Simplicate review: een strakke UI en veel potentieel

De Groningse scale-up Simplicate timmert al een aantal jaar aan de weg. Ze maken een CRM-systeem en project software. In hoeverre kan Simplicate het opnemen tot de grote namen in planning software? In deze review zoek ik het voor je uit. Vast een kort antwoord: Simplicate is in potentie een krachtige tool met een mooie UI.

Laten we beginnen!

Over Simplicate

Simplicate is in 2014 gestart in de studentenstad Groningen.

Sindsdien is Simplicate uitgegroeid tot een team van 55+ medewerkers en hebben ze ook een kantoor in Amsterdam.

Succesvoller werken door de meest efficiënte flow. Dat is wat Simplicate wil bereiken voor haar klanten.

Daarvoor maken ze wat ik noem planning software bestaande uit een CRM, een offerte tool. Project- en urenplanning en facturatie.

Een oplossing van kop tot staart dus om de organisatorische kant van je organisatie te beheren.

Simplicate geeft aan dat zij het meest geschikt zijn voor agencies en adviesorganisaties in Nederland.

Daarmee richten ze zich praktisch op dezelfde doelgroep als Teamleader en Gripp. Zij bieden een soortgelijke oplossing aan.

Gelukkig is de sector groot genoeg voor meerdere goede partijen. Zo heeft Simplicate naar eigen zeggen zo’n 1.300 klanten.

Ze zullen naar verwachting nog verder doorgroeien de komende jaren.

• Helpt je van deal tot factuur
• Helpt bedrijven zich laagdrempelig te organiseren
• Goed voor met name agencies en adviesbureau's
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

De UI van Simplicate

Kies je voor planning software voor jouw bedrijf? Dan moet jouw team of organisatie straks veel – heel veel – inloggen en samenwerken via deze software.

Het is dus van groot belang dat deze software goed en logisch uit ziet.

Dat vergt vaak het uiterste van de front-end teams van de leveranciers van planningstools.

Simplicate heeft een prachtige UI naar mijn mening. Alles is behoorlijk ruimtelijk opgezet en wordt door kleurgebruik op een logische wijze van elkaar gescheiden.

In sommige gevallen verliezen ze mij echter wel. De UI is in de basis dus uitstekend, maar zodra je iets meer de diepte in duikt kom ik een aantal opvallende keuzes tegen.

Zodra je een hoofdthema selecteert, zoals “Projecten”, dan krijg je in boven in het scherm een “breadcrum”, een uitsplitsing van alle subs van “Projecten” en nog wat extra keuzes van het specifieke project.

Dat is naar mijn smaak wat bijvoorbeeld wat veel.

Een ander dingetje voor mij is het maken van todo's. Hetzij voor jezelf hetzij voor anderen. Het afvinken is een uitdaging.

Heb je een todo gedaan? Dan krijg je een popup model wanneer je de taak af denkt te vinken en vervolgens NOG een module om je actie te bevestigen.

Dit zou voor mij onwerkbaar zijn. Het is per taak natuurlijk niets, maar het zou mijn “flow” verstoren.

Mijn vermoeden is dat er een betere taakmanager is opgenomen in het zwaarste plan van Simplicate.

Echter, in mijn proefversie heb ik hier geen toegang tot gekregen (gemiste kans!). Ik moet het dus voorlopig hier even mee doen.

De functionaliteiten van Simplicate

Simplicate helpt je met praktisch alle zaken die komen kijken bij verkoop, accountmanagement, projectmanagement en administratie. Dat bestaat samengevat uit de volgende onderwerpen in Simplicate:

• CRM en sales
• Medewerkers
• Projecten
• Registratie
• Facturen

Ik leg je hieronder uit wat Simplicate doet per onderwerp.

• Helpt je van deal tot factuur
• Helpt bedrijven zich laagdrempelig te organiseren
• Goed voor met name agencies en adviesbureau's
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

CRM en sales

In Simplicate zit een volwaardig CRM-systeem ingebouwd. Je kan hier bedrijven en hun contactpersonen toevoegen.

