Vijf software tools voor agile en scrum die je wil gebruiken in 2021

Dit zijn de beste agile tools van 2021

Wil je agile gaan werken of scrum introduceren bij jouw team? Dan wordt het agile werken of scrummen een stuk makkelijker met de juiste software aan je zijde. Ondertussen zijn er duizenden agile projectmanagement tools op de markt.

De tools dienen in beginsel allemaal hetzelfde doel. Elke tool heeft echter een eigen invalshoek en daarmee een ideale doelgroep.

In dit artikel kijken we naar vijf goede agile projectmanagement tools en geef ik je aan wanneer welke tool het beste bij je past.

Laten we beginnen!

Onze selectie agile projectmanagement software

Dit is de selectie van de beste tools voor agile projectmanagement van dit moment:

  • Monday.com – All round project management tool voor starters en gevordenden
  • Jira – gericht op softwareontwikkeling
  • Trello – voor de individuen of startende teams
  • GitHub Projectmanagement – gericht op (opensource) softwareontwikkeling
  • Asana – All round project management tool voor middelgrote teams en corporates

Monday – Allround project management tool voor iedereen

Voor veruit de meeste projecten biedt Monday je een ideale omgeving om het project te managen.

Monday heeft een focus op gebruiksgemak. De gebruikerservaring staat echt duidelijk bovenaan.

All round project management met Monday

Jij of je team hoeven praktisch geen training te volgen om aan de slag te gaan met Monday.

Dit terwijl de dashboards en de overzichten uiterst flexibel zijn. Je kan precies naar smaak inrichten en zo goed laten aansluiten voor jouw project.

Dit hoeft echter niet.

Monday komt namelijk met talloze configuraties en sjablonen die je kan pakken als startpunt. Daarna kan je deze al dan niet nog verder inrichten en samenvoegen naar jouw behoeften.

Ik gebruik Monday zelf al enige tijd voor het managen van mijn takenlijsten en todo’s van Start24.

Kenmerken van Monday

  • Uitgebreide gratis versie (forever free / freemium)
  • Meer dan 200 templates en configuraties inbegrepen
  • Kanbanbord, Tijdlijn, Gantt chart, – en agenda weergaven beschikbaar naast de “gewone taaklijst”.
  • Automation van taken en activiteiten (gemakkelijk op te zetten)
  • Erg veel integraties beschikbaar, met alle grote bekende tools
  • Goed voor individuelen maar ook voor teams of hele organisaties die agile willen werken

Jira – samenwerken voor softwareontwikkeling

Ga je software ontwikkelen? Dan is “Jira” van Atlassian een breed gedragen project management tool.

Bij Jira draait het om integraties t.b.v. software ontwikkelaars.

Al met al bieden ze wel meer dan 3.000 integraties.

Jira projectmanagement software

Zo kan je als ontwikkelteam alles zo inrichten dat je op grote schaal kan ontwikkelen en in complexe organisaties agile kan blijven ontwikkelen.

Kan je Jira gebruiken als je geen software development doet? Ja, het kan, maar je zal dan de meeste meerwaarde niet gebruiken. Dat is zonde. Er zijn dan andere tools die beter aansluiten.

Kenmerken van Jira

  • Admin control – zoals domein verificatie, account vastlegging, en sessieduur beheer
  • Implementeer gehele product roadmaps
  • Rapportage en inrichten van workflows
  • Kanban overzichten
  • Het beste voor development-teams en IT-afdelingen

Trello – de beste software voor een simpel Kanban bord

Trello is wellicht de meest bekende agile projectmanagement tool. Trello en hun bekende hond “Bello from Trello” zijn waarschijnlijk de eerste tool waar je aan denkt bij agile projectmanagement software.

Trello komt freemium en je kan met de gratis versie al heel erg veel. Trello heeft een erg sterke gebruikerservaring waarmee praktisch iedereen een vliegende start kan maken.

Trello is een perfecte projectmanager voor beginners

Er zijn bedrijven die hun hele organisatie via Trello regelen. Het kan, maar ik raad het je af. Trello is leuk voor een klein team met een overzichtelijk project. Wil je meer en wil je veel naar eigen inzicht kunnen inrichten? Dan blijft Trello wat achter bij bijvoorbeeld Monday of Asana.

Daarmee is Trello erg goed voor kleine en overzichtelijke projecten. Je ziet ook dat het veel wordt gebruikt door individuen om hun eigen takenlijst Kanban-style te organiseren.

Kenmerken van Trello

  • Kanbanbord
  • Freemium
  • Goede mobiele app
  • Geschikt voor individuen en beginnende teams 

Github projectplanner – voor gevorderde ontwikkelaars

GitHub is een grote bekende open source gemeenschap waar via “Git” versiebeheer van software mogelijk wordt gemaakt.

GitHub heeft echter ook een hele aardige projectmanagement tool die een ontwikkelteam de mogelijkheid geeft hun ontwikkeltaken in bij te houden. Het is erg sterk gericht op scrum en op ervaren ontwikkelaars.

Github project planning

De projectmanagement tool is net als GitHub zelf open source, dus je kan de tool zo ver uitbouwen als dat voor jou relevant is.

Ben je niet thuis in software ontwikkeling dan is dit niet de beste keuze. Echter, wanneer je voor langere tijd gaat ontwikkelen kan het lonen om gewoon alles in Github te hebben.

Daarmee is de projectmanagement software van GitHub voor de meer ervaren ontwikkelteams.

Weet je goed wat je wil en wat je doet? Dan is de projectmanager van GitHub een hele krachtige, gratis, projectmanagement tool.

Kenmerken GitHub project planner

  • Samenwerken aan de code met real-time updates
  • Automation
  • Volledig aan te passen door het open source karakter
  • Kanban borden en backlog beheer
  • Het meeste geschikt voor meer ervaren ontwikkelteams

Asana – allround projectmanagement voor teams

Asana blinkt uit in de mogelijkheden die het biedt voor de communicatie tussen het team. 

Je kan enorm gemakkelijk elkaars taken reviewen en bijvoorbeeld Google Docs bestanden openen en meteen comments geven.

Asana project management

Zo kan je op verschillende aggregatieniveaus ook projecten managen. Verder heeft 

Asana een ruim aantal integratiemogelijkheden zodat je automatisch taken en dergelijke kan doorstoten naar Asana uit je favoriete andere tools.

Met mijn bedrijf Devise gebruiken we Asana om onze externe projecten te managen.

Kenmerken

  • Onbeperkte projecten, taken, berichten, en activiteit logs
  • Onbeperkte opslagruimte voor bestanden
  • Lijst-, bord- en kalenderweergave-opties voor projecten
  • Je kan taken, en milestones stellen
  • Meer dan 100 gratis integraties beschikbaar
  • Geschikt voor alle teams en organisaties vanaf een man of 5 die agile willen werken.

Waarom wil je überhaupt agile projectmanagement software gebruiken?

Bij elke vorm van projectmanagement, maar zeker bij agile projectmanagement is communicatie, alignement en input van het team enorm belangrijk. Binnen agile zal je de scrum methodiek veelvuldig tegenkomen. 

Scrum en agile draaien om slim samenwerken.

Daarvoor moet je goed kunnen bijhouden wie wat doet. Je kan hier bijvoorbeeld een kanban bord voor gebruiken.

In theorie kan je alles in Word, op papiertjes of in Excel managen. Dit is echter suboptimaal. De gemiddelde scrum master en product owner zullen gek worden. De conventionele projectmanager overigens ook.

Agile projectmanagement software is speciaal ontworpen om jou zo goed mogelijk te ondersteunen in een agile traject. Dit geld voor de sprints planning, het backlog beheer maar ook voor bijvoorbeeld het ondersteunen bij retrospectives.

Dit zijn de grootste voordelen van een agile projectmanagement software in het algemeen:

  • Alerts en reminders – zo mis je nooit meer een taak en kan je goed inzien wat er aan opleveringen aan zit te komen
  • Productiviteit – je kan gemakkelijk samen scrum meetings houden en bijvoorbeeld sprints evalueren aan de hand van alles in de tool
  • Gebruiksgemak – agile projectmanagement tools zijn in de regel simpel en geven je de mogelijkheid om gemakkelijk verschillende taken en projecten bij te houden. 
  • Integraties met andere tools – de meeste agile project management tools zijn gemakkelijk te integreren met andere veelgebruikte tools (email, CRM-systemen, boekhoud pakketten, Slack e.d.)

Deze eigenschappen moet een goede agile projectmanagement

Real-time updates

Iedereen die de tool gebruikt moet direct kunnen zien wanneer er iets is aangepast. Je wil natuurlijk geen tool waar jij een taak hebt afgerond en de andere teamleden het pas een halve dag later kunnen zien.

Veel tools bieden zelfs de mogelijkheid om terug te gaan in eerdere versies.

Notificaties en herinneringen

Eigenlijk alle goede tools geven notificaties bij veranderingen. Bijvoorbeeld bij taken die verschoven zijn, aangepast zijn of afgerond zijn. Je kan zelf vaak instellen wanneer notificaties afgegeven worden.

