Retrospectives in scrum en agile: dit zijn het

retrospective agile en scrum

In agile en de  scrum methodiek kom je “retrospectives” tegen. Dit zijn momenten waarop het team terugblikt. Het is daarmee een cruciaal onderdeel van agile en scrum. Het zorgt namelijk voor de doorlopende verbetering van het agile of scrum proces. In dit artikel leg ik je uit wat een retrospective is en op welke manieren je deze kan inrichten.

let’s go!

Wat is een retrospective

Een retrospective betekent terugkijken. Het is een evaluatiemoment dat je na een sprint hebt binnen de scrum methodiek of het agile werken. Iedereen maakt fouten, ook agile teams. 

Dat geeft niet, zolang je er maar van leert en jezelf verbeterd. Het is een kans om met het team van de sprint te leren en te verbeteren.

Je beantwoord in principe 3 vragen:

  • Wat werkte er goed?
  • Wat werkte niet goed?
  • Wat gaan we proberen anders te doen?

In het conventionele projectmanagement heb je natuurlijk ook evaluatiemomenten. Vaak zijn deze momenten pas wanneer een project beëindigd is. Dan worden de lessons learned” opgesteld vergaderd. Dit zijn vaak erg lange vergaderingen.

Retrospectives zal je in veel gevallen na elke sprint doen (een sprint is een korte periode van gefocussed werk met het team).

Retrospectives komen dus regelmatiger voor dan de conventionele projectevaluaties. Daarmee zijn ze ook wat korter, bijvoorbeeld anderhalf uur. 

Het doel en voordeel van retrospectives

Door tussentijds continu het proces te blijven verbeteren kun je problemen die het succes van het project in gevaar brengen direct oplossen.

Dit soort problemen worden binnen agile en scrum “impediments” genoemd.

Denk hierbij aan onderlinge miscommunicaties die zorgen voor vertragingen of dubbel werk. Ook onderliggende frustraties binnen het team kunnen hier mooi opgelost worden.

Retrospectives zorgen er dus voor dat je tijdig als team kan bijsturen en het team als een zonnetje blijft draaien richting de eindstreep van het traject.

Daarmee past het perfect in het grotere gedachtegoed van agile en scrum.

Verder is zijn retrospectives een mooi moment om je hele projectmanagement zo nu en dan tegen het licht te houden. Denk hierbij aan de het updaten of nalopen van de Definition of Done bijvoorbeeld.

Je ziet dat ik de termen agile en scrum door elkaar gebruik in dit stuk. Retrospectives behoren van origine toe aan de scrum methodiek.

Agile is een meer holistische benadering.

In de scrum methodiek behoren de retrospectives als standaard onderdeel van bij de sprint cyclus. Bij agile is men hier wat vrijer in, dit wordt meer gestuurd vanuit het agile gedachtengoed.

Lees dit artikel om meer te leren over de verschillen tussen agile en scrum.

Overigens zie je ook in Kanban verschillende manieren terug op retrospectives te plannen.

Wanneer hou je een retrospective?

In principe wil je de agile retrospective houden na elke grote release en een sprint retrospective na elke sprint.

Je wil dat de retrospective niet later dan een week na de release of sprint plaatsvindt. Anders ga je momentum verliezen.

Je kan er in sommige gevallen ook voor kiezen om kleine retrospectives en dit nog frequenter te doen. Bijvoorbeeld bij elke stand up. Hier zal je dan maar 1-2 onderwerpen aanraken.

Retrospectives kunnen vaker worden gehouden, inclusief voor kleine releases, elke sprint of zelfs tijdens dagelijkse of wekelijkse stand ups.

Des te vaker retrospectives gehouden worden, des te groter de kans is dat mensen gaan delen en eerlijke feedback geven. Je creëert dan echt een open cultuur.

Wie neemt deel aan een retrospective?

Tijdens een retrospective nodig je in principe je hele projectteam uit. Persoonlijk ben ik een voorstander van aanwezigheidsplicht.

Zijn er een paar mensen niet, dan zie je de kwaliteit snel wegzakken in mijn ervaring.

Het team bestaat uit de projectleden. In scrum zijn dat de teamleden, de Product Owner en de Scrum Master.

Mocht je nu heel specifieke zaken willen bespreken dat mensen buiten het team raakt, kan je overwegen die ook uit te nodigen om gezamenlijk een oplossing te zoeken.

Hoe ziet een retrospective eruit?

Je wil je retrospective natuurlijk ordentelijk laten verlopen. Je wil er zeker van zijn dat je geen zaken laat liggen en dat je ook niet de hele gereserveerde tijd in een “welles-nietes” discussie terecht komt tussen twee teamleden.

Daarom is het verstandig om je retrospective wat te structuren. De volgende 5 fasen zijn een goed startpunt:

  1. Bereid de retrospective voor. Bepaal het doel, geef mensen aan om op tijd te komen en zorg ervoor dat iedereen de juiste mindset heeft voor de sessie. Hier kan je allerlei kleine oefeningen voor doen. Wil je een aantal ideeën hiervoor? Laat een berichtje achter in het commentaar.
  2. Verzamel en deel gegevens. Mensen zijn super vergeetachtig en leven allemaal vanuit hun eigen realiteit. Het is belangrijk dat je een gedeelde set van informatie biedt zodat iedereen over hetzelfde praat.
  3. Biedt inzicht. Zorg dat je met elkaar patronen gaat zoeken: zoek naar oorzakelijke verbanden achter bepaalde dingen die gebeurd zijn. Zo krijgt iedereen een begrip van het grotere geheel.
  4. Beslis met elkaar. Kies de belangrijkste onderwerpen uit om aan te werken. Maak hiervoor concrete afspraken te verbeteren.
  5. Sluit de retrospective af. Vat alles samen en zorg dat de uitkomsten duidelijk zijn voor iedereen. Als laatste doe je een mini retrospective over de retrospective zelf. Hoe kan je dit proces verbeteren?

Wat is de ideale uitkomst van een retrospective?

Idealiter hou je aan de retrospective ten minste een lijst met punten over die goed gingen en die beter konden. Dit hoeft geen gigantische lijst te zijn, maar er zijn altijd wel een aantal punten die erop terecht komen.

Je wil aan al deze punten ook direct een oplossing of plan koppelen. Dit stem je dus ook direct af. Dit is een belangrijk onderdeel van een retrospective

Daarnaast zie je ook dat een retrospective bijdraagt aan de begripsvorming bij alle betrokkenen. Zowel voor elkaars werk, maar ook voor het functioneren als team. Je ziet dan ook wel dat een retrospective echt een verfrissing kan zijn voor de teamsfeer en de onderlinge relatie van de teamleden.

Wie organiseert de retrospective?

Zoals je hierboven leest moet iemand het voortouw nemen om iedereen bij elkaar te brengen en de retrospective voor te zitten.

Dit doet in veel gevallen de product owner of iemand binnen agile die een soortgelijke rol heeft. Deze rol heeft het meeste overzicht.

Soms wordt er een onpartijdig persoon gevraagd.

Dit noemen ze dan een facilitator.

Een facilitator zit dan de vergadering belangeloos voor en zal net wat meer kunnen en durven vragen dan een teamlead of product owner misschien doet.

Wat is een retrospective niet?

Wellicht is het goed om aan te geven wat er bij de retrospective niet gebeurt:

  • Geen ellenlange vergadering zoals in conventioneel projectmanagement.
  • Het is geen blame game waarbij men elkaar zwart maakt of een schuldige probeert aan te wijzen. Het moet juist constructief en open zijn waarbij er aangenomen wordt dat elk teamlid naar z’n beste vermogen gewerkt heeft.
  • Geen lessons learned die in een mooi verslag in de la verdwijnen. Er wordt direct mee aan de slag gegaan.

Retrospectives bijhouden

Je wil retrospectives en de notulen hiervan goed en gestructureerd bijhouden en bijwerken. Ik raad je aan hiervoor planningssoftware te gebruiken.

Een goed voorbeeld hiervan is Monday. Je kan het gratis proberen.

Samengevat: met een retrospective zoom je uit op een slimme manier

Retrospectives zijn van onschatbare waarde voor het verbeteren van de teamdynamiek, processen en productiviteit.

Ze bieden een podium voor complimenten maar ook voor het constructief uitspreken van verbeteringen en frustraties.

Het belangrijkste hierin is dat men zich concentreer op het identificeren en oplossen van eventuele problemen binnen het team of het verder verbeteren van het proces.

Daarnaast kan een retrospective zorgen voor het herpakken van de teamsfeer.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *