Asana review (2022): krachtig en veelgebruikt

Asana review

Asana is de afgelopen jaren uitgegroeid tot misschien wel de meest gebruikte projectmanager van dit moment. Maar, is het ook de beste? In dit artikel nemen we Asana onder de loep en kijken we naar de sterke en minder sterke punten van Asana. Het korte antwoord: Asana werkt handig en is krachtig. Ook is het relatief duur voor kleine bedrijven.

Laten we beginnen!

Start met Asana

Onze score:


Asana voordelen

  • Gebruiksvriendelijke UI
  • Nederlandstalige kennisbank
  • Goed uitgewerkte apps
  • Veel integraties

Asana nadelen

  • Praktisch geen kans om klantenservice te spreken
  • Het business pakket is prijzig

Over Asana

“Asana helps teams to orchestrate their work”. Dat is waar de Amerikaanse unicorn startup voor staat.

Asana is opgericht in 2008 door Dustin Moskovitz en Justin Rosenstein. Zij verlieten in 2008 Facebook om Asana te starten.

In 2011 kregen ze de eerste grote investering van 50 miljoen dollar. Daarna is Asana één groot silicon valley succesverhaal geworden. De waardering ligt nu bij zo’n €1 a €10 miljard.

Asana heeft nu zo’n 125.000 betalen klanten in 190 landen en daaronder ook een grote groep bekende namen zoals Uber, eBay en Amazon.

Is Asana dan wel geschikt voor kleine of startende bedrijven? Ik vind van wel: ik gebruik met mijn bedrijf Devise Asana nu ongeveer 5 jaar en ben nog steeds tevreden.

Asana in één oogopslag

Taakmanagement
KlantenserviceKennisbank, webinars, community forum, ticketing systeem
Android / iOS app
Soorten visualisatiesLijst, Kanban, Gantt, kalender
Automation
IntegratiesStandaard integraties met alle bekende systemen
OpslagruimteOnbeperkt, ook voor gratis gebruikers
Meest geschikt voorIedereen die iets moet organiseren
Sjablonen & TemplatesVoor mindmaps, dashboards en “Docs”
Prijs vanafGratis versie. Premium vanaf €10,99 per maand

De UI van Asana

Met projectplanning software bestaat het risico dat je heel veel functionaliteiten bij elkaar propt. Je hebt ze allemaal nodig, maar hoe doe je het handig zodat het je niet gek maakt?

Dit vergt vaak vele uren van testen en optimaliseren van front-end development teams om te zorgen dat alles een goede gebruikers ervaring oplevert.

Deze gebruikerservaring, ook wel UX, bestaat in principe uit de gebruikersinterface (ook wel UI) en de prestaties. Je hebt namelijk niets aan een fantastische gebruikersinterface als die steeds uitvalt of erg langzaam is.

Om in te zoomen op de UI van Asana: die is simpelweg om door een ringetje te halen.

De UI van Asana is duidelijk

Er zitten enorm veel functionaliteiten, maar allemaal op logische en intuïtieve plekken.

In de linker menubalk zie je in principe verschillende “teams” met daarin elk weer verschillende projectborden.

Je standaard overzicht is een “listview” met taken. Je kan aan taken vervolgens allerlei karakteristieken meegeven.

Ook kan je in taken subtaken aanmaken en daar ook weer subtaken aan hangen enzovoort.

Subtaken in Asana helpen je gemakkelijk het taakniveau te kiezen

Een soort taak inception dus.

Ik vind het één van de meest uitdagende onderdelen van taakmanagement: goed uitplannen hoe groot taken zijn.

Doordat je in taken dus gemakkelijk (kleinere) subtaken kan maken hoef je niet voor alles een heel project te maken, maar manage je een “grotere” taak dus gemakkelijk in de taak zelf met een lijst.

Een taak zou bijvoorbeeld kunnen zijn het schrijven van dit artikel.

De subtaken zouden dan kunnen zijn onderzoek doen naar Asana, draft schrijven, afbeeldingen bewerken, concept afmaken, reviewen, in WordPress zetten en releasen.

Zo hou je op teamniveau overzicht maar kan je voor jezelf ook al je kleine taakjes netjes ordenen.

Een sterke functionaliteit vind ik ook dat je taken en subtaken aan verschillende projecten kan hangen.

Kanban view in Asana

Mocht je nu liever een Kanban structuur volgen dan kan dat ook gemakkelijk. Ook kan je een projectplanning maken met een tijdlijn of kalender view. Al moet ik in aller eerlijkheid zeggen dat ik de timeline functionaliteit nauwelijks gebruik.

Gantt chart of Timeline view in Asana
Kalender view in Asana

De functionaliteiten van Asana

Asana helpt je om je als team of organisatie slim te organiseren. Dat doen ze op basis van de volgende elementen

  • Teams
  • Projectborden
  • Rapporten
  • Portfolio
  • Doelen

Ik leg je hieronder uit wat deze onderdelen precies kunnen in Asana.

Teams in Asana

Wanneer je werkt in een organisatie zal je ongetwijfeld te maken hebben met verschillende projecten en workflows met verschillende personen.

Niet iedereen hoeft jouw “management taken” te zien en misschien hoef jij op jouw beurt niet in detail alle “productontwikkeling” projecten te zien.

Met teams krijg je in principe toegang tot waar je nodig bij bent.

Ik heb naast gedeelde teams met mijn collega’s ook nog een “team Tom” aangemaakt waarin ik mezelf zo veel mogelijk organiseer.

Hierin staan een aantal projectborden die gekoppeld zijn met de belangrijkste bedrijfsborden, maar ook staan hier allerlei persoonlijke taken in, van “tuin opruimen” tot strategie bedenken.

Projectborden van Asana

De projectborden van Asana zijn de plek waar alles bij elkaar komt. Het kloppende hart kan je zeggen.

Een projectboard komt standaard in een lijst view, maar je kan deze gemakkelijk in verschillende views tonen zoals een Kanban bord of bijvoorbeeld een kalender view of op de  Gantt chart geïnspireerde Timeline.

Projectborden zijn het hart van Asana

Een bord bestaat simpelweg uit taken, secties (om het overzicht te bewaren) en eventueel milestones. Milestones zijn grotere doelstellingen die je eventueel wil afchecken.

in mijn eerdere voorbeeld zou een milestone kunnen zijn: 5 verschillende project planning software reviewen voor 30 September.

Je kan gemakkelijk aan taken verschillende extra variabelen meegeven zoals bedragen, urgenties, status of open tekstvelden.

In theorie kan je zo ook Asana gebruiken als bijvoorbeeld CRM-systeem, echter, ik vind het daar niet voldoende voor bieden.

Je kan voor projecten overigens eigen templates aanmaken of een aantal van de standaard templates gebruiken.

Eerlijk is eerlijk. De standaard templates moet je waarschijnlijk nog wel wat aan doen om ze voor jouw behoefte te laten aansluiten. In de regel vind ik het daarom sneller om zelf een bord in elkaar te zetten dan er ééntje aan te passen.

Gebruik de templates wel vooral als inspiratie.

Rapporten

Rapporten krijg je pas vanaf het “Business” pakket toegang tot.

Met reporting kan je zelfstandig dashboards en rapporten maken. Daarin kan je bijvoorbeeld bijhouden hoeveel taken afgecheckt zijn.

Rapporten en dashboards maak je snel met Asana

Mocht het standaard template je niet bevallen, kan je deze aanpassen naar inzicht.

Zelfstandig kan je grafieken toevoegen

Het ziet er bij Asana allemaal prachtig uit. Toch vraag ik me altijd af hoeveel organisaties deze reporting features nu echt gebruiken.

Ook vind ik het onnodig dat ze dit alleen bij het zwaarste pakket leveren.

Vaak gaat het over het tellen van taken en projecten om zo een gevoel te krijgen voor bezetting van het team. Ik vraag me af of je met statistieken van gebruik in Asana nu een goed beeld kan krijgen.

Daarnaast is de kans op een vervuiling groot; dit soort reporting werkt alleen in hele duidelijke repetitieve workflows naar mijn mening.

Portfolio

Portfolio’s is – naar mijn mening – geavanceerd reporting template over al je projecten. Oftewel een overzicht in je project portfolio.

Portolio's helpen overzicht te bewaren

Als je verschillende teams en/of projecten managed kan het lastig zijn om overzicht te bewaren. Portfolios geeft hier inzicht in.

Hier geldt wat mij betreft hetzelfde als voor de reporting feature. Dit kan heel krachtig zijn, echter je moet wel echt zeker weten dat alles klopt.

Doelen

Doelen sluit aan op het stukje reporting en portfolio’s.

Doelen helpen je slim op weg als bedrijf in Asana

Met doelen kan je jouw verschillende doelstellingen op verschillende niveaus in de organisatie opbreken en aan elkaar koppelen.

Wij deden dit lange tijd gewoon door een taak in een taak te stoppen. Echter, dit werkt net wat lekkerder en wat beter.

Doelen is – net als portfolio’s en reporting – niet beschikbaar in het “premium” pakket, maar alleen in het “business” pakket.

Snelheid, performance en beveiliging van Asana

Net als een goede UI is een goede performance en beveiliging van groot belang bij project software als Asana.

Gelukkig is dit bij Asana goed op orde. Asana heeft een pagina waarop ze openlijk aangeven hoe het per onderdeel het ervoor staat met de uptime.

Wanneer het op beveiliging en backups aan komt doet Asana het ook goed.

Ze maken dagelijks backups die regionaal opgeslagen worden en ze hebben een “restoring service” als alles toch de mist in loopt.

Vertrouwen is belangrijk voor Asana

Daarnaast heeft Asana een trits aan certificeringen waar je “U” tegen zegt. Veel van deze certificeringen krijg je alleen maar wanneer je je zaakjes echt goed op orde hebt.

Asana heeft veel certificeringen

Als laatste de beveiligingsmaatregel. Ook die zijn behoorlijk goed op orde. Asana doet een extra stapje hier: ze hebben een “bug bounty programma”.

Daar kunnen hackers een bug doorgeven voor geld. Dit kan oplopen tot serieuze bedragen ( boven de 50.000 euro) als je een kritieke fout opspoort.

Ondersteuning van Asana

Je vind ondersteuning in allerlei vormen direct links in het menu.

Ondersteuning is duidelijk

Asana biedt je in principe veel handvatten om zelfstandig aan de slag te kunnen.

Ter gelijke tijd doet Asana er praktisch alles aan om niet direct met hun klanten in contact te staan.

Dit is niets ongebruikelijks helaas. Ook directe concurrenten Wrike, Monday.com en ClickUp volgen deze strategie.

Daartegenover staat dat Asana een goede kennisbank heeft.

Ook organiseert Asana live trainingen die je kan volgen en hebben ze een berg aan on-demand webinars die je kan kijken.

De kennisbank van Asana

De kennisbank van Asana is simpelweg goed op orde. Ze hebben voor alle onderwerpen duidelijke artikelen.

De kennisbank ziet er goed uit

In de artikelen gebruiken ze geregeld duidelijke filmpjes of Gifjes om in een paar seconden duidelijk te maken wat ze bedoelen.

De artikelen gaan zowel over het gebruik van Asana in functionele zin als inhoudelijk gebruik van Asana als projectmanager.

Ook is de kennisbank grotendeels in het Nederlands beschikbaar.

Contact met Asana

Zoals ik al eerder noemde, wil asana liever niet dat je in contact komt.

Wanneer je op “contact” klikt, sturen ze je doodleuk naar de kennisbank. Als je oplet zie je wel een chat icoontje rechts onderin verschijnen.

Contact met Asana is lastig
Chatbot van Asana

Dit is natuurlijk geen direct contact maar een chatbot. Mocht je ontevreden zijn met het antwoord van de chatbot, dan kan je support contacten.

Ik gok dat je een dan een soort chat-ticket aanmaakt.

Het is dus verre van laagdrempelig en met een goede rede.

Ze zijn een typische SaaS-organisatie die veel investeert in product en veel in marketing. Customer support is via contact is behoorlijk duur. Dat zullen ze proberen te beperken.

Integraties en Asana


Asana staat bekend om de vele integraties. Ze integreren behoorlijk goed met alle bekende grote software pakketen.

Integraties met Asana

Ben je een startende of kleine organisatie? Dan zou ik de meeste integraties gewoonweg links laten liggen. In sommige – zeldzame – gevallen kan een integratie je helpen.

In de meeste gevallen zal het je workflows complexer maken en kan je er wat mij betreft beter uit de buurt blijven.

De prijzen en tarieven van Asana

Asana kent de 4 pakketten:

Pricing en tarieven Asana
  • Basic. Voor altijd gratis.
  • Premium. € 10,99,- per maand per seat. In dit pakket krijg je naast alles van basic de mogelijkheid gasten met beperkte rechten toe te laten, onbeperkte Gantt charts en onbeperkte schijfruimte
  • Business. € 24,99,- per maand per seat. Je krijgt hiervoor alle opties uit het “business-pakket”, maar onder andere ook goals, portfolio’s en reporting.
  • Enterprise. Prijs op aanvraag.

Let op: de hierboven genoemde prijzen zijn op basis van een jaar abonnement. De prijzen van een maand abonnement liggen wat hoger.

Wat vind ik van de prijzen van Asana?

Asana heeft een goede prijs kwaliteitsverhouding in mijn ogen voor het “premium” pakket.

Dat pakket zal je waarschijnlijk als eerste gaan gebruiken. Daarmee kan je – tenzij je echt gaat groeien met je bedrijf – alles om projectmanagement bij elkaar te brengen.

Ik vind de stap naar “business” voor ruim het dubbele per seat wel erg groot.

Dit kan onderdeel zijn van een breed gedragen Saas-pricing strategie waarbij je 3 opties geeft waarvan de duurste eigenlijk een slechte deal is.

Op die manier lijkt het pakket dat je eigenlijk wil verkopen een veel betere deal in verhouding.

Wanneer dit niet meespeelt, vind ik de meerprijs voor business overdreven. Heb je een bedrijf dat 50 accounts heeft kost dat je zo een paar duizend euro per jaar extra.

De extra functionaliteiten zijn – wat mij betreft – dat niet waard.

Wat zeggen gebruikers over Asana?

Asana krijgt op de grote gebruikersreview platforms zoals Trustpilot, G2 of Capterra  tussen de 3,7 en de 4,5 sterren.

De meeste negatieve reviews gaan over het ontbreken van een goede klantenservice en onduidelijke billing.

Dat laatste deel ik niet. Als je je even inleest kan je vrij duidelijk zien waar je voor betaald. Tja de klantenservice is niet gelijk aan die van een klein bedrijf.

Heb je geen gedoe?

Dan is Asana sterk. Heb je last van bugs of wil je iets dat niet lukt? Dan kom je al snel in een vliegwiel van irritatie terecht.

Samengevat over Asana: sterke projectmanager

Asana is marktleider. Ze zijn op dit moment de meest gebruikte projectmanager wereldwijd.

Het is een krachtige projectmanager voor zowel de kleine gebruiker als de grote corporate.

Ik kan Asana zeker aanraden. Ik geef Asana 4,5 ster.

Waarom geen 5? De klantenservice is beperkt en ze hebben een minder goede prijs kwaliteitsverhouding dan concurrent ClickUp.

Echter, uiteindelijk komt het bij tools als Monday.com, Asana of ClickUp ook aan op jouw persoonlijke match.

Ze kunnen allemaal ongeveer hetzelfde, prijzen ontlopen elkaar niet gek veel en ze zijn allemaal stabiel en betrouwbaar.

Datgene dat het verschil dan nog maakt is jouw gevoel bij de UI. Dit kan nog wel eens per gebruiker verschillen.

Probeer ze daarom allemaal en zie welke bij jou het beste past.

Kies je uiteindelijk voor Asana, dan kan je ervan uitgaan dat je een krachtige planning tool hebt gekozen. Je kan er waarschijnlijk de komende periode mee vooruit.

Over deze review van Asana

Als laatste wil ik nog wat vertellen over de totstandkoming van deze review.

Ik gebruik Asana zelf al een jaar of 5-6. Ik ken daarmee het gros van de grote features door en door. Integraties en automation gebruik ik zelf minimaal. Die heb ik in deze review ook niet echt bekeken.

Dit mede omdat ik vind dat je integraties en automation pas moet overwegen wanneer je wat verder of groter bent als organisatie

Dit artikel is geschreven vanuit het perspectief van een starter of kleine onderneming. Ik kan me voorstellen dat je als corporate klant andere eisen en verwachtingen hebt.

Mocht er overigens iets niet (meer) kloppen in deze review?

Laat dan gerust een berichtje achter!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.