Agile of agile werken hoor je de laatste jaren veel terug in het bedrijfsleven. Grote bedrijven als Amazon, Spotify en ING werken grotendeels agile. Daarmee is agile een heus buzzword geworden dat een gemiddelde manager maar al te graag gebruikt. Agile is het tegenovergestelde van alles dat oud en bureaucratisch is. Agile is hip, modern en stoer. Maar, wat betekent agile werken precies?

Geregeld worden termen rond agile helaas verkeerd gebruikt. Daarnaast laat in veel gevallen laat de invulling van agile werken in organisaties te wensen over. 

Dit zorgt ervoor dat het buzzword “agile werken” ook bij een grote groep mensen een vorm van weerstand oproept.

In dit artikel leg ik je uit wat de betekenis van agile is, wat het voordeel van agile werken is, in welke context je het meeste uit agile kan halen en welke risico’s agile meebrengt.

Laten we beginnen!

Wat betekent agile en wat is agile werken?

Agile – in het Nederlands “wendbaar”, is een organisatie filosofie die stelt dat zelfsturende teams zorgen voor een organisatie met een groter vermogen tot innovatie.

Het agile werken is begonnen in de softwareontwikkeling. 

In 2001 publiceerde een groep van 17 software ontwikkelaars (de organisational anarchists) het Agile Manifesto. 

Dit zijn de 4 waardes en 12 leefregels van agile die nog steeds het kader schetsen waarin organisaties invulling geven aan agile werken.

De belangrijkste regel van agile werken is dat je als hoogste prioriteit hebt om je klant tevreden te stellen.

Dit doe je door snel en doorlopend op te leveren aan je klant een ellenlang plan maken voordat je begint.

Samengevat is agile daarmee een filosofie die je kan gebruiken om een team, afdeling of organisatie slimmer te laten samenwerken rond innovatie.

Je zet teamleden in hun kracht en creëert flexibiliteit ten opzichte van je opdrachtgevers en hun behoeften.

Een voorbeeld van Agile werken

Misschien is het goed om een voorbeeld te geven.

Een team krijgt een opdracht (van een klant) om van Rotterdam naar New York te zeilen. Je kan dan pakweg twee benaderingen kiezen.

Je kan vooraf heel precies plannen hoe je exact naar New York zeilt en dit helemaal uitwerken in een plan dat je daarna strikt moet uitvoeren. 

De tweede benadering, de agile benadering, stelt dat je met elkaar de tocht naar New York opknipt in kleine stukken. Je eerste prioriteit: in kaart brengen wat, met elkaar de Rotterdamse haven uitkomen de Noordzee op.

Vervolgens sta je constant in contact met je klant. We zijn onderweg, weet je zeker dat je nog naar New York wil?

Vervolgens kan je per deel van de reis besluiten het roer om te gooien. Denk aan slecht weer of een klant die besluit dat je ergens anders naartoe moet.

Er is in de praktijk een aanzienlijke kans dat de behoefte van de klant (naar New York varen) gedurende het uitvoeren van het werk veranderd of dat de klant wel zegt dat New York is waar ze naar toe willen, maar dat dat eigenlijk niet klopt. Werk je agile? Dan kan je hier gemakkelijk op inspelen en kom je er tijdig achter.

Zo voorkom je dat je eindeloze investeringen maakt die speciaal nodig zijn om naar New York te komen als uiteindelijk Texel een veel betere bestemming blijkt.

Let op, de klant kan zowel een interne klant als een externe klant zijn van de organisatie en er kunnen duizenden stakeholders omheen zwermen, wiens belangen ook meewegen.

Waarom zou je agile willen werken als organisatie?

Voor veel grotere bedrijven is innoveren een uitdaging. Wanneer je als bedrijf eenmaal iets hebt gevonden waar je goed in bent, dan worden de organisaties in de regel wat bureaucratisch ingericht. Denk hierbij inflexibele procedures en paarse krokodillen. Dat heeft als voordeel dat je volume kan draaien met een standaard kwaliteit.

Hier ligt een groot risico ligt ‘m bij innoveren: ben je niet innovatief genoeg? Dan ben je op de termijn ten dode opgeschreven als organisatie. Op een gegeven moment wordt je dan ingehaald door nieuwe producten of diensten die beter aansluiten bij de behoefte.

Er zijn duizenden voorbeelden te geven van bedrijven die aanvankelijk de marktleiders waren en hun markt hebben zien verdampen door de komst van nieuwe technologieën.

Ze zagen het gebeuren, maar waren niet bij machten hun spreekwoordelijke olietanker snel genoeg te keren.

De agile werkwijze stimuleert een innovatie mindset en de creativiteit bij alle teamleden. Dit blijft een meer bureaucratische organisatie vaak wat onderdrukt.

Meerdere onderzoeken ^[1,2,3,4,5] hebben de afgelopen jaren aangetoond dat agile teams behoorlijk meer succesvol zijn in innovatie dan teams die op een traditionele werkwijze werken.

Is agile altijd beter?

Kort antwoord? Nee, agile is zeker niet altijd beter. 

De agile werkwijze is een middel dat heel handig kan zijn om bepaalde doelen te bereiken. In sommige situaties helpt het, in andere niet.

Stel, je hebt de allerbeste hamer in de wereld (het middel). Moet je vervolgens iets schroeven (het doel),  dan heb je er weinig aan.

Een agile werkwijze past goed bij teams en organisaties die te kampen hebben met uitdagingen rond innovatie. In sommige gevallen zal een agile werkwijze niet wenselijk zijn. 

Er zijn talloze situaties te bedenken waar juist strikte afspraken en processen enorm belangrijk.

Ik gok dat je bijvoorbeeld liever niet in een vliegtuig stapt waarvan de piloten agile werken, maar juist strikte procedures hanteren.

Ook is het wel een lekker idee dat jouw bus gewoon elke keer komt op het moment dat in het schema staat.

Je kan ook gewoonweg teveel agile in de mix gooien. 

Zo heeft teveel agile werken gezorgd voor toch wat problemen bij taxidienst Uber.

De agile werkwijze binnen hun organisatie zorgde voor enorm veel innovatie en snelle groei, maar tegelijkertijd zorgde dit voor rommelige procedures, halfbakken tests met zelf rijdende voertuigen en allerlei ander diffuus gedrag.

Zaken waar het management in ieder geval niet achter stond. 

Hier heeft het agile werken een omgeving gecreëerd met een lijst aan schandalen tot gevolg gehad waar je van schrikt.

Voor veel organisaties is volledig agile werken dan ook niet meest optimale oplossing.

Het is belangrijk dat je goed afweegt waar je de balans vindt tussen procedures en bureaucratie en agile werken. Dit vergt veel een organisatie om dit allemaal goed te laten werken.

Wat is agile niet?

Agile wordt vaak in één adem genoemd met organisatorische begrippen als “lean” dat in het Nederlands “slank” betekent. 

Goed, “wendbaar” en “slank” zijn twee karakteristieken waarvan je verwacht dat ze in ieder geval het verlengde van elkaar liggen. Dat is gedeeltelijk ook zo.

Bij “lean” wordt er vaak verwezen naar twee verschillende methoden die beide “lean in de naam hebben. Lean Six Sigma en lean product development.

Lean Six Sigma en agile werken

Ondanks dat Lean Six Sigma een interessante methode is, heeft het niets te maken met agile werken.

Bij Lean Six Sigma ligt de nadruk op het verbeteren van productie kwaliteit en efficiëntie van de organisatie. Het uitgangspunt hier is dat je zo min mogelijk speling en verspilling hebt in je processen.

Innovatiekracht is daarin geen uitgangspunt.

Lean product development en agile werken

Lean product development en ook bijvoorbeeld de “lean startup” gedachte is echter wel een methode die binnen de agile filosofie past. Je ontwikkeld alleen waar behoefte aan is en checkt dit constant.

De principes van lean worden hier samengevoegd met design thinking en het agile gedachtengoed in een MVP strategie.

Hier zit dus een overlap tussen beide begrippen.

Scrum en agile werken

Als laatste, scrum en agile worden vaak in één zin genoemd. Agile werken wordt vaak zelfs als synoniem gebruikt voor de scrum methodiek.

In mijn opvatting is “agile” een container begrip. Je kan op verschillende wijze agile werken.

Toch zie je in de praktijk dat er bij een agile werkwijze enorm veel elementen uit de scrum methodiek worden overgenomen zoniet allemaal.

In sommige gevallen wordt de scrum methode aangevuld met nog andere zaken.

Lees hier meer over de verschillen tussen agile en scrum.

Agile als kostenbesparing

Daarnaast wordt agile geregeld genoemd in de context van kostenbesparingen. Teams gaan harder en efficiënter werken en iedereen die niet mee kan of een overbodige functie heeft kan weg.

Ja, agile werken kan je grote besparingen opleveren, maar dit is geen doel op zich.

Harde kostenbesparingen door agile werken worden geregeld door consultants aangehaald.

Dit is een aantrekkelijk verkoopargument. In de praktijk zie je echter dat de resultaten echter tegen vallen.

Zorgt agile op de lange termijn voor lagere kosten en meer omzet? Daar kan het zeker aan bijdragen.

Maar wil je simpelweg bezuinigen en hetzelfde doen, maar dan goedkoper? Dan is agile niet de meest voor de hand liggende manier.

Welke kenmerken heeft een agile team?

Een agile team heeft veelal de volgende kenmerken:

• Het team is altijd multidisciplinair
• Het team is zelf organiserend of zelfsturend
• Er wordt relatief veel samengewerkt
• Team succes is belangrijker dan individueel succes
• De beoogde uitkomsten wordt doorlopend bijgeschaafd
• Wachten is geen ramp, maar onderdeel van het proces
• Teamleden zijn niet stijf gebonden aan hun rol.
• Ze werken doorlopend aan hun T-vormige skills. Zo ontstaat er overlapt tussen capaciteiten van de teamleden

Hoe organiseert een agile team zich?

Een agile team heeft in principe twee rollen naast de rollen van de teamleden. Dit zijn de product owner en de scrum master.

Wat doet een product owner

Een product owner coördineert tussen het team en de klant van het team. Je zou geneigd zijn om dit de projectleider of teamleider te noemen. Foei, dat mag dus niet. Iedereen is gelijk en dus ook de product owner werkt faciliterend.

Zodra de product owner een goed beeld heeft van wat de klant wil, wordt er een meeting georganiseerd waarin het project en de behoefte van de klant worden gedeeld met alle teamleden.

Vervolgens wordt er een Backlog gemaakt. Dit bestaat uit alle stappen te nemen om het project af te ronden.

Voor de eerste stap worden de taken verder opgebroken totdat het tot heldere uitvoerbare taken komt met duidelijke deadlines. 

Daarna is het aan de scrum master en het team. Een scrum master faciliteert het dagdagelijkse teamproces.

Deze rol zorgt ervoor dat niemand op een dwaalspoor raakt en zorgt dat het team als geheel blijft opereren. Zijn er meningsverschillen of onduidelijkheden, dan lost deze rol dit op.

Per periode, vaak wekelijks of tweewekelijks, is er sprint meeting. In zo’n overleg worden alle belanghebbende op de hoogte gebracht van de voortgang. Ook worden hier de vervolgstappen bepaald voor de volgende sprint.

Zo weet het team elke keer dat iedereen op de hoogte is en zorgen ze ervoor dat ze de juiste dingen blijven doen. Je kan een sprint zien als een milestone van het project met daarbij een aantal taken (die in de backlog beginnen en als het goed is na de sprint af zijn).

De sprints worden achteraf geevalueerd. Dit gebeurt in een retrospective. De product owner zit zulke sessie vaak voor.

Wat doet een scrum master?

Dagdagelijks prioriteert de scrum master samen met het team wie welke taken gaat oppakken. Dit gebeurt in een dagelijkse scrum sessie.

Vaak wordt hiervoor dan een “kanban bord” gebruikt. 

Dit zijn een aantal kolommen waarbij alle taken links op het board starten en uiteindelijk rechts moeten uitkomen.

Hoe je de kolommen noemt verschilt nogal, maar het zal in veel gevallen er ongeveer uitzien zoals in de afbeelding hieronder.

Dit kan je simpel op een whiteboard tekenen, maar er zijn eindeloos veel tools beschikbaar om dit online bij te houden.

Lees hier hoe een scrum master verschilt van een projectmanager.

Hoe organiseer je het agile team?

Bij samenwerken hoort organisatie. Ondertussen zijn er meerdere tools beschikbaar om goed samen te werken als agile team.

Ik ben een grote fan van Wrike. Je kan hier gemakkelijk sprints en de teamsamenwerking beheren. Het werk overzichtelijk, je kan veel customizen en het is aan te sluiten op praktisch alle andere tools in je organisatie.

Het is een soort epicentrum voor agile teams.

Maak project planning en samenwerken gemakkelijk
✓ Goede takenmanager
✓ Gemakkelijk projecturen plannen
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

Naast Wrike zijn er meerdere andere oplossingen die dit ook kunnen zoals Asana. IT’ers kennen ongetwijfeld de oplossingen van Atlassian, die een paar jaar geleden het bekende Trello overgekocht hebben.

De agile methode is krachtig in de juiste context

Samengevat, agile is een aantrekkelijke methode om innovatie, flexibiliteit en zelfbeschikking van medewerkers te realiseren.

Hoe agile jouw organisatie moet zijn hangt echter sterk af van de context.

In veel gevallen zal het optimum vinden liggen bij een situatie waar je zowel bepaalde zaken duidelijk en strak hebt geregeld en andere zaken agile aanvliegt.

Het is een samenspel waarbij de optimale verhoudingen zorgen voor de juiste cadans van jouw organisatorische motor voor genoeg.