Product owner: de 7 belangrijkste taken van een product owner

Een product owner is een belangrijke rol binnen de scrum methodiek. Maar, wat doet een deze rol precies? En welke verantwoordelijkheden draag je als product owner binnen een scrum team? In dit artikel leg ik je dit uit.

Wat is een product owner?

Wanneer je via de scrum methode wil werken, krijg je te maken met product owners.

Een product owner is volgens de scrumguide verantwoordelijk voor het creëren van de maximale waarde voor de producten die door het werk van het scrum team tot stand komen.

Dat klinkt wat abstract, maar het komt erop neer dat de product owner verantwoordelijk is voor een zo goed mogelijk eindresultaat van al het werk van het scrumteam.

Om dit te realiseren moet een product owner verschillende rollen oppakken, zowel binnen het team als met alle betrokken partijen en mensen erbuiten.

Een paar voorbeelden van de verschillende petten die een product owner draagt zijn:

• Strateeg
• Product designer
• Marktanalist
• Contact voor de opdrachtgever
• Projectmanager

Deze rol is dus een echt een spin in het web. Een echte verbinder die het grotere plaatje herkent en doorlopend bijhoudt.

Wat doet een product owner? 

Hoe kan je deze veelzijdige rol zo goed mogelijk uitvoeren binnen de scrum methode?

Er zijn 7 veelvoorkomende verantwoordelijkheden die je in de regel tegenkomt.

• Het definiëren van de productvisie
• Het beheren van de product backlog
• Het prioriteren van de klantbehoefte
• Het anticiperen van de klantbehoefte
• Fungeren als het belangrijkste contactpunt voor praktisch alle betrokkenen

Het definiëren van een product

Dit is wellicht de belangrijkste verantwoordelijkheid. Zonder goede productvisie krijg je nagenoeg altijd een slecht product.

De product owner is verantwoordelijk voor de communicatie met alle stakeholders rond het product. Denk hierbij aan de klanten, andere business managers en het scrum team.

Het is de rol van de product owner om te zorgen dat het team duidelijke en heldere doelen heeft. Deze moeten daarnaast in lijn liggen met de klantwensen en de doelstellingen van de eigen organisatie.

Daarom is een goede product visie is enorm belangrijk. Agile en scrum staan bekend om de flexibiliteit. Flexibiliteit heeft als keerzijde dat je zomaar kan “ronddobberen” zonder duidelijke richting. 

Dat wil je natuurlijk voorkomen. 

Door zowel de behoeftes van de klanten, de expertise met het scrumteam en de doelen van de eigen organisatie goed te doortasten, kan de product owner een duidelijke productvisie delen. 

Deze visie wordt natuurlijk doorlopend aangepast en bijgeschaafd. Toch zorgt het voor vertrouwen bij alle stakeholders en richting voor het scrumteam.

In veel gevallen zal een productvisie worden uitgewerkt in een product roadmap. Dit is een visuele planning die globaal beschrijft wanneer welke product onderdelen ontwikkelt gaan worden.

Je kan product roadmaps gemakkelijk maken met agile planning tools.

Het beheren van de product backlog

Zodra er een goede productvisie ligt en een product roadmap afgestemd is, wordt er een product backlog gemaakt.

De product backlog is in principe een grote todo-lijst voor het scrum team. 

Deze kunnen hier later delen van opnemen in de sprintbacklog. Zie ons stuk over de kanban methode voor een voorbeeld.

De product owner moet de lijst maken met daarop alle deliverables. Ook moet de product owner deze vervolgens prioriteren vanuit alle belangen. 

Denk hierbij aan klantwensen, het snelste naar een minimal viable product (MVP) komen, maar ook de onderlinge afhankelijkheden tussen bepaalde onderdelen.

Let op, de backlog is continue in beweging en wordt dus ook doorlopend bijgewerkt. 

De backlog wordt dus doorlopend tegen het licht houden. De backlog is het zenuwcentrum van de scrum methodiek. Wordt hier slecht geprioriteerd kan dat al snel consequenties hebben voor het succes van het traject.

Daarom is het van groot belang dat de product owner met iedereen die bij het project betrokken is in goed contact staat. 

Alleen zo kan de product owner de backlog goed prioriteren en optimaliseren.

