Impediments in scrum: wat zijn het?

Wat zijn impediments?

Impediments, verstoringen, belemmeringen, of vertragingen. Ze zijn bij projectmanagement onvermijdelijk. Binnen de scrum methodiek noemt men zaken die het scrum proces verstoren of vertragen “impediments”.

In dit artikel leg ik je in vogelvlucht uit wat impediments zijn en hoe je er binnen scrum mee om moet gaan.

Laten we beginnen!

Wat zijn impediments?

In de introductie noem ik het al kort. Binnen agile en scrum zijn impediments alles dat de productiviteit van het team vertraagt of belemmert om zo succesvol mogelijk het beoogde product op te leveren.

Impediments horen erbij, net als verkeer dat soms tegenzit of een dag die onverwacht uitloopt.

Het kan zijn dat je erachter komt dat er een user story niet goed is uitgewerkt, maar ook een ziek teamlid of niet reagerende leveranciers kunnen als impediments aangemerkt worden.

Dit zijn een aantal veel voorkomende impediments:

  • Gebrek aan de benodigde skills in het team
  • Niet reagerende klanten of leveranciers
  • Conflicten binnen het team
  • Een slechte Product Owner
  • Een slechte Scrum Master
  • Vaag of slecht gedefinieerde taken
  • Te lange en tijdrovende meetings
  • Ziekte of het langdurig wegvallen van teamleden
  • Bugs of soortgelijke fouten in andere context dan softwareontwikkeling

De scrum master helpt met het oplossen van impediments

Elke impediment heeft een andere oplossingsrichting. Het oplossen van een bug moet je op een andere manier aanvliegen dan het oplossen van een conflict binnen het team natuurlijk.

De Scrum Master is de aangewezen persoon om ervoor te zorgen dat impediments zo veel mogelijk opgelost worden. 

Hij/zij is opgeleid om de juiste vragen te stellen en een goede oplossingsrichting met het team af te stellen.

De scrum master regisseert het oplossen van impediments, maar het is een team aangelegenheid. Iedereen binnen het team, ook de Product Owner heeft hier een verantwoordelijkheid in.

Het oplossen van impediments vraagt van de scrum master niet alleen oplettendheid, maar ook assertiviteit en daadkracht. Het kan soms enorm lastig zijn om een impediment daadwerkelijk bespreekbaar te maken.

Het komt dan ook vaak genoeg voor dat ook de scrum master onbewust “ de andere kant op kijkt” wanneer teamleden bijvoorbeeld niet goed samenwerken.

Omgekeerd is het vertrouwen van het team in de scrum master daarom enorm belangrijk. 

Deze moet het mandaat hebben om alle impediment – hoe confronterend deze ook kunnen zijn – bespreekbaar te maken zonder dat dit kwalijk genomen wordt.

Denk aan het voorbeeld van een beginnend of impliciet conflict tussen twee teamleden.

Er is een grote kans dat de twee teamleden in eerste instantie zullen zeggen dat er helemaal geen sprake van een conflict is.

Daarmee wordt de scrum master natuurlijk afgeschilderd als een zeurpiet en bureaucratisch.

Je moet als scrum master dan erg sterk in je schoenen staan om toch echt duidelijk te maken dat dit een impediment is en dat het opgelost moet worden. 

Lukt dat niet, riskeer je als team een negatief vliegwiel waar allerlei zaken langzaam spaak kunnen lopen.

Hoe kan je impediments slim en snel oplossen?

Zorg ervoor dat je voor de formatie van jouw projectteam teamleden kiest die een T-shaped profiel hebben. Deze zijn namelijk in staat om impediments beter in te schatten omdat zij over hun eigen functie kunnen.

Daarnaast passen teamleden met zulke capaciteiten erg goed bij het agile gedachtengoed en de scrum methodiek.

Draait jouw team al? Impediments wil je zo veel mogelijk aan de voorkant voorkomen.

Gebeurt het toch, dan wil je de impediments zo goed mogelijk oplossen. Niet alleen nu, maar ook richting de toekomst. Je zoekt dus echt een structurele oplossing.

Probeer daarom impediments op de volgende manieren op te lossen:

  • Maak impediments visueel
  • zorg dat je de oorzaak aanpakt en niet de symptomen
  • Betrek wanneer nodig stakeholders en MT

Maak impediments visueel

Ik raad je aan impediments op te schrijven in een “impediment log” in de vorm van een simpel Kankan bord.

Zo kan je bijvoorbeeld in de retrospective tijd besteden aan het oplossen van de grootste impediments richting de toekomst en ziet iedereen in het team in één oogopslag hoe veel oponthoud er is geweest.

Zorg dat je de oorzaak aanpakt en niet aan symptoombestrijding blijft doen

Dat brengt me bij de tweede tip. Je wil het liefste de root cause aanpakken van de impediment.

