het voor grip op en groei van je business development. 

Business development structureren is 1 van de kerntaken van CRM software. Echter, een CRM oplossing biedt vaak een veelvoud aan aangelegen opties die je verder kunnen helpen jouw (potentiële) relaties te managen en optimaliseren.

Elke CRM oplossing gooit hier het eigen sausje overheen.

Waarvoor wordt een CRM systeem gebruikt?

Een CRM systeem wordt doorgaans gebruikt voor meerdere verschillende taken:

  • Lead management (via de salesfunnel en pipeline)
  • Marketing management
  • Marketing analyse en segmentatie
  • Klantenservice
  • Relatiebeheer
  • Contact management

Vroeger was een CRM oplossing grote en complexe oplossing die vooral bij grote corporates werd gebruikt. Cloud-based CRMs waren schaars en dat maakte een CRM software onder andere duurder en beperkter. 

Vandaag de dag is CRM software krachtiger, compacter en vooral minder complex geworden. 

Nu kan (en moet) eigenlijk elk bedrijf CRM software gebruiken om hun business development te structureren. Zo zorg je ervoor dat je klant centraal staat en niet onnodig wacht. Veel bedrijven doen dit ook of hebben in ieder geval toepassing van een CRM pakket.

Moet ik investeren in een CRM systeem?

Ja. Veel bedrijven geven aan dat een CRM systeem hun betere toegang gegeven heeft tot hun klantinformatie. Het zorgt ervoor dat je potentiële klanten in kaart kunt brengen en alle leads, deals en relaties goed kunt bijhouden.

Bijna elk bedrijf vanaf een man of 10 heeft een CRM systeem tegenwoordig. Dat is niet zonder reden.

Dit betekent overigens niet dat al deze bedrijven ook een slimme en doordachte business development strategie of CRM strategie op nahouden. Dat is een heel ander onderwerp. In dit artikel leg ik uit hoe ik denk dat je business development kan kickstarten met elk CRM systeem.

Zodra je wil gaan groeien met je bedrijf is een investering in een CRM systeem in combinatie met een tijdsinvestering van jouw team om het goed te gebruiken eigenlijk een “no-brainer” die zichzelf terugverdient. De meeste CRM systemen geven je verschillende opties en zijn flexibel op- en af te schalen naar je veranderende behoefte. Daar zit het risico niet in.

Wat kost een CRM systeem?

De prijzen verschillen per aanbieder, maar vanaf €10,- à €25,- per maand per gebruiker heb je een solide basis staan.

Een CRM systeem is voor mij gelijk aan een project management tool of een G suite licentie. Het is een must-have en een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering.

Net als met Microsoft Office zal je niet alles even vaak gebruiken. Bepaalde onderdelen wellicht helemaal niet.

Deze handleiding helpt je precies hierbij zodat je niet teveel gaat betalen voor zaken die niet relevant zijn voor jou of eigenlijk te licht zijn voor jouw situatie.

Ouderwetse CRM systemen

Er zijn duizend-en-een CRM systemen. We beschrijven er maar 4 hier. Grote systemen van SAP of Microsoft raad ik niet aan. Inhoudelijk zullen deze oplossingen ook vast een heleboel kunnen betekenen.

Ik denk echter dat je als starter, startup, ZZP’er of scale-up niet bij hun aan wil komen. Zij zijn gearriveerde tools voor gearriveerde bedrijven. Om eerlijk te zijn heb ik het idee dat ze een aantal UI/UX slagen gemist hebben.

CRM voor ZZP’ers en Freelancers

Als ZZP’er en Freelancer wil je ook je business development en contactmanagement bijhouden.

Hiervoor raad ik Bigin (van ZOHO) aan. Het geeft je alle standaard mogelijkheden voor een prijs die ook de budgetten van een gemiddelde ZZP’er of Freelancers aankunnen.

Je kan met Monday bijvoorbeeld ook gratis aan de slag.

CRM voor startups

Wanneer je een kleine startup bent en net begint met je eerste sales activiteiten zou ik je Monday, Bigin (ZOHO) of Pipedrive aanraden. Wij hebben zelf Pipedrive gekozen omdat wij al wat meer ervaring hebben met B2B-business development en al een taakmanager hadden. 

Heb je geen ervaring met B2B-business development? Dan geeft Hubspot je een berg aan informatie mee en is het een idee om daar te beginnen.

CRM voor scale-ups en corporates

Ben je echt klaar om te scalen en heb je het team en/of de resources om je hele customer journey tot in detail te managen? Dan helpt ZOHO je waarschijnlijk het beste wanneer je veel met inbound lead generation gaat doen. Ik heb in brede zin een lichte voorkeur voor Hubspot . Dit is echter persoonlijk. ZOHO CRM sluit eigenlijk bij alles goed aan als je wat verder bent.

CRM om je pipeline te managen

Dit doen alle CRM systemen hierboven beschreven prima. Pipedrive, Monday en Bigin van ZOHO bieden de meest rustige en schone gebruikersomgeving hiervoor.

CRM voor marketing automation

De beste CRMs voor marketing automation zijn Monday en Hubspot. De combinatie van de marketing hub en de contenthub geven je een erg breed palet aan mogelijkheden om dit in te richten in een logische manier. Hun eigen marketing en content strategie spreekt boekdelen.

CRM voor Nederlandstalige gebruikers

Is de engelse taal een struikelblok voor je gebruikers? Dat is met deze vier geen probleem. Elk CRM systeem uit deze lijst kan je volledig in het Nederlands omzetten. 

Het ontbreekt wel aan een Nederlands kenniscentrum bij de meeste aanbieders.

Er zijn veel meer CRM systemen dan deze vier aanbieders.

Dat klopt. Dat is precies waarom we deze selectie gemaakt hebben. De rest zal ongetwijfeld iets unieks kunnen en met een bewogen team samenwerken om hun CRM zo goed mogelijk te maken. 

Ook zijn er mensen die een CRM systeem bouwen in Asana of Trello. Wij hebben deze vier CRM systemen uitgelicht omdat zij grote en solide spelers zijn die zich al meerdere jaren bewezen hebben.

Wij houden de markt in de gaten en zullen dit artikel blijven bijhouden mocht er iets veranderen. 

Heb je vragen of zie je onverhoopt iets dat niet klopt? Laat het dan weten met een reactie hieronder!

2 Comments

  1. Heey Tom, bedankt voor dit goede, uitgebreide overzicht. Mijn bedrijf werkt al een tijd met Salesforce maar ik vind het eigenlijk veel te duur en het biedt allemaal dingen die ik niet nodig heb. Ook vind ik leads toevoegen en andere simpele taken best omslachtig.

    Zo’n eenvoudigere oplossing als PipeDrive is misschien een stuk betere match voor ons.

    1. Hoi Bert,

      Bedankt voor je reactie! Salesforce kan een hoop en biedt voor veel organisaties ene uitkomst. Wil je gewoon je pipeline managen zonder al te veel poespas, dan heb je aan Pipedrive of Bigin naar mijn idee meer. Je kan beide gratis proberen.

      Tom

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *