De Burn Down Chart in Scrum: zo maak je er één

Wat is een Burn Down Chart?

Een Burn Down chart is een grafische weergaven van het verwachte werk in een project dat gedaan moet worden. Burn Down charts zijn een integraal onderdeel van de scrum methode. Ze helpen grip te houden op het project. In dit artikel leg ik je uit waarom een Burn Down chart belangrijk is en hoe je er één maakt.

Laten we beginnen!

Wat kan je met een Burn Down chart?

Een Burn Down chart is een vrij simpele, maar krachtige grafiek. Op de x-as (of horizontale as) staat de tijd en op de y-as (of verticale as) het aantal “story points” of het aantal uren werk.

Afhankelijk van de grootte van je project en bijvoorbeeld de lengte van user stories kan het handig zijn om “story points” toe te kennen aan je project.

Dit geeft dan een geschatte range van uren dat een taak om en nabij zal kosten. Dit doe je als alternatief voor uren.

Zo kan 1 story point bijvoorbeeld 4 tot 8 uur zijn en 2 story points 10 tot 20 etc.

Hoe groot een story point is kies je zelf. Ze zijn dus relatief t.o.v. van de andere stories in het project dat je draait.

Zo hoef je dus niet tot 3 cijfers achter de komma te plannen maar hou je wat ruimte. Dit is ook meteen het nadeel. 

Story points vertalen zich namelijk slecht naar budgetten en ook een ervaren scrum team heeft een tijd nodig om een gevoel te krijgen bij de juiste grootte van een story point. 

Wat het belangrijkste is dat je kan inschatten hoeveel story points er in één sprint passen. 

Zo kan je de “velocity” of “snelheid”  van het projectverloop bijhouden.

Je mag binnen scrum ook uren gebruiken, maar Story points worden aangeraden boven uren.

Scrum-god en één van de grondleggers van de Scrum methode, Jeff Sutherland zegt het volgende er over:

“Story points are therefore faster, better, and cheaper than hours and the highest performing teams completely abandon any hourly estimation as they view it as waste that just slows them down.“

Hieronder zie je een voorbeeld van een Burn Down chart.

Burn Down grafiek met twee simpele lijnen gemaakt

Een goede Burn Down chart vertelt het hele scrum team direct een aantal zaken:

  • Hoe ver ben je in het traject?
  • Hoe veel werk moet er nog verzet gaan worden naar verwachting?
  • Loopt het team voor of juist achter op schema?

Deze antwoorden helpen je weer om bijvoorbeeld scope creep op te merken, het project op schema te houden (of tijdig bij te sturen).

Daarnaast helpt het je als team om de hoeveelheid werk beter leren voorspellen tijdens Product Backlog refinement of user story mapping.

Het is daarmee, net als het Kanbanbord, een simpel maar krachtig overzicht. 

Het laat het hele team in één klap zien hoe het ervoor staat met de voortgang van het project.

Overigens worden Burn Down charts niet alleen binnen scrum gebruikt maar komen ze voor in allerlei soorten en maten bij verschillende vormen van projectmanagement.

Zo hebben veel startups die een MVP-strategie toepassen ook een Burn Down grafiek.

Daarin geven ze aan hoe lang ze nog met hun huidige “burn rate” door kunnen voordat ze bijvoorbeeld door hun financiering heen zijn.

Hoe maak je een Burn Down chart in 3 stappen

Dat de Burn Down chart een eenvoudige grafiek is, betekent niet dat het maken ook makkelijk is. Je moet de onderliggende getallen weloverwogen bij elkaar brengen.

Het is een samenspel van het team om tot een goede inschatting te komen met een hoofdrol voor de Product Owner.

Zodra je weet hoeveel tijd het project gaat kosten naar verwachting, kan je daarna ook de Burn Down grafiek vrij simpel maken.

Dit zijn de 3 stappen die je nodig hebt om een Burn Down grafiek te maken.

Stap 1 – Maak een schatting van de inspanning voor het project

Maak aan het begin van het project een inschatting van de uren werk die je wil gaan verzetten om je product over de streep te trekken, maar ook hoeveel sprints, weken of dagen je hiervoor nodig hebt.

In het voorbeeld hou ik het simpel. Ik maak een Burn Down chart voor een project met de volgende kenmerken

  • In totaal 200 story points aan werk.
  • Een sprint duurt 1 week.
  • In 1 sprint kan in principe 20 story points aan werk of effort worden geleverd door het team.
  • Er zijn in totaal 10 sprints gepland; die zijn nodig om alle story point op te leveren.

Zo kan je de juiste waardes voor de horizontale as kiezen en ook je story points lineair opknippen over de verschillende iteraties.

Je grafiek moet er nu ongeveer zo uitzien:

stap 1 - de begrote story points per sprint in de Burn down chart

Stap 2 – Het dagelijkse verbruik bijhouden

Nu weet je wat je begroot hebt aan uren om per sprint te besteden.

Wanneer je nu met je project start wil je nauwlettend gaan bijhouden hoeveel uur je gemaakt hebt. 

Dit doe je in principe per taak en eventueel per dag of per teamlid.

Hou dit bij met de juiste projectmanagement software, zoals Wrike. Dan kan elk teamlid dat gemakkelijk toevoegen na een dag.

Wanneer je van elk teamlid weet hoelang er aan iets gewerkt is, kan je alles bij elkaar optellen. Zo krijg je per sprint een overzicht “begroot vs. gerealiseerd”.

Stap 3 – Voeg het daadwerkelijke gebruik toe in een lijn

Voeg nu de daadwerkelijke hoeveelheid “effort” toe per sprint. 

Stap 3 - de Burn down chart compleet

Als optionele vierde stap kan je er nog voor kiezen om de “velocity” toe te voegen. Dit doe je door een derde lijn op te nemen. Deze lijn is de daadwerkelijke hoeveelheid effort geleverd per sprint.

Deze informatie zit al verstopt in de twee andere lijnen, maar sommige scrum teams gebruiken het graag als losse lijn.

Maak een Burn Down chart met projectmanagement software

Je kan het beste een Burn Down chart maken met projectmanagement software. Ja, het bovenstaande voorbeeld komt gewoon uit Excel, dat was in dit geval sneller.

Ga je echter met meerdere mensen de hoeveelheid werk bijhouden? Dan wil je dit doen in een tool die dat goed aan kan. Elk story point of uurtje moet namelijk netjes en op dezelfde wijze bijgehouden worden.

Bij goede tools kan je dit zelfs zo goed als automatiseren, zodat direct bij het afchecken van Item de bestede tijd of story points wordt toegevoegd.

Zo kan je in zo'n tool ook gemakkelijk een Burn Down chart maken.

Wrike is zo’n tool. Wrike is ideaal voor het management van scrum projecten omdat je er eigenlijk alles mee kunt wat je wil. 

Je kan meerdere Kanban views maken, user stories mappen, impediments bijhouden, de Product Backlog en Sprints beheren, maar dus ook simpel een Burn Down chart maken.

Het is een “freemium” tool. Wil je in een klein team eens kijken of je een Burn Down chart kan maken en kan managen? Probeer het dan gewoon gratis.

Bevalt het? 

Dan heb je voor een paar euro per maand een hele goede omgeving voor je projectorganisatie te pakken.

Wil je meer weten over Wrike? Lees dan onze review over Wrike hier.

Interpreteren van een Burn Down chart

Je ziet in de gemaakte grafiek dat de daadwerkelijke lijn soms onder en soms boven de geplande lijn ligt.

In dit geval betekent dit dat er in het begin wat minder uren werk over blijven dan verwacht.

Blijft er juist meer werk over in de beginfase? 

Dan kom je later misschien in de knel. Blijkbaar ga je niet zo snel door je werk heen als je verwachtte.

Blijft er minder werk over in het begin? 

Dan loop je in principe wat voor op schema en heb je wat ruimte op uitloop tegen het einde.

Burn Down chart geeft inzicht in velocity t.o.v. planning.

Het kan er echter ook op wijzen dat je Product Backlog refinement en user story mapping beter kan. Het inschatten van de benodigde tijd per taak is blijkbaar te ruim namelijk.

Je ziet dat ervaren scrum teams en teamleden vaak beter zijn in het maken van goede inschattingen dan startende scrum teams.

Om een idee te geven, bij mijn bedrijf Devise waren we hier aan het begin van Devise super slecht in. 

Elk traject kostte meer tijd dan we verwacht hadden (en dus ook meer tijd dan in de begroting zat).

Ondertussen, een aantal jaar en ervaringen verder zijn we nu een stuk beter in het inschatten van de benodigde werkzaamheden voor een project of project onderdeel.

Welke acties je neemt hangt heel sterk van de context van het project af.

Soms zou je misschien met een opdrachtgever om tafel moeten om de verwachtingen en/of budgetten bij te stellen. Soms zijn er echter vertragingen die voortkomen uit bepaalde verstoringen of “impediments”. 

Elke impediment kan een hele verschillende oplossingsrichting hebben.

Wie managed de Burn Down chart?

In principe wordt de Burn Down chart bijgehouden door het hele team. 

Het maken van de Burn Down chart is geen rocket-science, maar het hele team moet bijhouden hoeveel story points of tijd een story kost om de velocity goed te bepalen.

Soms wordt de Scrum Master naar voren geschoven om de Burn Down chart te managen. Dit kan, maar dit moet wel altijd faciliterend blijven. Er ligt wat dat betreft geen verantwoordelijkheid bij de Scrum Master.

Het is namelijk de gedeelde effort van het hele scrum team om de Burn Down chart bij te houden en scherp te blijven op eventuele vertragingen en dergelijke.

Samengevat: de Burn Down chart geeft direct grip

De Burn Down chart geeft het hele scrum team een eenduidige update van de snelheid.

Het hele team kan met één blik op de Burn Down chart direct zien hoe het traject loopt t.o.v. de verwachting.

Zo kan het team zien waar ze staan en tijdig bijsturen wanneer nodig.

Heb je vragen over Burn Down charts of agile en scrum in algemene zin? Laat dan een berichtje hieronder achter!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.