Zo doe je niet aan symptoombestrijding. Los je de kern van het probleem niet op, dan wordt je de volgende sprint weer met dezelfde impediments om de oren geslagen. 

Zo zal je na enige tijd alle grote impediments opgelost hebben of een goede strategie hebben liggen (wat te doen bij ziekte bijvoorbeeld).

Werk samen en betrek wanneer nodig stakeholders en management

Je wil met het scrum team gezamenlijk de impediments en de impact ervan identificeren. Vervolgens wil je deze ook met het team oplossen.

Mocht je hulp nodig hebben van hogerhand, betrek die er zo tijdig mogelijk bij. Alles wat je proces vertraagd wil je zo snel mogelijk uit de weg ruimen.

Hoe maak je een impediments log?

Het zou scrum niet zijn als je het niet ergens op een lijstje kan bijhouden en kan monitoren.

Impediments logs en strategieën om impediments op te lossen lijken daarmee behoorlijk op de “Issuelists” en “Identify, Discuss, Solve” of IDS-methode binnen de het “Enterprise Operating System” of EOS-methodiek.

Impediment lists of impediments logs zijn een hanidge manier om alles bij te houden

Het maakt geen deel uit van de populaire en veelgebruikte scrum artifacts maar een impediment log wordt ook nog geregeld bijgehouden.

Een impediment log zorgt ervoor dat alle impediments goed geprioriteerd worden en dat er duidelijk is wie het heeft gemeld en waarom.

Je kan je voorstellen dat je misschien na een tijdje even niet meer weet wat er precies speelde. Dan helpt een impediment log je.

In een impediment log kan je de volgende zaken opnemen:

  • De beschrijving van de impediment. Zet in een paar zinnen neer wat er mis gaat.
  • De ernst van de impediments. Geen aan hoe erg de impediment is. Hier worden nog wel eens de volgende termen gebruikt (van erg naar minder erg): blocker, critical, major, minor.
  • Voorgestelde actie. Zet in een paar zinnen neer hoe je de impediment kan oplossen.
  • De eigenaar. Zet erbij wie er verantwoordelijk is voor het oplossen van de impediment.
  • Een datum of deadline. Wanneer moet de impediment opgelost zijn?

Het bijhouden en visualiseren van de impediments log doe je het makkelijkste via een agile projectmanagement tool.

Zelf gebruik ik Monday hiervoor. Met Monday kan je gemakkelijk verschillende Kanban borden aanmaken en aan elkaar linken. Zo kan je jouw sprint, retrospective, impediment log en user story allemaal op één plek organiseren.

Monday werkt op basis van een freemium model en is erg gebruikersvriendelijk.

Heb je nog geen projectmanagement tool is het de moeite waard het te proberen. Het is gratis.

Urgent en prioriteit in het oplossen van impediments

Nu hoor ik je denken:

Heel mooi allemaal Tom, impediments gezamenlijk identificeren en dan op het gemakje op zoek naar de oorzaak ervan. In praktijk werkt dat niet altijd. Wat doe ik nu?”

Je komt impediments tegen die je NU moet oplossen omdat je echt niet verder kan.

Idealiter doe je aan preventie. Soms moet echter je ook een pleister plakken of je vinger in de dijk steken om erger te voorkomen. 

In dit geval, moet het team zich bewust zijn dat er een pleister geplakt is maar de impediment zelf niet is opgelost.

Pak daarna gezamenlijk de impediment op.

In sommige gevallen kan je niet anders dan de oorzaak aanpakken die lastig op te lossen is.

Dan moet je helaas de situatie nemen zoals deze is en de implicaties van het oplossen van de impediment bespreken met het scrum team en eventueel stakeholders zodra er een oplossingsrichting bekend is.

Tot slot: is het hebben van impediments in een project erg?

Nee. Het hoort erbij. Het oplossen van impediments is in eigenlijk alle gevallen wel nodig.

De meeste impediments die je gaat tegenkomen zullen erg klein zijn en kan je vaak met een mailtje of twee oplossen.

Grote impediments komen waarschijnlijk aan het licht in een retrospective en kan je dus ook niet snel “on the go” fixen. Deze kan je dan wat mij betreft prima op de product backlog prioriteren en oppakken.

Agile of scrum teams waar impediments geregeld en op structurele wijze worden opgelost hebben een grotere kans op succes en het team proces zal goed voelen.

Kom je impediments tegen, herken ze, bespreek ze en los de oorzaak ervan op.

Ervaring binnen het scrum team en een daadkrachtige scrum master zorgen voor snellere en betere oplossingen.

Mocht je een vraag hebben over het oplossen van een impediment, laat deze hieronder achter.

Dan denk ik en de lezers van Start24 graag mee!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.