Drie keer een Gantt chart maken [incl. template]

Gantt chart maken

Als je ooit iets hebt gelezen over projectmanagement en project planning, dan ken je de Gantt chart. De kans is zelfs groot dat je deze ook kent terwijl je niets met projecten doet. Gantt charts zijn enorm populair en veelgebruikt. In dit artikel geef ik je drie verschillende manieren om een Gantt chart te maken en ook een Excel template.

Laten we beginnen!

Wat kan je met een Gantt chart?

Simpel gezegd helpt een Gantt chart iedereen betrokken bij een project snel te zien hoe het project in elkaar gestoken is.

Het is dus een visualisatie van een projectplan. 

Een Gantt chart heeft op de x-as (of horizontale as) de looptijd van het project staan opgeknipt in gelijke tijdseenheden.

Zo kan je een project met een geplande looptijd van 6 maanden opknippen in gelijke blokjes van bijvoorbeeld 26 weken.

Op de y-as (verticale as) zet je de activiteiten of taken van het project. Je begint bovenaan met de eerste activiteit en schrijft de volgende taak op de regel eronder.

Daarna krijgen al deze activiteiten startdatum en een geschatte doorlooptijd. Zo kan je van linksboven naar rechtsonder in de Gantt chart als het goed is dus je hele project doorlopen.

Gantt charts passen goed bij projecten met een duidelijk eindresultaat waar nog maar weinig veranderd gedurende het project.

Dit zijn vaak kleinere projecten of bijvoorbeeld bouwprojecten.

Hebben projecten meer onzekerheid over het eindresultaat en is er nog veel input nodig van de opdrachtgever gedurende het traject?

Dan past de scrum methode of de agile project filosofie wellicht beter.

Drie manieren om een Gantt chart te maken

Er zijn meerdere wegen naar Rome wanneer je een Gantt chart wil maken. Ik heb drie van de meest voor de hand liggende methoden hieronder beschreven:

  • Een Gantt chart maken met Wrike projectmanagement software
  • Een Gantt chart maken met Excel
  • Een Gantt chart maken met een PowerPoint plugin

Een Gantt chart maken met Wrike

Er zijn duizenden online tooltjes om Gantt charts mee te maken (zowel gratis en betaald). 

In veel gevallen zijn de gratis Gantt tools slecht of werken ze op een karig “freemium” model waar je net niet kunt wat je wil.

Wrike is een gerenommeerde projectmanagement tool en zij bieden in hun software ook de mogelijkheid om een Gantt chart te maken.

Gantt chart maken met Wrike

Ook werkt Wrike op basis van een “freemium” model. Echter, dit is bij hen alles behalve karig te noemen.

Je maakt in Wrike (ook met de gratis versie) simpelweg de taken aan en klikt dan op “Gantt view” (of iets soortgelijks afhankelijk van je taalinstellingen).

Vervolgens krijg je zo’n soort Gantt chart.

Het grote voordeel van het maken van een Gantt chart met Wrike is dat deze tool goed berekend is op veranderingen in taken en bijvoorbeeld looptijden etc.

Gedurende jouw project gaat er ongetwijfeld van alles schuiven in de planning en zal je de Gantt Chart nog een aantal keer gaan herzien. Het liefste wil je niet aan het hele team input vragen, maar past het team taken aan in Wrike waardoor de Gantt chart automatisch aanpast.

Met Wrike voorkom je zo eindeloos “copy-pasten” van kleine wijzigingen. Daarnaast heb je altijd een  “up-to-date” Gantt chart beschikbaar voor iedereen in je project.

Zo voorkom je het risico van verschillende versies die in mails of losse bestandjes gaan leven.

Wil je één keer een Gantt chart willen maken, voor bijvoorbeeld een hobby of schoolproject? Dan kan je met een gratis account van Wrike meer dan dat je nodig hebt.

Wil je echt jouw project gaan managen en de Gantt chart ook (snel en netjes) kunnen bijwerken met meerdere personen? 