Dat brengt me bij de volgende verantwoordelijkheid: fungeren als belangrijkste contactpunt.

Fungeren als het belangrijkste contactpunt voor praktisch alle betrokkenen

Als product owner ben je de spin in het web. Je definieert niet alleen de behoefte en de backlog. Je doet meer. 

Je staat in nauw contact met alle andere stakeholders, zoals jouw direct leidinggevende of collega’s van andere aanpalende teams.

In de regel zal de product owner het eerste contactpunt zijn. Je moet daarom als product owner wel aardig goed kunnen communiceren en waarschijnlijk hier en daar ook wat geduld kunnen opbrengen. 

Je moet namelijk iedereen meekrijgen in je gedachtengoed.

Als product owner ben je de enige die het hele plaatje heeft.

Het is daarom is het ook jouw taak om van alle stakeholders groen licht te krijgen waar nodig. Het kan helpen om hier een Power-Interest matrix of één van de andere stakeholder matrices op te stellen.

Denk aan grote beslissingen, de strategie en bijvoorbeeld de deliverables.

Het prioriteren van behoeften

Wanneer je wel eens met B2B-klanten hebt gewerkt herken je het ongetwijfeld: scope creep.

Scope creep betekent dat je met elkaar afspreekt om iets te gaan bouwen, maar een paar uren, dagen of weken later men toch ineens een andere behoefte heeft.

De scrum methodiek is natuurlijk juist ontwikkeld om hier goed mee om te gaan. 

Met scrum hou je flexibiliteit en zo kan je de effecten van scope creep beperken. De product owner is hierin een sleutelfiguur.

De product owner zit daarom van deze rol geregeld met de opdrachtgevers om tafel om te bepalen wat haalbaar is binnen het gestelde tijdsframe en budget.

Zo kan een krappe deadline natuurlijk impact hebben op de hoeveel features die er opgenomen kunnen worden.

Ook kan de product owner goed bij de opdrachtgever uitvragen in hoeverre de nieuwe behoefte waarde toevoegt of niet.

Dit haakt aan op de volgende verantwoordelijkheid van de product owner: anticiperen op de klantbehoefte.

Anticiperen op de klantbehoefte

Je zal wellicht verwachten dat een klant goed in staat is uit te leggen wat ze willen en waarom. Niets is helaas minder waar.

Als product owner luister je naar je klant, maar denk je ook echt tot op hoog niveau met je klanten mee.

Je denkt zelfs voor je klanten in veel gevallen. Je zal namelijk geregeld beter weten wat goed voor ze is dan zij zelf.

Je weet wat er in de sector speelt, je weet welke krachten er op de opdrachtgever drukken en waarom de opdrachtgever juist op dit moment deze oplossing zoekt.

Een goede product owner kan op deze manier goed inschatten waar de klant behoefte aan heeft, ook al is deze behoefte niet expliciet benoemt.

Een product owner moet zich dus echt goed kunnen inleven in de situatie van de klant en weet in veel gevallen al eerder waar de behoefte van de klant zit voordat deze dit zelf door heeft.

Dit is ook een enorm belangrijke eigenschap voor goede business developers en salesmanager in een B2B-omgeving.

Het monitoren van de ontwikkeling van het product

Je bent als product owner de enige met het totaalplaatje.

Daarom is het van groot je neus actief te laten zien bij de verschillende fasen van scrum iteraties.

De product owner wil ervoor zorgen dat de juiste taken worden opgepikt en er zeker van zijn dat deze goed begrepen zijn.

Dat krijg je door betrokkenheid en monitoring.

Evaluatie van elke sprint

Als product owner ben je verantwoordelijk voor het eindresultaat.

Daarom nemen product owners in principe de tijd om na elke sprint of iteratie van het scrumteam te kijken of alles naar behoren en volgens verwachting gebeurd is.

Het kan ook voorkomen dat de uitkomsten niet zijn zoals verwacht. Dan is het aan de product owner om hier de knopen door te hakken om verder te gaan of om terug naar de tekentafel stappen met elkaar.

Is een product owner een full time rol?

Ja dat is het.

Een product owner is in 99 van de 100 gevallen te belangrijk en te veeleisend om part time de rol product owner in te vullen.