Ook kan je vaak herinneringen op activiteiten zetten. Je voert dan simpelweg een uiterste datum en/of tijd aan. Afhankelijk van hoe je het instelt wordt je dan herinnert.

Taaktoewijzing

Taak toewijzing is een must have van een goede agile projectmanagement tool. Iemand moet taken kunnen maken en die vervolgens aan een andere gebruiker moeten kunnen toewijzen.

Vaak kan je als toewijzer dan ook de taak nog volgen en kan je bijvoorbeeld een notificatie krijgen wanneer de taak afgerond is.

In veel gevallen houdt het niet op bij taken, maar kan je ook subtaken maken en in sommige gevallen kan je daar ook weer subtaken in maken etc.

Taak inception dus.

Hou er wel rekening mee dat het snel erg complex kan worden wanneer je meerdere sub niveaus in taken aanbrengt.

Vaak kan je daarnaast ook nog aangeven wie een taak mag afchecken. In de meeste agile omgevingen zal dit de uitvoerder van de taak zelf zijn.

Dashboards en rapporten over voortgang

De meeste agile projectmanagement tools geven je niet alleen een handige manier om samen te werken, maar er zitten ook rapportage modules bij en dashboards.

Zo kan je zaken zien als de looptijd en de voortgang van projecten op hoog niveau en bijvoorbeeld de prestaties en voortgang van teamleden of andere KPI’s die belangrijk zijn voor jouw context. Zo hoef wordt verantwoording afleggen over de voortgang gemakkelijk en eenvoudig.

Dashboards en rapporten komen vaak in template vorm. Ze slaan dan vaak net de plank mis. Toch loont het om er even voor te gaan zitten en de dashboards goed in te richten.

Verschillende “project views” zoals Kanban

Elke goede agile projectmanager heeft een kanban view. Vaak kan je echter nog uit meerdere views kiezen. Soms is Kanban heel erg nuttig voor teamwerk en het overzicht, maar wil je dagdagelijks gewoon je taken in een lijst zien.

Dat kan bij de meeste tools.

Sommige tools, zoals Monday, bieden ook een Gantt diagram view of een calendar view.

Deadlines en opvolgende taken

Alle goede projectmanagement software biedt de mogelijkheid om deadlines op taken en projecten te zetten.

Tips bij het kiezen van de juiste agile tool voor jou

Prijs van agile projectmanagement software

De prijs van de meeste projectmanagement software begint bij gratis en stopt bij tienduizenden euro’s. Je zal zien dat de meeste aanbieders een freemium model aanhouden waarbij je als gebruiker de tool goed kan proberen voordat je jouw keuze maakt.

Daarna lopen de prijzen wat uiteen, maar per gebruiker ben je in de meeste gevallen wel voor 10-20 euro per maand geholpen.

Voor kleine teams kom je dan toch al snel uit op een paar honderd euro per jaar.

Test dus alle tools vooraf goed en kijk welke jij en de rest van je team het beste vinden voelen.

Neem je tijd voor je keuze

Dit klinkt als een open deur. Maar ik wil het benadrukken omdat het overstappen van een projectmanager op een later moment super irritant en onhandig is.

Zo’n wisseling van projectmanagement tool kan je zo een paar honderd of een paar duizend euro kosten aan tijd die jouw team bezig is met alles overzetten. Daarnaast kunnen er zaken tussen wal en schip vallen.

Probeer daarom alle tools echt goed met en laat iedereen meebeslissen in de keuze. Iedereen zal er bijna elke dag mee moeten werken namelijk.

Dit artikel is daarmee een goed startpunt.

Stel jezelf de volgende vragen

  • Welke views zijn beschikbaar?
  • Welke integraties zijn beschikbaar en in hoe werken deze integraties inhoudelijk? Veel integraties vallen wat inhoudelijk wat tegen.
  • Hoeveel kan ik zelf configureren
  • Vind ik de UI/UX logisch?
  • Wil ik deze tool nog steeds gebruiken wanneer mijn team groeit?
  • Wil ik deze tool nog steeds gebruiken wanneer de complexiteit van mijn projecten toeneemt?
  • Wie moeten de tool gaan gebruiken en wat vinden zij belangrijk?
  • Welke features zijn tof, maar ga je waarschijnlijk nooit gebruiken?

Wil je meer weten over project management tools of heb je een vraag over de beste inrichting voor jouw situatie? 

Ook wanneer je een andere methodiek dan agile of scrum volgt als projectmanager ben je namelijk gebaat bij zulke software.

Laat gerust een bericht achter in de comments hieronder.

Dan denk ik met je mee.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *