8 tips voor perfecte standup meetings

Stand-up meeting

Één van de meest bekende onderdelen van scrum is de daily stand-up. Deze korte dagelijkse team meetings zijn ver buiten scrum en agile geadopteerd en helpen miljoenen collega’s per dag om kort updates uit te wisselen. In dit artikel leg ik je uit hoe je zo’n scrum meeting zo goed mogelijk kan implementeren.

laten we beginnen!

Wat is een scrum standup meeting

First things first. Laten we even kijken wat een daily scrum meeting precies is. Wanneer je werkt met de scrum methodiek heb je tijdens een sprint elke dag op een gezet moment waar je met het hele scrum team bij elkaar komt.

Tijdens de scrum meeting geeft iedereen een korte update over het werk. Ze worden vaak staand gehouden (it is in the name!).  De meeste daily stand-ups moeten in 15-20 minuten te realiseren zijn. Het doel is om lange en onnodige meetings met een korte dagelijkse stand-up te vervangen of te voorkomen.

En terecht.

Wel 67% van de werknemers geeft aan dat ze teveel tijd in meetings zitten naar hun idee. Met een daily stand-up probeer je dus onder andere dit te voorkomen.

Binnen scrum leidt de Scrum Master de daily standup. De Scrum Master is een soort voorzitter die ervoor zorgt dat de tijd en de doelmatigheid van het overleg gehandhaafd wordt.

Je begint in veel gevallen als scrum team de standup met het team voor het Kanban bord.

Daar zie je direct hoe alles er voor staat en wat er nog moet gebeuren in de sprint of het project.

In scrum heb je daarmee een vrij strakke vorm van de “daily standup” maar ondertussen zijn er duizenden bedrijven die daily standups gebruiken waarbij lang niet alle elementen van scrum terugkomen

Voordelen van een stand-up meeting

Ik noemde in het bovenstaande al een paar voordelen. Laten we echter alle belangrijke voordelen even bekijken en wat nader toelichten.

Minder lange en saaie vergaderingen

Je hebt geen ellenlange projectvergaderingen meer waar je gemakkelijk meer tijd op stuk slaat dan echt nodig is.

Zittende lange projectvergaderingen kennen het risico dat je veel discussieert, afdrijft, hoofd- en bijzaken door elkaar gaat halen.

Zo verliezen zulke vergaderingen snel betrokkenheid. Bij een stand-up heb je hier minder last van.

Realiseer alignment en daardoor minder noodzaak tot overleg

Iedereen is elke dag weer helemaal op de hoogte van wat iedereen doet of gedaan heeft.

Dat is noodzakelijk.

Zelfs bij kleine bedrijven heb je al snel geen idee meer wat collega’s doen. Laat staan of het goed of slecht met ze gaat.

Het faciliteert de collectieve begripsvorming van het doel van het project

Het klinkt zo logisch: iedereen weet toch precies wat we met elkaar aan het doen zijn?

Niets is minder waar.

Mensen hebben de neiging dingen te vergeten, zich het anders te herinneren of zich te focussen op één deel van een project.

Met een daily stand-up zoom je gezamenlijk elke dag even uit om weer kort aan te stippen wat je met jouw team aan het doen bent.

Zo zorg je ervoor dat iedereen uiteindelijk hetzelfde doel na loopt.

Met een daily standup zorg je ervoor dat de neuzen elke dag dezelfde kant op staan.

Identificeer problemen of blockers direct

Je gaat ongetwijfeld blockers, vertragingen, of verstoringen tegenkomen in een project. 

Binnen scrum worden dit ook wel Impediments genoemd. Doordat je elke dag nauwgezet de voortgang met elkaar bespreekt komen dit soort impediments snel boven tafel.

Let wel op, de daily meeting is niet altijd de plek om de impediments direct op te lossen. Je identificeert ze in ieder geval wel, maar soms bewaar je ze voor een later moment om op te lossen.

Daily stand-ups bevorderen transparantie en het samenwerken

Doordat iedereen elke dag kort aangeeft wat er gebeurt heb je volledig zicht op elkaars voortgang en werkzaamheden.

Zo kan je gemakkelijk elkaar extra helpen wanneer nodig is. Ook kan niemand jokken over de voortgang.

Het dwingt iedereen om eerlijk te zijn over de voortgang. Zo zorg je voor een goede dynamiek in het team.

Het verbetert samenwerken

Het kan nog wel eens een uitdaging zijn om te weten wanneer iemand hulp nodig heeft van iemand met een bepaalde expertise.

Door elke dag een te bespreken waar je mee bezig bent en waar je al dan niet tegen aan loopt kunnen experts gemakkelijk inspringen.

Zeker wanneer je een volwaardig scrum team hebt met T-shaped teamleden.

Nadelen of valkuilen van een stand-up meeting

Niet alles is altijd rozengeur of manenschijn.

Er zijn ook een aantal beperkingen of nadelen te bedenken.

De bovengenoemde voordelen gaan er namelijk van uit dat je een heel gemotiveerd en proactief team hebt met veel sympathieke teamleden.

Dat zal niet altijd zo zijn.

Er zijn een aantal valkuilen te noemen:

Elke dag mompelt iedereen hetzelfde: je doet stand onnodige stand-ups

Werk je met scrum, dan zal je redelijk scherp hebben wat er moet gebeuren en zal je niet elke dag hetzelfde vertellen. 

Doe je een bijvoorbeeld een sales stand-up, dan kan het al snel worden dat men dezelfde activiteiten elke ochtend weer worden opgedreund. 

Dan wordt een stand-up natuurlijk verschrikkelijk saai, geeft het weinig informatie en schiet het het doel voorbij.

De Product Owner of leidinggevende “misbruikt” de stand-up

Het gebeurt nog wel eens dat de Product Owner of de leidinggevende de daily stand-up gebruikt om het team te vertellen wat er moet gebeuren of te controleren. 

Dat is van een standup niet het uitgangspunt. Bij de daily standup gaat het om het team. Die is gezamenlijk verantwoordelijk voor het project.

Onevenredige tijdsverdeling tussen de spreektijd van teamleden

Het uitgangspunt is dat elk teamlid evenveel spreektijd krijgt. In de praktijk kan dit soms lastig zijn.

Daardoor praten sommige teamleden wellicht systematisch meer en langer dan andere teamleden.

Dat zorgt voor een disbalans.

De Scrum Master moet het voorkomen, maar dat lukt lang niet altijd voldoende. Dat is slecht voor het teamgevoel. 

Door de beperkte tijd van de daily standup is het risico hierop iets groter dan bij een ouderwetse zittende vergadering.

9 tips om je standup meeting te verbeteren

isometric stand up or standing meeting concept for modern agile methodology workflow daily routines – vector illustration

Goed, daily stand-ups zijn overwegend een krachtig instrument om het team beter te laten samenwerken. Maar, je moet er wel voor zorgen dat je dit instrument goed gebruikt. Daarom 9 tips die je kunnen helpen:

1. Spreek een vaste lengte van de standup af en hou de tijd bij

Zorg dat je vooraf met je team afspreekt hoe lang de stand-ups gaan duren.

Heb je een vrij groot team? Dan zal je waarschijnlijk wat meer tijd nodig hebben. Heb je een relatief klein team? Dan ben je waarschijnlijk wat sneller klaar.

Normaal gesproken zal je met 15 minuten genoeg moeten hebben.

Hou er een timer bij. Zo kan je bijhouden dat de tijd goed over iedereen verdeeld wordt.

Ook kan het helpen om de eerste paar keer een standup te houden van 15 minuten en daarna de tijd al dan niet in te korten of wat te verlengen.

Hou hier natuurlijk wel in het achterhoofd dat je niet wil dat er nu ruimte ontstaat om af te dwalen.

2. Verwerk korte notulen en actiepunten direct

Ik raad je sterk aan om direct wat notulen of actiepunten toe te voegen na de standup. dit kan prima per taak in het Kanban bord. Een beetje project management tool biedt zo’n soort optie.

Wrike is zo’n tool. Hiermee kan je gemakkelijk je hele project management bijhouden. Hou je systematisch hier ook je daily meeting notes in bij, dan kan het je helpen wanneer je details een tijdje later niet precies meer herinnert.

Wrike heeft een gemakkelijke Kanban view en je kan je hele project en alle taken aan elkaar doorlussen. 

Heb je nog geen projectmanagement tool of ben je niet echt tevreden over je huidige? Kijk dan eens bij Wrike.

Het is “freemium” dat wil in dit geval zeggen dat het grootste deel gratis is. 

Je kan met de gratis versie al heel veel.

Wil je echter nog meer dan dat?

Dan heb je voor een paar euro per maand per gebruiker alle kracht die ze te bieden hebben. Wie weet is het wat voor jou.

Wil je nog meer weten over Wrike? Lees dan onze review hier!

3. Plan de stand-up meeting op een vast tijdstip 

Wanneer je een vast tijdstip hebt, dan kan iedereen hier naar toe werken.

Ook is op deze manier de tijd tussen alle daily stand-up meetings gelijk. Zo heb je dus gelijke “blokken” van werk die je kan oppakken.

Wanneer soms een standup om 9:00 begint en soms om 16:00 dan wordt het rommelig.

Daarnaast kunnen mensen de meeting gaan vergeten en zal er soms veel meer werk besproken moeten worden dan andere keren.

In de regel wil je het proberen om het aan het begin van je werkdag op te pakken.

Dat kan best later op de dag zijn als jouw team andere tijden aanhoudt voor wat voor reden natuurlijk.

4. Wees stipt over het begintijdstip

Hier mag je meedogenloos in zijn. 9:00 is 9:00, niet vijf over negen of kwart over negen. 

Iedereen zorgt dus dat ze voor het gezette tijdstip klaar staan.

Dit is wel zo respectvol voor iedereens tijd. Als 6 personen 10 minuten moeten wachten op één teamlid, dan kost dit in totaal een uur. Dat kan echt niet.

Bij mij universiteit hanteerden ze een “academisch kwartiertje” voor colleges. Ergens natuurlijk heel treurig, maar zo zorgde de universiteit ervoor dat een college dat om 9:00 “begon” om 9:15 echt kon beginnen en iedereen er was.

Het kan helpen een soortgelijke buffer ook aan je daily standup toe te voegen.

5. Wees stipt over aanwezigheid

Je plant de meeting met het hele team zo dat iedereen er altijd bij kan zijn. Deze meeting wijkt voor (nagenoeg) niets. 

Een teamlid kan echt niet aankomen met “ik heb een ander overleg” of “ik heb een klant meeting en dat moet echt”.

Bij de daily standup MOET iedereen aanwezig zijn tenzij ziek, op vakantie of een uitzonderlijk goede reden.

Wanneer je als team namelijk toelaat dat teamleden andere zaken prioriteren, zal je zien dat in de kortste keren de kwaliteit van de daily meeting bergafwaarts gaat.

Het zal rommeliger verlopen, mensen zijn niet gemotiveerd en andere zaken in hun agenda’s zullen steeds vaker voorrang krijgen.

Spreek mensen die toch het lef hebben zonder glasheldere reden iets anders te plannen er als team erop aan. Je kan zoiets ook koppelen aan een “ludieke” boete, zoals koffie kopen voor het hele team bij dat ene goede koffietentje op de hoek en dergelijke.

6. Houd het kort

De meeste standups zijn dus kort, rond een kwartier. Dit betekent ook dat de spreektijd per teamlid beperkt is.

In veel gevallen krijgt elk teamlid één minuut om aan te geven wat ze gedaan hebben en gaan doen.

Het is niet gek om ook hiervoor naar de timer te kijken. Dat geeft het zelfs een speels karakter.

7. Bepaal duidelijk de doelstellingen van de vergadering 

Een daily stand-up meeting is informeel en iedereen kent elkaar goed. Dat is fijn, maar het brengt ook risico’s mee.

Je wil namelijk voorkomen dat je een kwartier aan het ouwehoeren bent over de kat van de zus van een teamlid.

Bespreek daarom vooraf bij de start van de sprint of het project met elkaar een standaard agenda.

Geef vervolgens ook aan per agendapunt hoe lang er stilgestaan gaat worden. 

Tijdens de daily stand-up zou ik ten minste de volgende agendapunten opnemen per teamlid:

  • Wat is er afgerond sinds de laatste stand-up meeting?
  • Wat ben je van plan af te ronden voor de volgende vergadering?
  • Welke blockers ben je tegengekomen?

Reserveer wat tijd om kort in te gaan op de blockers waar de teamleden tegenaan lopen. 

Loop je tegen grote problemen of impediments aan waar je langer met elkaar naar moet kijken?

Doe dit niet in de daily stand-up, maar op een ander moment.

Het is overigens helemaal niet erg als je gaandeweg tot de gezamenlijke conclusie komt dat de agenda van de daily stand-up wat anders moet. 

Ik raad je niet aan om dat “dan maar op dat moment” aan te gaan passen, maar om even te wachten tot een formeel gepland evaluatie moment.

In scrum kan je na een sprint dit bijvoorbeeld tijdens de retrospective bespreken.

Werk je niet volgens scrum, maar doe je wel aan daily standups? Prik dan vooraf een evaluatie moment. 

Bijvoorbeeld eens per maand of per kwartaal.

8. Stop ongerelateerde of niet productieve discussies

Afdwalen tijdens vergaderingen is meer een regel dan een uitzondering. Het gebeurt de allerbeste.

Zodra je merkt dat het overleg afdrijft, breek dan in als teamlid of als voorzitter. 

Het kan soms helpen om het onderwerp waarover gesproken wordt te “parkeren” door het op te schrijven in je projectmanagement tool, in een speciaal slack kanaal of op een whiteboard om later de relevantie nogmaals te bekijken.

9. Ga ook echt staan

Ga bij een daily stand-up ook echt staan met je team. het is verleidelijk om het half zittend vanaf je bureau te gaan doen.

Dat heeft een aantal nadelen.

Zitten is niet echt een actieve houding te noemen.

Staan wel en dat bevorderd o.a. focus en alertheid.

Daarnaast is staan is prima, maar na een kwartier heb je het wel gezien. Je krijgt zo een natuurlijke tijdsgrens op je meeting.

De mensen die achter hun bureau blijven zitten kunnen het vaak niet laten om toch even op de telefoon te kijken.

Toch even dat ene mailtje af te maken of toch even met iets anders bezig te zijn dan de stand-up. 

Dat wil je voorkomen.

Door te staan, sta je allemaal bij elkaar, en kan je simpelweg niet even je telefoon pakken zonder dat men dit opmerkt. 

Tot slot

De daily stand-up is een krachtige manier om binnen scrum en agile teams alignement te houden en informatiestromen te bevorderen.

Ook voor andere teams kan een daily stand-up grote toegevoegde waarde hebben om als team beter te functioneren.

Wat mij betreft ligt de sleutel tot succes bij deze drie overkoepelende punten: 

  1. Maak goede en duidelijke afspraken over de inrichting van de daily standup vooraf met alle betrokken
  2. Leef de afspraken als team strik na, zelfs als het soms voelt als een overkill
  3. Handhaaf en corrigeer collectief wanneer teamleden afwijken van de afspraken

Het succes van een goede daily stand-up heeft in daarmee in principe uiteindelijk te maken met discipline en zelfregulering als team.

Des te beter je dit doet, des te succesvoller je bent. Niet alleen tijdens in daily meetings.

Mocht je vragen hebben over daily meetings, laat dan gerust een berichtje achter!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.