Dan loont het wellicht om voor een paar euro per maand een premium account te nemen met de projectleiders of belangrijke betrokkenen van het project.

Een Gantt chart maken met PowerPoint en de Office Timeline plugin

Veel mensen weten niet dat je ook met PowerPoint redelijk gemakkelijk een Gantt Chart kan maken. Dit kan door de plugin “Office Timeline”.

Met de gratis versie hiervan kom je ver genoeg om een Gantt chart te visualiseren en periodiek bij te werken.

Het grote voordeel: het werkt net zo simpel als PowerPoint. 

Het grote nadeel: het is echt gericht op de visualisatie. 

Onderhoud aan de Gantt chart of het automatisch relateren van taken en dergelijke kan je eigenlijk vergeten.

Hoef je echter één Gantt chart te maken? Dan kan je met deze PowerPoint plug-in voldoende realiseren.

Een Gantt chart maken met Excel

Excel is voor veel mensen al sinds jaar en dag de “go-to” tool voor het maken van projectplanningen.

Dat helpt mensen die betrokken zijn bij je project jouw Gantt chart sneller te begrijpen. Zij zullen Excel kennen en voelen zich vertrouwd in een Excel omgeving.

Zo kan een Gantt chart in een spreadsheet je soms helpen alvast “ruis” weg te nemen.

Er zijn pakweg twee manieren waarop je met Excel een Gantt chart kan maken:

1. Door een grafiek te maken die als een Gantt chart opgemaakt is
Wat complexer, maar wat mooier.
Zie hier een stap-voor-stap handleiding om een Gantt chart met Excel te maken en download hier het Gantt chart Excel template.

Gantt Chart Start24

2. Door cellen een kleur te geven en de breedte aan te passen

Gemakkelijker, maar wat minder mooi

Deze informatie moet je opnemen in een goede Gantt Chart

Een Gantt chart kan je opfleuren met allerlei informatie of juist zo minimaal mogelijk houden.

Er zijn een aantal punten die ik je altijd aanraad om op te nemen:

  • Geef elke taak een heldere naam
  • Elke taak moet een duidelijke lengte hebben. Zo kan je snel zien hoelang de taak duurt.
  • Geef per taak de (geplande) startdatum en einddatum aan
  • Geef eventuele relaties en afhankelijkheden tussen taken aan.
  • Voeg mijlpalen toe, dit doe je met een ruit aan het einde van de taak(lijn).

Tips om tot een snelle en goede Gantt Chart te komen

  • Gantt charts zijn visualisaties van de projectplanning. Het werkt het makkelijkste wanneer je de takenlijst scherp hebt voordat je de visualisatie gaat maken.
  • Maak je Gantt chart nog duidelijker door kleuren toe te voegen voor bepaalde fasen of bepaalde typen taken. Je kan zo een extra dimensie meegeven aan je Gantt chart.
  • Zorg voor een goed kennisniveau van de lezers van jouw Gantt chart. Zorg ervoor dat je de tijd neemt om het hen – wellicht ten overvloede – uit te leggen.
  • Voorkom het printen van Gantt charts. Vaak passen Gantt charts ze niet goed op papier. Daarnaast zal je ook gedurende het project het e.e.a. willen wijzigen. Met een Gantt chart via Wrike kan je er altijd en overal online bij, net als je stakeholders. Met Excel en PowerPoint kan je de bestanden delen. Zorg wel dat iedereen continu de laatste versie tot de beschikking heeft.

Samengevat: vraag jezelf af waar je jouw Gantt chart voor gaat gebruiken

Persoonlijk zou ik altijd een Gantt chart maken in een tool als Wrike in plaats van Excel of PowerPoint. 

Dit heeft te maken met de visualisatie kwaliteit en de mogelijkheid tot goed onderhoud. Dit is bij een Gantt chart tool maker echt een stuk beter dan in Excel of PowerPoint.

Wil je een eenmalige Gantt chart maken, dan kan het prima met Excel en PowerPoint. 

Vraag jezelf dus af waar je jouw Gantt chart wil gaan gebruiken?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.