De rol van een scrum master zal vaak parttime zijn en kan bij de meer ervaren scrumteams ook door verschillende teamleden worden gedragen.

Voor de product owner is dit echt af te raden.

Welke tools gebruikt een product owner?

Als product owner moet je ongelofelijk veel regelen, bijhouden uitmappen en vooral helder en duidelijk kunnen communiceren.

Het handigste is om dit allemaal op dezelfde plek te doen en je hele team met dezelfde tooling te laten werken. Hiervoor heb je verschillende plannings software.

Afhankelijk van je behoefte zal sommige software beter aansluiten bij jouw situatie dan in andere gevallen. We hebben de beste vijf tools in dit artikel over agile project management software op een rijtje gezet.

Mijn persoonlijke voorkeur heeft de planningssoftware van ClickUp. Zij hebben een erg gemakkelijke omgeving waar iedereen direct mee aan de slag kan.

ClickUp is een echte all-round tool. Daarmee past het in de meeste gevallen prima. Je kan het daarnaast gewoon gratis gebruiken om het goed te proberen.

Zodra je dan echt met je scrum team aan de slag wil, is het handig om een premium abonnement aan te nemen.

Voor minder dan de prijs van een Netflix account per persoon heb je dan je hele scrum team up-and-running.

• Beste planning en project software van nu
• Krachtige en toegankelijke tool
• Slimme automation
• Geen creditcard of aanbetaling nodig

Probeer gratis

Wil je meer weten over ClickUp en of het geschikt is voor jouw situatie? Lees dan onze handleiding over het kiezen van planning software of onze ClickUp review.

Het verschil tussen een product owner en een scrum master

De rollen product owner en scrum master worden vaak in één zin genoemd. De rollen worden nog wel eens verward.

Dit ondanks dat het echt hele verschillende rollen zijn binnen een scrum team.

De scrum master faciliteert het scrum proces van het scrumteam. De scrummaster zorgt zo dat er in de sprint alle taken goed worden uitgewerkt en dat alles binnen het scrum proces goed verloopt.

Dit is dus een intern gerichte rol om het team zo goed mogelijk – dagdagelijks te laten draaien.

Een product owner zit minder in de operatie en het team proces maar vele meer in het managen van alle stakeholders, belangen en bepaald productvisie.

Hoe word je een product owner?

Om een gecertificeerde product owner te worden zal je een certificaat moeten halen. Er zijn vele partijen waarbij je een training kan volgen om daarna de toetsen af te leggen.

in de meeste gevallen kom je dan terecht bij de Scrum Alliance of Scrum.org. Dit zijn de twee grootste en internationaal gerenommeerde organisaties waar je jouw certificaat kan halen.

De Scrum Alliance certificering

De Scrum Alliance is een non-profit organisatie met meer dan 500.000 gecertificeerde deelnemers wereldwijd.

Veel voorkomende certificeringen van de Scrum Alliance zijn:

• CSM – Certified Scrum Master
• CSPO – Certified Scrum Product Owner
• CSD – Certified Scrum Developer
• CSP – Certified Scrum Professional

De Scrum.org certificering

Zij bieden de volgende “Professional Scrum Product Owner” of PSPO-certificeringen aan op drie niveaus:

• PSPO I – deze product owners zijn getoetst dat ze scrum begrijpen zoals in de scrum guide beschreven en kunnen de concepten van scrum toepassen.
• PSPO II – deze product owners zijn getoetst dat ze scrum effectief kunnen toepassen in de praktijk.
• PSPO III – deze product owners hebben een diepgaand begrip van de toepassing van scrum en de scrum waarden, met name ook in een bredere organisatorische context.

Samengevat: een goede product owner is een spin in het web

Wanneer je alles bij elkaar optelt zie je dat de rol van de productowner veel verschillende capaciteiten vergt.

Het belangrijkste daarbij is dat de product owner iedereen goed kent, begrijpt en goed kan communiceren.

Naar mijn mening heeft de product owner veel weg van een traditionele projectmanager of projectleider. Binnen de scrum methodiek heeft de product owner een belangrijke rol.

De wijze van invulling van deze rol heeft een sterke invloed op het succes van het project.