Bij een bedrijf zie je vervolgens snel welke contactpersonen er zijn, welke projecten er lopen en kan je alle overige zaken rond de organisatie beheren.

Je kan vervolgens Todo’s aanmaken bij bedrijven en zo kan je je accountmanagement versimpelen.

Je kan ook “losse” personen toevoegen die niet bij een organisatie horen.

Dat kan wellicht handig zijn wanneer je gestructureerd contact wil onderhouden met bepaalde contacten, maar deze niet bij een bepaalde organisatie horen.

In de sales module kan je deals aanmaken. Hierbij kan je gemakkelijk een salesdeal managen en bijvoorbeeld ook een offerte opmaken en direct versturen.

Je kan je eigen offerte template opmaken met verschillende dynamische variabelen die vervolgens automatisch worden ingevuld in de offerte.

Denk hierbij aan contactpersoon vanuit jouw organisatie, bedragen, klantnaam en projecttitels bijvoorbeeld

Medewerkers

In de medewerkers-tab zie je simpelweg je administratie van je team.

Je kan hier een personeelsadministratie in voeren en ook bijvoorbeeld de documenten van voortgangsgesprekken bijhouden.

Ook kunnen medewerkers hier vakanties worden bijgehouden evenals ziekte. Dat komt je van pas bij de projectplanning.

Deze sectie is vooral een register en verder niet zo spannend.

Projecten

Is een deal geaccepteerd door de klant? Dan kan je deze direct doorzetten als project.

In het project kan je vervolgens definiëren wie er aan het project werken en wat voor soort omzet (bijvoorbeeld op basis van uren of abbonementsdienst) eraan ten grondslag liggen.

Ik vind dat Simplicate bij het uitwerken van projecten een kans heeft laten liggen.

Het is onduidelijk wat je doet en in sommige gevallen moet je iets configureren in een popup module van een popup module

Dat nodigt mij wel uit om te verdwalen, ookal vind ik mezelf redelijk ervaren met soortgelijke tools als Simplicate.

Verder is er pas in het zwaarste pakket van Simplicate de mogelijkheid om projecten te definiëren in termen van inhoudelijk werk.

Ik vind dit basis functionaliteit die ik echt verwacht had bij alle pakketten, zoals de concurrenten dit wel bieden.

Registeren en urenregristatie

Één van de krachtigste onderdelen van Simplicate is de uren registratie en planning. Hierin vind ik zie echt één van de beste.

Voor dit deel komt hun UI goed uit de verf.

Je kan in een paar klikken hier uren op een project loggen en inzien. Simplicate geeft ook meteen een inzicht per project en per medewerker.

Facturen

In het facturen deel kan je een facturen aanmaken, beheren en versturen op basis van deals, projecten of geregistreerde tijd.

Je kan facturen gemakkelijk maken via Simplicate en je krijgt een pdf-bestand dat je kan mailen aan jouw contact.

Op de factuur kan je bijvoorbeeld je eigen logo opnemen. Ik zou dat doen en je verder niet te veel zorgen maken over de facturen. In de meeste gevallen komen deze direct terecht in een boekhoudpakket.

Doordat je alle facturen hier bij elkaar hebt, kan je ook gemakkelijk een omzetrapportage maken.

Is dit genoeg om je hele bedrijfsvoering te plannen? Nee, maar het geeft je in ieder geval een aardig beeld bij de inkomsten.

Snelheid, performance en beveiliging van Simplicate

Naast een goede UI zijn de snelheid en performance belangrijk bij online planning software zoals Simplicate.

Je wil niet telkens na een klik 2-3 seconden moeten wachten of te maken hebben met storingen, fouten of andere bugs die je gebruikerservaring sterk beïnvloeden.

Goed nieuws: bij Simplicatie is dit allemaal goed op orde.

Ze hebben een duidelijk en goed uitgewerkt beveiligingsbeleid, privacy beleid en ook worden er minimaal dagelijks backups gemaakt.

Gevolg: je bent in het geval van een gigantische (en onwaarschijnlijke) crash dan maximaal één dag aan gegevens kwijt. Vervelend, maar dat overleef je wel.

Welke garanties geeft Simplicate verder over uptime en dergelijke? Kort gezegd: geen.

In de algemene voorwaarden geven ze aan dat ze een inspanningsverplichting hebben om de boel draaiende te houden maar dat ze platgezegd ook maar mensen zijn.

Ze schuiven hier de bal wat van zich af.

Is dit nu echt heel erg?

Nee. Praktisch alle aanbieders van planningssoftware willen zich niet te veel committeren aan uptime en dergelijke.

Ondersteuning van Simplicate

Simplicate heeft een kennisbank en chat/ticket functionaliteit via de app in de website.

De kennisbank van Simplicate

De kennisbank is logisch ingestoken en goed opgezet. Per onderdeel zijn er meerdere artikelen beschikbaar en zover ik dat kan beoordelen zijn artikelen actueel (genoeg).

Ook heeft Simplicate ene handige categorie “Aan de slag met Simplicate” waar je de basics vindt om te kunnen beginnen.

Wat ik erg tof vind, is dat Simplicate een publieke roadmap heeft, en dat ze aangeven hoe ze de roadmap prioriteren.

Contact met Simplicate

Ben je met de kennisbank niet voldoende geholpen? Dan kan je via de chat ook gemakkelijk contact leggen met iemand van Simplicate.

Je krijgt dan in de regel binnen een uurtje antwoord. Dat zal in de meeste gevallen meer dan genoeg zijn.

Integraties en Simplicate

Simplicate komt met veel integratiemogelijkheden (40+).

Zo kan je praktisch alle gangbare systemen aansluiten op Simplicate en je gehele administratie zo op elkaar aansluiten.

Dit betreft voordehandliggende integraties zoals met reporting tools of boekhoudkoppelingen, maar ook veel andere integraties zoals VOIP-tools of andere CRM-systemen zoals Hubspot.

Let wel op, de meeste integraties zijn gratis. Helaas kosten sommige koppelingen een klein bedrag extra per maand.

Heb je een specifieke behoefte of een eigen omgeving waar je Simplicate op wil aansluiten? Dan kan je ook de goed gedocumenteerde API gebruiken.

De prijzen en pakketten van Simplicate

Simplicate kent de 3 pakketten:

• GET STARTED. Voor € 130,- per maand krijg je 5 seats. Voor elke extra seat betaal je € 13,- meer. Je krijg hiervoor het CRM, de plan module, de registratie module en de mogelijkheid offertes en facturen te maken.
• PROFESSIONAL. Voor € 180,- per maand krijg je 5 seats. Voor elke extra seat betaal je € 18,- meer. Je krijgt hierbij hetzelfde als in de bovenstaande module, maar nu kan je onder andere meerdere bedrijven toevoegen, kan je uren accorderen, mag je rechten per rol installeren en krijg je toegang tot de API.
• ULTIMATE EFFICIENCY. Voor € 210,- per maand krijg je 5 seats. Voor elke extra seat betaal je € 21,- meer. Je krijgt hierbij hetzelfde als in de bovenstaande module(s), maar nu ontvang je ook een projectplanning module, een capaciteitsplanning module en een BI-module.

Let op: de hierboven genoemde prijzen zijn wanneer je één jaar vooruitbetaald. Dan krijg je 15% korting t.o.v. de kwartaalprijzen.

• Helpt je van deal tot factuur
• Helpt bedrijven zich laagdrempelig te organiseren
• Goed voor met name agencies en adviesbureau's
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

Wat vind ik van de prijzen van Simplicate?

Simplicate is vraagt geen enorm gekke bedragen per seat. Wel word je verplicht 5 seats af te nemen tegen een redelijk hoog bedrag.

Heb je een klein team van 5-10 teamleden? Dan is de prijs daardoor redelijk stevig te noemen.

Wat ik echt vind ontbreken bij zowel het GET STARTED-pakket als bij het PROFESSIONAL-pakket is de mogelijkheid om projectmanagement te regelen.

Het onhandige plannen en afchecken van taken samen met beperkte mogelijkheid tot projectmanagement in de twee goedkoopste pakketten zorgt ervoor dat ik eigenlijk alleen het ULTIMATE EFFICIENCY pakket zou kunnen overwegen.

Dit is dan voor een klein of startende organisatie met 5 à 10 seats eigenlijk weer een overkill.

Dan zijn er ook alternatieven als Teamleader in de markt die waarschijnlijk beter passen bij jouw situatie.

Ben je echter een iets grotere organisatie? Dan is de prijs-kwaliteitsverhouding echt een stuk beter en past Simplicate ook beter beter.

Ik zou me kunnen voorstellen dat Simplicate t.o.v. kleine en startende organisaties een ander perspectief zou kunnen overwegen waarin ze meer weggeven voor minder (hetzij freemium, hetzij tegen een lager tarief).

Denk hierbij aan projectmanagement en taakmanagement bijvoorbeeld.

Wat zeggen gebruikers over Simplicate?

Simplicate vraagt gebruikers om feedback via de Feedback company. Daar scoren ze uitermate goed; een 8.7 van 10.

Kleine kanttekening is hier dat de Feedback company betaald wordt door Simplicate om reviews te verzamelen en dat er van de “bekende” review websites nog geen reviews zijn.

Wil ik daarmee suggereer dat de feedback niet integer is of Simplicate hierin stuurt?

Nee. Het zou alleen krachtiger zijn als ook onafhankelijke review websites hetzelfde beeld zouden laten zien.

Om een klein zijspoor te nemen: er zijn namelijk duizenden trucjes om “echte” feedback te krijgen die “toevallig” allemaal heel goed is.

Denk hierbij aan het vragen van mensen die de tool veruit het meeste gebruiken van alle gebruikers (in termen van uren) of die nooit te maken hebben gehad met een storing en dergelijke.

Samengevat over Simplicate: goede tool voor grotere agencies

Alles bij elkaar opgeteld lijkt Simplicate me een mooi ogende en krachtige tool om je te ondersteunen bij een groot deel van jouw bedrijfsvoering.

Wel past Simplicate minder goed bij kleine teams en beter bij scale-ups of grote teams.

Verder zijn er een aantal designkeuzes gemaakt in de flow binnen de UI/UX waar ik – bij mijn bedoelde gebruik – niet gelukkig van zou worden.

Ook ontbreken er een reeks aan redelijk eenvoudige zaken in de twee van de drie pakketten die Simplicate aanbiedt.

Dat is een gemiste kans. Ik hoop dat ze hier snel verandering in brengen en het zo ook aantrekkelijker maken voor kleine partijen.

Ik kom daarom in de huidige vorm – voor startende, kleine of jonge bedrijven niet verder dan 3,5 sterren. Ze komen dan ook niet voor in onze topselectie van beste planning software van dit moment.

Ik denk dat Simplicate vrij gemakkelijk naar 4 of meer sterren kan wanneer ze de door mij genoemde punten tegen het licht houden en verbeteren.

Ben je op zoek naar planning software of project software? Dan zou ik je aanraden om Simplicate ook zelf te proberen.

Het is gratis en hun klantenservice helpt je graag tijdens de proefperiode met eventuele vragen.

• Helpt je van deal tot factuur
• Helpt bedrijven zich laagdrempelig te organiseren
• Goed voor met name agencies en adviesbureau's
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

Over deze review van Simplicate

Als laatste nog wat woorden over de totstandkoming van deze review. Ik heb Simplicate een paar dagen geprobeerd en van kop tot staart een deal – offerte – project – factuur gesimuleerd.

Dat is natuurlijk wat anders dan jarenlang dag in dag uit gebruik. Toch geeft deze review je een eerste beeld in jouw zoektocht naar dit soort software.

Ik kan me voorstellen dat je als corporate andere eisen hebt en andere voordelen of vraagtekens hebt die ik niet beschreven heb.

Mocht er overigens iets niet (meer) kloppen in deze review?

Laat dan gerust een berichtje achter!