Teamleader review (2024): kunnen ze de hoge verwachtingen waarmaken?

Het Belgische Teamleader is een van de weinige aanbieders van planning software binnen de Benelux die zich internationaal laat zien. Teamleader claimt dat ze al je werk op één plek organiseren. Lukt dit ze ook? In deze review zoom ik op deze onderwerpen in. Wil je alvast een kort antwoord? Teamleader is krachtig en to-the-point. Probeer het daarom zeker uit.

Laten we beginnen.

Over Teamleader

Met een team van meer dan 150 mensen werkt Teamleader vanuit Gent (BE), Amsterdam en Lissabon (PT) aan “workmanagement software”.

Dat omvat planning software, een stuk administratie + facturatie en een stuk CRM-software.

Ze hebben naar eigen zeggen al zo’n 15.000 klanten, met name in Europa. Dit grote klantenbestand hebben ze sinds oprichting in 2012 opgebouwd.

Teamleader is gestart uit frustratie die de oprichters ervaarden rond administratie die zij als klein agency tegenkwamen.

Dat is wellicht één van de krachten van Teamleader: ze voelden zelf de pijn.

En, nu luisteren ze nog steeds nauwgezet naar hun voornaamste klantengroep: agencies of adviesbureau’s.

Denk hierbij architectenbureau’s, marketing agencies of bijvoorbeeld communicatiebureau’s.

Teamleader heeft twee producten.

Het product “Teamleader Focus” is er voor de startende en kleinere ondernemingen tot ongeveer 20 medewerkers en “Teamleader Orbit” is er voor grotere organisaties van 20 tot 1000 medewerkers.

Teamleader Orbit is in veel opzichte de wat grotere en zwaardere broer van Teamleader Focus.

Ik heb me in deze review gericht op Teamleader Focus. Dat zal voor 99% van de lezers van deze review het meest relevant zijn.

• Maak bedrijfsvoering gemakkelijk
• Helpt bedrijven zich eenvoudig organiseren
• Perfect voor teams die op uurbasis werken
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

Teamleader in één oogopslag

De UI van Teamleader

Kies je voor planning software voor jouw bedrijf? Dan moet jouw team of organisatie straks veel – heel veel – inloggen en samenwerken via deze software. Het is dus van groot belang dat deze software lekker werkt.

Dat vergt vaak het uiterste van de front-end teams van de leveranciers van planningstools.

Teamleader heeft dit naar mijn mening fenomenaal opgelost. Alles werkt simpel, intuïtief en is enorm duidelijk en volgt een logisch verhaal van klant en prospect via projecten naar facturen.

Het is in de regel een uitdaging voor aanbieders van planning software om de UI netjes en overzichtelijk te houden terwijl er ook veel informatie en configuratie mogelijk moet zijn.

Teamleader slaagt hier – wat mij betreft – met vlag en wimpel.

Links zie je alle grote onderwerpen (zoals CRM, planning en facturatie). Heb je op een van deze onderwerpen geklikt zie je in de bovenbalk verdiepende onderwerpen of weergave perspectieven.

Klik je dan in een onderwerp op iets, dan krijg je een kleine popup-modal midden in het scherm of een informatiebalk rechts.

That’s it. En meer is ook niet nodig.

Ik heb het hierboven over de webversie van Teamleader Focus.

Eerlijkheid gebied me te zeggen dat de apps in functionaliteiten nog wat achterblijven ondanks dat ook die een aardig intuïtieve UI hebben.

Goed. Hoe erg is dit? Je hebt vast fanaten die de hele dag alles het liefste op een mobiel doen.

Echter, naar mijn mening zijn planning tools en samenwerkingstools als Teamleader gewoonweg het beste te bedienen vanuit een webbrowser op een laptop.

Het is al een uitdaging de UI goed te krijgen in een web browser.

Om in een mobiele versie een goed werkende UI neer te zetten die niet afdoet aan de vele functionaliteiten, dat is echt erg lastig en slechts voor weinigen weggelegd.

De functionaliteiten van Teamleader

Teamleader helpt je met praktisch alle zaken die komen kijken bij verkoop, accountmanagement, projectmanagement en administratie. Dat bestaat samengevat uit de volgende onderwerpen in Teamleader:

• Agendabeheer
• Bedrijven (CRM)     
• Contacten (CRM)
• Offertes (CRM)
• Deals & Offertes (CRM)
• Projecten
• Facturen
• Werkbonnen
• Tickets
• Artikelen
• Timesheets
• Statistieken

Ik leg hieronder uit wat Teamleader precies doet per onderwerp.

• Maak bedrijfsvoering gemakkelijk
• Helpt bedrijven zich eenvoudig organiseren
• Perfect voor teams die op uurbasis werken
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

Agendabeheer in Teamleader

Teamleader moet voor de gebruiker de rechterhand worden tijdens het uitvoeren van werk. Dan is een agenda belangrijk.

In de agenda kan je gemakkelijk afspraken toevoegen aan projecten of aan contactpersonen of een belletje inplannen.

Ook laat Teamleader je gemakkelijk agendapunten toevoegen, taken aan projecten toevoegen en contactpersonen followuppen.

Daarmee is de agenda functionaliteit net wat beter dan de gemiddelde Outlook of Google agenda.

In de regel ben ik nooit echt onder de indruk van dit soort agenda tools. Echter, de agenda tool van Teamleader zorgt voor net wat meer synergie en minder gerommel in verschillende tools.

Uiteraard kan je deze agenda koppelen aan je Outlook, je iCall of je Google Calendar.

Wat nog mist, is een goede planner. Denk hierbij aan de functionaliteit waarmee klanten in jouw agenda iets kunnen plannen (bijvoorbeeld een kennismaking).

Ook een datum prikker voor afspraken mist.

Voegen ze dit toe, dan hoef je nooit meer Teamleader te verlaten voor een afspraak.

Het CRM-systeem van Teamleader

Teamleader heeft een ingebouwd CRM-systeem. Het CRM heeft alle functionaliteiten die je mag verwachten. Je kan gemakkelijk (potentiële) klanten beheren en contacteren.

Ook kan je met een paar drukken op de knop offertes maken en deze ter tekening voorleggen.

Je kan deze zelfs online laten tekenen en accorderen door jouw potentiële klant. Op deze manier bespaar je veel tijd in je sales proces.

Zodra een offerte geaccepteerd is, kan je deze gemakkelijk omzetten naar en project met de uitgangspunten uit de offerte als basis.

Dit is iets waar ik tools als Teamleader echt de meerwaarde laten zien ten opzichte van een CRM-systeem zoals Hubspot of Zoho CRM. Daar kan dat niet in.

Is het CRM-systeem van Teamleader dan een concurrent van de grote CRM-systemen? Naar mijn mening niet echt.

Het CRM-systeem is to-the-point, maar complexere zaken zoals marketing, scouting en complexe sales interacties zijn niet te maken in Teamleader.

Is dit vervolgens dan erg?

Nee.

De doelgroep van Teamleader wil vooral een systeem wil hebben dat van kop (prospect of mogelijk deal) tot staart (verzonden factuur en vervolg) wil kunnen managen zonder te veel zorgen.

Daarbij is het CRM-systeem in Teamleader meer dan toereikend.

Projecten

Een van de belangrijkste plekken van Teamleader is “projecten”. Hier gebeurt het uiteindelijke werk.

Je maakt in een paar klikken een nieuw project aan. Ook kan je met een paar klikken een offerte – en daarmee alle project details – omzetten in een project.

Vervolgens kan je aan het project verschillende fasen en taken hangen door verschillende personen uit te voeren.

Ga je uiteindelijk aan de slag? Dan komt de echte kracht van Teamleader naar voren.

Je kan taken simpelweg afchecken, maar je kan ook direct de uren tracken.

Deze urentracking kan je simpelweg doen door aan te geven hoeveel tijd je ermee bezig was. Je kan ook een timer aanzetten bij een bepaalde taak.

Zo rekent Teamleader alles netjes uit en kan je later direct deze uren factureren.

Wat ik een erg interessant inzicht vind, is de de burndownchart en de roadmap inzichten.

Ik wil bij mijn projecten vaak weten hoe het project loopt ten opzichte van de begroting. Zowel in termen van doorlooptijd als in termen van besteedde tijd.

Dat kan met Teamleader dus simpel. Ook kan je in de project view al snel zien hoeveel tijd/ wel budget er voor een taak staat en in hoeverre dit is gerealiseerd.

Dit is goud waard als je veel op basis van facturabele uren moet werken, zoals de doelgroep van Teamleader. Dan wil je dit inzicht eigenlijk altijd hebben.

Facturen

Is een deel van een project of gehele project afgerond? Dan wil je natuurlijk een factuur kunnen sturen.

Doordat offertes, projecten en de facturen module aan elkaar gekoppeld zijn op een slimme manier, kan je in een paar klikken een factuur sturen voor jouw project.

Ook kan je abonnementen aanmaken die periodiek worden gefactureerd.

Dat scheelt een hoop extra werk en je bent er zeker van dat je doorlopende abonnementen op het juiste moment gefactureerd worden.

Een factuur kan je maken met verschillende facturentemplates van Teamleader of op basis van je eigen template.

Ik raad je aan “gewoon” een template van Teamleader te kiezen. Hier kan je jouw logo en dergelijke gewoon plaatsen.

Verder komt de factuur in 99 van de 100 gevallen in een programma als Exact Online terecht en ziet niemand je factuur.

Doordat je alle facturen hier maakt, kan je ook gemakkelijk een financiële forecast maken.

Je ziet daar in één oogopslag de te verwachten inkomsten en dergelijke.

Is dit genoeg om je hele bedrijfsvoering te plannen?

Mwa. Niet echt.

Maar het geeft je een aardig Ballpark figure van wat je wanneer mag verwachten.

Werkbonnen

Je kan in Teamleader gemakkelijk de werkbonnen van medewerkers ontvangen en beheren.

Je kan je voorstellen dat voor veel medewerkers die onderweg zijn het lastig is de administratie bij te houden.

Met deze functionaliteit kunnen ze via de app(s) vrij gemakkelijk werkbonnen uploaden en bijvoorbeeld gebruikte materialen aangeven zodat dit goed in de administratie terecht komt.

Tickets

Goede klantenservice is een cruciale, maar ook dure aangelegenheid voor veel bedrijven.

Met het ingebouwde ticketing systeem in Teamleader kan je gemakkelijk klantvragen beheren en met je customer supportteam oppakken.

Zo hou je grip op alle interacties met de klant. Ook wanneer dit problemen of bijvoorbeeld klachten van je klanten zijn.

Artikelen

Je kan onder artikelen gemakkelijk verschillende artikelen of producten instellen. Zo kan je gemakkelijk artikelen of producten met een fixed price offreren en factureren.

Heb je een daadwerkelijk fysiek product? Dan kan je hier de basis doen van voorraadbeheer.

Timesheets

In de timescheet sectie hou je overzicht op je daadwerkelijk gemaakte uren, je beschikbare uren en de begrote uren.

Je kan hier gemakkelijk zien hoeveel uren er gemaakt zijn en hoeveel procent er facturabel was van deze uren.

Dit geeft direct een inzicht in hoe de vlag ervoor hangt en je kan gemakkelijk met medewerkers in gesprek over de voortgang van projecten en hun uren effectiviteit.

Statistieken

Uiteindelijk brengen projecten, begrote uren en gerealiseerde uren samen een belangrijk inzicht over jouw organisatie.

In statistieken kan je dit vanuit verschillende perspectieven bekijken.

Je kan op veel verschillende onderwerpen zoals deals, facturen en tickets verschillende dwarsdoorsnedes inzien.

Ook kan je targets aangeven en simpelweg zien in hoeverre je op schema ligt voor de targets.

Snelheid, performance en beveiliging van Teamleader

Planningssoftware zoals Teamleader wordt gebruikt door een heel groot deel van iedereen in je organisatie.

Daarom zijn ook snelheid, performance en beveiliging van groot belang.

Dit moet gewoon goed zitten.

Is het supersnel?

Dan zal je dat in de meeste gevallen niet echt waarderen.

Is het langzaam?

Dan is iedereen die dag in dag uit met Teamleader moet werken gefrustreerd.

Goed nieuws: Teamleader is snel, heeft de beveiliging goed op orde en heeft bijvoorbeeld zelfs een eigen ethical hacking programma.

In zo’n programma worden hackers uitgedaagd om in te breken en krijgen hackers wanneer dit lukt vaak een beloning.

Wat betreft de uptime is Teamleader duidelijk, maar geven ze weinig zekerheid.

Ze streven ernaar een uptime van 99.9% te halen.

Je kan er in alle redelijkheid vanuit gaan dat Teamleader dit echt najaagt. Toch is een streven juridisch gezien niet zo veel waard.

Ook geven ze aan dat ze “er alles aan doen” om je goed te informeren over storingen.

Wederom een mooie ambitie, maar iets meer zekerheid hier zou geen kwaad kunnen.

Ik ben ervan overtuigd dat het Nederlands elftal al jaren ernaar streeft en er alles aan doen om wereldkampioen te worden. Toch is dit nog nooit gebeurd.

Je snapt ‘m. Ik denk dat Teamleader hier nog wat in kan verbeteren door simpelweg wat spelregels af te stemmen.

Ook heeft Teamleader ongetwijfeld een fatsoenlijk backup beleid zodat je niet ineens je hele administratie kwijt bent.

Hierover heb ik echter helaas niets kunnen vinden. Zodra ik hier meer over weet voeg ik dit toe.

Ondersteuning van Teamleader

Teamleader heeft een hele krachtige UI waar je alles vind en een goede User Experience.

Mocht je toch vastlopen of even niet meer weten hoe je iets doet, dan is er een hulpcentrum te benaderen vanuit de applicatie.

Hier kan je chatten, een ticket achterlaten of door artikelen van de kennisbank heen.

De kennisbank van Teamleader

De kennisbank van Teamleader is duidelijk en uitgebreid.

De artikelen vallen in principe in vier categorieën: “Getting started” om alles in te stellen, “Howto” dat bepaalde acties uitlegt en “Best Practices” waar Teamleader uitlegt hoe je iets het beste of slimste kan doen.

Er zijn ook een groot aantal video’s beschikbaar in de kennisbank met een uitleg.

Ik raad je aan de kennisbank via hun website te benaderen en niet via de chat in de applicatie.

Artikelen van 1000 woorden komen simpelweg niet zo lekker over in een scherm met minder ruimte dan een gemiddelde smartphone.

Contact met Teamleader

Heb je last van een storing, een bug hebben of zit je vast?

Dan helpt Teamleader je via de Ticket module.

Heb je het duurste pakket? Dan werkt de ticket module als een live chat.

In mijn ervaring is Teamleader behoorlijk snel in het beantwoorden van vragen en is de organisatie er ééntje die graag in contact treedt met haar gebruikers en klanten.

Dit in tegenstelling van de grote internationale aanbieders van planning software zoals Monday.com.

In-app video’s

Een bijzonder krachtige feature zijn de korte uitlegvideo’s per element. Zo kan je direct even kijken hoe alles ook alweer werkt.

Integraties en Teamleader

Teamleader komt standaard met een grote hoeveelheid aan goed uitgewerkte integraties.

Veel van de integraties zijn inbegrepen in de prijs, maar dit geldt niet voor alle integraties.

Hou er daarnaast rekening mee dat er ook een behoorlijk aantal van de integraties beschikbaar zijn via Zapier.

Dan moet je ook een Zapier account hebben. Hiervoor moet je al dan niet ook betalen.

Verder heeft Teamleader een vrij uitgebreide API beschikbaar.

Die kan je gebruiken mocht je teamleader willen integreren met bijvoorbeeld je eigen ontwikkelde systemen.

De prijzen en pakketten van Teamleader

Teamleader kent de 3 pakketten:

• GO. Voor € 40,- per maand krijg je 2 seats (tweejaarlijks betaald). Je krijg hiervoor het CRM, de agenda functionaliteit en de mogelijkheid offertes en facturen te maken.
• MOVE. Voor € 50,- per maand krijg je 2 seats (tweejaarlijks betaald). Je krijgt naast de opties uit het “GO-pakket” o.a. ook toegang tot het projectmanagement, de tijdsregistratie. Je kan daarnaast abonnementen aanmaken en werkbonnen boeken.
• BOOST. Voor € 70,- per maand krijg je 2 seats (tweejaarlijks betaald). Je krijgt hiervoor alle opties uit het “MOVE-pakket”, maar ook de mogelijkheid vakantie planningen mee te nemen, toegang tot het ticketing systeem en inzicht in de Cash-in forecast. Daarnaast krijg je priority support via de livechat.

Let op (1): de hierboven genoemde prijzen zijn wanneer je twee jaar vooruitbetaald. Dan krijg je 40% korting t.o.v. de kwartaalprijzen. Betaal je per jaar? Dan krijg je 17% korting t.o.v. de kwartaal prijzen.

Let op (2): Je moet minimaal twee seats afnemen. Vanaf 6 seats zakken de prijzen naar ongeveer 50% van de bovengenoemde bedragen per extra seat.

• Maak bedrijfsvoering gemakkelijk
• Helpt bedrijven zich eenvoudig organiseren
• Perfect voor teams die op uurbasis werken
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

Wat vind ik van de prijzen van Teamleader?

Echt goedkoop is Teamleader niet te noemen. Ook niet in vergelijking met de concurrentie.

In de meeste gevallen zal het kleinste pakket voor jou net niet aansluiten bij wat je zoekt. Ik gok daarom dat je in de meeste gevallen uitkomt bij het “GO-pakket”.

Daar betaal je dan al snel zo’n € 250,- per jaar per gebruiker voor. Ook voor die ene stagiair die je achteraf toch beter niet had kunnen aannemen.

Is dit het waard? Ik vind van wel. Teamleader heeft echt een best-in-class UI en ontzorgt je op veel vlakken als agency. Dat vind je nagenoeg nergens terug.

Een voorwaarde is (natuurlijk) wel dat je Teamleader daadwerkelijk implementeert en vol overgave gebruikt met je team.

Heb je een urenfabriek en stamp je er behoorlijk wat facturabele uren per week door heen?

Dan is teamleader niet goedkoop, maar heeft het alsnog een sterke prijskwaliteitsverhouding.

Het is daarmee net als bijna alle planningssoftware, een no-brainer ten opzichte van Excel bestanden en losse systemen.

Wat zeggen gebruikers over Teamleader?

Teamleader krijgt op Trustpilot, G2 en Capterra gemiddeld een 4 à 4,5 sterren van honderden gebruikers.

In de meeste review spreekt met over twee zaken: de goede klantenservice en de goede UI/UX van de tool.

Dat is behoorlijk in lijn met mijn ervaringen.

Er zijn wat reviews van klanten die al lange tijd klant zijn bij Teamleader en die vinden dat de prijs-kwaliteitsverhouding achteruitloopt.

Ik kan dit niet goed beoordelen. Echter, ik kan alleen stellen dat het hiervoor allicht dus nog beter moest zijn.

Als laatste lees ik wat reviews van mensen die aangeven dat bij veel internationale klanten Teamleader niet optimaal is.

Dat kan ik me voorstellen. Ik vind Teamleader in die zin ook het beste passen als je vooral binnen Nederland werkt.

Samengevat over Teamleader: simpelweg een top tool

Normaal gesproken ben ik aardig kritisch en zijn mijn reviews vaak minder positief dan die van de gemiddelde gebruikersreview.

In dit geval is dit omgekeerd.

Ik geef Teamleader 5 sterren.

Teamleader Focus is goed te benaderen, heeft een super toegankelijke tool en zal voor 99 van de 100 agencies of advies/consultancy partijen in nagenoeg alle belangrijke behoeften voorzien.

Natuurlijk sluiten tools als Teamleader nooit helemaal 100% aan bij jouw ultieme behoefte.

Wil je dat wel?

Dan moet je je beurs trekken ben ik bang. Dan kan jouw ontwikkelteam met bijvoorbeeld ClickUp wellicht net dat stukje extra realiseren. Echter, dat kan al snel in de papieren lopen.

Voor veruit de meeste bedrijven is dat echter prima en zullen zij geholpen zijn om Teamleader hebben.

We hebben daarom Teamleader opgenomen in onze top 5 favoriete planning software van dit moment.

Ik raad je dus van harte aan om Teamleader te proberen.

• Maak bedrijfsvoering gemakkelijk
• Helpt bedrijven zich eenvoudig organiseren
• Perfect voor teams die op uurbasis werken
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

Zijn er dan helemaal geen kritische noten te kraken? Natuurlijk wel:

• De apps mogen nog eens tegen het licht gehouden worden
• De chat/support knop zit soms in de weg bij het aanmaken van bijvoorbeeld taken
• De kennisbank zit standaard in de app en is wat klein
• Een Kanban view voor projecten en taken mist

Naar mijn mening zijn dit echter geen deal-breakers en slechts bijzaken.

Verder is het jammer dat er geen Kanban view is. Dit lijkt me een hele simpele toevoeging en zou voor mij en alle andere agile werkers een grote toegevoegde waarde zijn.

Over deze review van Teamleader

Als laatste nog wat woorden over de totstandkoming van deze review.

Ik heb teamleader een paar dagen geprobeerd en van kop tot staart een deal – offerte – project – factuur gesimuleerd.

Dat is natuurlijk wat anders dan jarenlang dag in dag uit gebruik.

Echter, deze review kan je een goed eerste beeld geven bij een keuze voor planning software zoals Teamleader.

Ik kan me voorstellen dat je als corporate andere eisen hebt en andere voordelen of vraagtekens hebt die ik niet beschreven heb.

Mocht er overigens iets niet (meer) kloppen in deze review?

Laat dan gerust een berichtje achter.