Sprint planning in scrum en agile: dat doe je zo

Sprint planning meetings zijn belangrijk voor een goed scrum project

De sprint is het kloppende hart van scrum en agile. Hier komt alles van het projectmanagement bij elkaar. Hier worden uiteindelijk de mouwen opgestroopt en gaat het team ECHT aan de slag. Alles in scrum en agile draait erom om zo slim mogelijk te werken. Daarvoor mag een goede sprint planning niet ontbreken.

In dit artikel leg ik uit wat een sprint planning is, hoe je het kan doen en wat je eraan hebt. Want, zeg nou zelf, sprinten zonder goede warming up? Dat klinkt als een slecht idee.

Laten we beginnen!

Hoe werkt een sprint?

Om een sprint planning goed uit te kunnen leggen moet je natuurlijk eerst weten wat een zelf is.

De kans dat je “iets” weet van een sprint is aanwezig; een groot deel van de bedrijven werkt met sprints. Ken je sprints al, maar sprint planning nog niet? Dan kan je gerust door scrollen naar de volgende alinea.

Een sprint kan je zien als een kort project binnen een groter agile of scrum project.

Je hebt een duidelijk doel en je weet wat je in zo’n sprint als team wil opleveren.

Een heel project bestaat uit een aantal sprint iteraties. Een sprint heeft daarbij altijd dezelfde lengte.

Denk bijvoorbeeld aan twee weken.

Daarna volgt een retrospective waarin het team terugkijkt op de sprint en leert.

In deze twee weken wordt er volop gewerkt aan het project. Het idee is dat je minimaal overlegd en vergaderd en zo’n 80-85% van de tijd daadwerkelijk aan het werken bent.

Bij een sprint is in principe het hele scrum team betrokken op de Product Owner na. Die is slechts zijdelings betrokken en zal zelf niet meewerken aan het project.

De andere teamleden en de Scrum Master werken volle bak in de sprint mee.

Wil je meer weten over de sprint zelf? Lees dan dit artikel over sprints in Agile en Scrum. Daar leg ik een stuk uitgebreider uit wat op je af komt.

Wat is een sprint planning meeting en hoe werkt het?

Een enorm belangrijk onderdeel van een sprint is de planning ervan.

De sprint planning verloopt via een sprint planning meeting waarin de Product Owner, de Scrum Master en het Scrum team samen het sprintdoel en de sprint backlog vaststellen.

Er wordt voor de sprint planning verder een vaste hoeveelheid tijd gereserveerd.

De hoeveelheid hangt af van de lengte van de sprint. Later hier meer over.

Het sprint doel

Een sprint doel is globale beschrijving van wat het team wil bereiken tegen het einde van de sprint.

Het hoeft niet super gedetailleerd te zijn maar het moet duidelijk zijn wanneer het doel behaald is.

Zou je bijvoorbeeld een huis gaan verven als sprint, dan zou een sprint doel kunnen zijn:

Het huis volledig geverfd en opgeruimd

Dat dat betekent dat je al het afplakwerk moet doen, alle kleine randjes moet nalopen en alles moet opruimen voor elke kamer en dergelijke valt hier onder.

Begrijp me overigens niet verkeerd, je zal waarschijnlijk nooit een huis gaan verven met gebruik op basis van de scrum methodiek.

Sprint Backlog

Een sprint Backlog is een selectie van taken/kaartjes die op de Product Backlog staan en die je wil verwezenlijken in deze sprint.

Uit user story mapping ontstaan concrete behoeften van gebruikers en die worden weer gevat in op zichzelf staande taken.

Deze komen dan op de Product Backlog terecht. Daar staat in principe alles wat er nog moet gebeuren voor het project.

In een sprint iteratie kan je maar een aantal zaken oppakken natuurlijk.

Die plaats je in principe van de Product Backlog in de Sprint Backlog.

Zo kunnen ze daaruit opgepakt kunnen worden in het traject door het team.

Het nut van een sprint planning

Je zal wellicht denken “weer een meeting, wordt er ooit nog gewerkt in een scrum project?!”.

Terecht.

In scrum zie je veel meetings en sessies, maar dat is onvermijdelijk.

De sprint planning meeting is ook echt een belangrijke waar je als team niet wil verslappen.

Doe je dat wel kan het grote gevolgen hebben voor je projectverloop.

Daartegenover staan de voordelen van een sprint planning meeting: het geeft het team vooraf de sprint de gelegenheid om op één lijn te komen, goed te kijken welke taken ze willen oppakken en wie wat wil gaan doen.

Eventuele impediments kunnen misschien al worden afgevangen en er kan bijvoorbeeld door een potje scrum poker een goede inschatting gegeven van de hoeveelheid increments die taken of kaartjes kosten.

Wie doet wat bij een sprint planning meeting?

Het hele scrum team is betrokken bij de sprint planning meeting.

Dat betekent dus de Product Owner, de Scrum Master en de Scrum teamleden deelnemen aan een sprint planning meeting.

Zo werken ze ongeveer samen:

De Product Owner legt uit wat het sprint doel is. Gelet op de product roadmap en de stakeholders.

De Scrum Master is erbij en geeft aan hoe de scrum processen verder zullen verlopen tijdens de sprint. Je kan je voorstellen dat dit wellicht bij de eerste sprint iets meer werk vraagt dan bij de laatste. Denk bijvoorbeeld aan het plannen van het moment van de daily standup en dergelijke. Daarnaast begeleid de Scrum Master het verloop van de sprint planning meeting.

Het Scrum Team geeft aan hoeveel increments ze kunnen oppakken. Simpelweg geven ze aan hoeveel werk ze kunnen verzetten in de aangegeven tijd die de sprint biedt.

Moet overigens iedereen aanwezig zijn bij de sprint planning?

Wat mij betreft wel.

Zorg er dus voor dat iedereen op tijd kan aansluiten bij het overleg.

Hoelang duurt een sprint planning?

Ik noemde hierboven al dat de duur van een sprint planning afhankelijk is van de duur van de sprint.

Je kan je voorstellen dat wanneer je met een team aan een sprint van een week werkt je minder hoeft te plannen dan wanneer je een maand werkt aan de sprint.

Een veelgebruikte manier om de duur van een sprint planning te bepalen is om per week sprinten 2 uur te reserveren voor planning.

Dus bijvoorbeeld bij een sprint van 4 weken zal je een volle werkdag van 8 uur kunnen gebruiken om te plannen.

De genoemde uren zijn een “upper limit”. Dat wil zoveel zeggen dat eerder klaar altijd kan, maar langer niet.

De Scrum Master zorgt ervoor dat de meeting effectief en productief verloopt.

Tips voor een succesvolle sprint planning sessie

Goed voorbereid starten aan een sprint planning zal helpen om beter resultaat te geven en sneller te kunnen plannen. Daarom een aantal tips die je kunnen helpen:

  • Zorg dat je Product Backlog netjes op orde is. Het is dus handig om het zo te plannen dat Product Backlog refinement gebeurt voordat je gaat plannen. Evalueer daarmee ook de grote van alle taken. Je wil het liefste duidelijke, behapbare taken overhouden voor de sprint backlog.
  • Zorg dat het sprint doel van tevoren al enigszins is bedacht (Product Owner). Als Product Owner wordt er van je verwacht dat je hier duidelijkheid in geeft. Zorg er dus voor dat je niet ter plekke dat moet gaan bedenken.
  • Bespreek de grootste learnings van de voorgaande retrospective. Je wil natuurlijk leren van je evaluatie. Wanneer? Tijdens de retrospective, maar ook juist tijdens de sprint planning.
  • Zorg dat de planning niet te veel over het werk gaat maar over de uitkomsten. Het is heel verleidelijk om vooral te praten over hoeveel werk alles wel niet gaat zijn. Het is aan te raden om je vooral met het team te richten op de fantastische dingen die je gaat realiseren in deze sprint in plaats van hoeveel bloed zweet en tranen er tegenover staan. Hier kan ook planning poker bij helpen trouwens.
  • Gebruik project management software voor het plannen. Ik kan er niet bij dat er nog steeds sprints backlogs en hele scrum projecten in excelletjes leven of met post-its aan de muur hangen. Ik raad je aan gebruik te maken van projectmanagement software zoals Wrike. Deze kunnen je gemakkelijk op weg helpen met Kanban views en je kan er alles in managen, zoals je Definition of Done of andere Scrum Artifacts.

Tot slot, zie plannen als het maken van een goed boodschappenlijstje

Zonder goede sprint planning wordt het erg lastig om een goede sprint uit te voeren. Ik vergelijk het nog wel eens met boodschappen doen voor een bepaald gerecht.

Heb je de helft niet in huis? Dan wordt het lastig om een gerecht te maken wat je in gedachten hebt.

Door goed te plannen kan je dat voorkomen en kan je met elkaar zorgen dat alles wat je in een sprint op gaat pakken naar verwachting zo goed mogelijk afkomt.

Wat zijn jouw ervaringen met sprint planning?

Laat het hieronder achter!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.