Wat is een scrum master?
Wanneer je wel eens van scrum gehoord hebt, heb je ongetwijfeld ook van de term scrum master gehoord. Maar, wat is een scrum master precies? In dit artikel leg ik je uit wat de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van een scrum master zijn. Ook vergelijk ik de taken van de scrum master met die van een traditionele projectmanager en een product owner.
De scrum methodiek wordt geregeld gebruikt door agile teams.
Tegenwoordig zowel voor softwareontwikkeling als voor talloze andere projectmatige innovatieve teams binnen de organisatie.
Wil je meer weten over agile werken? Lees dit artikel over agile eerst.
Laten we beginnen!
Wat is een scrum master?
De scrummaster is de spin in het web binnen het scrum team.
Om volgens de scrum methode te kunnen werken is het cruciaal dat de spelregels strikt gehandhaafd worden. De scrum master coördineert het samenwerken van het team en begeleid alle teamleden van het scrum team.
Hiervoor heeft hij/zij een duidelijke set aan gedefinieerde taken. De scrum master heeft hierin met name de focus op de iteraties van het scrumteam de “sprints”.
Ondanks de duidelijke taken is de scrum master geen machine. Flexibiliteit is als sleutelwoord in agile en scrum ook hier erg belangrijk.
De scrum master blijft ook flexibel in de werkzaamheden. Zo kan de scrum master de workflow van het team doorlopend verbeteren.
De scrum master is een servant leader
Een scrum master is dus eigenlijk een facilitator van het scrum framework. Een belangrijk detail is om daarbij aan te geven dat de scrum master geen hiërarchische verhouding heeft met het team.
De scrum master faciliteert en coördineert en doet dit op basis van het concept servant leadership.
Servant leadership betekent dat je je als leider dienend opstelt aan het team. Je laat de teamleden vanuit hun eigen kracht werken.
Je zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle teamleden op het juiste moment over de juiste middelen beschikken om hun werkzaamheden zo goed mogelijk uit te voeren.
De verantwoordelijkheden van een scrum master
Agile en scrum draaien om zelfsturende teams. Toch is er binnen deze teams behoorlijk wat organisatie nodig om dit te bewerkstelligen. In een ideale wereld zou iedereen binnen het team alles perfect zelfstandig kunnen oppakken en bijvoorbeeld aan kunnen voelen wanneer het proces ontspoort.
Toch is de werkelijkheid weerbarstiger. In veruit de meeste scrum teams ligt de verantwoordelijkheid van de beheersing van het proces bij de scrum master. Dit zijn de grootste verantwoordelijkheden die een scrum master heeft volgens de scrum guide:
- Standups. De scrum master faciliteert de (dagelijkse) standup. Zo zorgt de scrum master ervoor dat er bijvoorbeeld geen scope creep plaats vindt of dat teamleden meer werk op zich nemen dan ze kunnen. Daarom helpt de scrum master met het schatten van taakgrootte en het uittekenen van subtaken.
- Sprint reviews. Hier verzamelt de scrum master de feedback en zorgt dat iedereen dit teruggekoppeld krijgt.
- Retrospectives. De scrum master verzamelt in de retrospectives de verbeterpunten en actiepunten voor de toekomstige sprints. Het verschil tussen een retrospective en een sprint review is een sprint review alleen met het team is en een ook met andere belanghebbenden (zoals de opdrachtgevers). De retrospective zelf wordt in de regel echter voorgezeten door de product owner.
- Scrumboard beheer. De scrum master zorgt dat alle kaarten op het scrum bord op orde zijn. Iemand moet het doen. Het makkelijkste is wanneer één iemand dit. Hiervoor gebruikt de scrum master vaak een organisatorische tool met een scrum board view. Wrike is een veelgebruikte tool door scrum masters om het scrum board te beheren.
- 1-on-1's. De scrum master spreekt de teamleden individueel wanneer nodig. Zo kan de scrum master problemen oplossen tussen de teamleden als die er zijn. Let wel, niet elke scrum master doet dit. Veel scrum masters kiezen ervoor om alles in de openheid te bespreken en dus ook mogelijke problemen aan te kaarten. De standup of de retrospective zijn hier goede momenten voor.
- Advies binnen het team. In lijn met veel van de voorgaande punten wordt er van scrum masters ook verwacht dat zij het scrum team adviseren om tot een beter proces te komen. Denk hierbij ook aan het oplossen van impediments, dat zijn problemen die het proces vertragen.
- Rapportage en verslaglegging. De scrum master zorgt ervoor dat er een tijdige stand van zake is. Dit betreft alles wat het team draaiende houdt. Denk hierbij aan het bijhouden van het scrumboard met taken, de budgettering en andere verslaglegging die bij het project komt kijken.
Samengevat faciliteert de scrum master alle overleggen, het timemanagement en zorgt de rol voor een goede projectorganisatie en administratie. Alles om het agile of scrum team zo goed mogelijk te laten draaien en waar mogelijk de workflow te verbeteren.
Heb ik een scrum master nodig?
Kan je ook scrummen zonder scrum master? In theorie wel. De gemiddelde scrum coach of trainer zou je wel vertellen dat je dan een “scrum-but” bent. Dat is een veelgebruikte term voor scrum teams zonder aangewezen scrum master. Die scrummen dan niet echt.
Toch is het je aan te raden om een scrum master aan te stellen. Zeker bij het starten van een scrum team zal het erg veel helpen dat er iemand bij te halen die precies weet wat er gebeurt.
In veel gevallen worden scrum masters dan ook als externe kracht tijdelijk ingehuurd bij de start van een scrum team. Deze experts zijn ervaren, hebben veel verschillende voorbeelden gezien en kunnen een startend scrum team ten minste op weg helpen.
Zodra het scrum team draait is het aan het team en de organisatie om invulling te geven aan de rol van scrum master.
Soms zal je zien dat één persoon de rol van scrum master telkens vervult. En soms zal de rol verdeeld worden over het team.
De rol van scrum master rouleert dan over het team en er is hier dan geen vaste persoon voor. Dan faciliteert bijvoorbeeld elke week een ander teamlid de daily standup meeting en dergelijke.
Dit werkt wel alleen goed bij de meer ervaren scrum teams.
Is een scrum master een full time rol?
Nee. In veruit de meeste gevallen is de scrum master’s rol bij de start van het team erg belangrijk. Dan gaat er behoorlijk veel tijd naar het coachen van de teamleden.
Op termijn zie je dat hier relatief gezien minder tijd voor nodig is. De rol van scrum master is vaak een nevenfunctie.
In sommige gevallen zijn er mensen volledig werkzaam als scrum master, maar dan zijn ze betrokken bij meerdere scrum teams.
Scrum master en de product owner zijn verschillende rollen
Het gebeurt geregeld dat de product owner ook de rol van scrum master ook op zich neemt in een scrum team. Dat voelt vanuit een meer traditionele opvatting van management waarschijnlijk redelijk logisch en organisch.
Om het scrum en agile gedachtengoed van zelfsturende teams tot z’n recht te laten komen is dit echter niet ideaal.
Hoe hoger de betrokkenheid van de product owner is bij het scrum team, des te beter. Deze betrokkenheid moet echter in lijn liggen met het vertalen van de klant behoefte.
Wanneer de betrokkenheid vervaagt tot het uitdelen van taken en het faciliteren van het team, dan kan dit voor problemen zorgen.
Verenig je deze verschillende rollen in één en dezelfde persoon, dan neem je een verhoogd risico op top down leadership, waarin het team minder verantwoordelijkheid neemt.
In een donker scenario leunt het team achterover en vertelt de manager hoe en wat er wanneer moet gebeuren. Dat is onwenselijk binnen scrum.
Daarmee liggen de rollen anders.
De scrum master is sterk gericht op het ondersteunen van het interne teamproces. De product owner spreekt met opdrachtgevers en andere stakeholders om de backlog zo voldoende te vullen.
De product owner moet dus de plannings cycli voorblijven en is ook veel meer extern gericht.
De scrum master en de projectmanager
De rol van een scrum master wordt ook vaak vergeleken met de rol van een projectmanager binnen een conventionele vorm van projectmanagement.
Zowel een traditionele projectmanager als een scrum master zijn verantwoordelijk voor het helpen van hun teams om het werk gedaan te krijgen.
Toch verschillende benaderingen en verantwoordelijkheden aanzienlijk.
De projectmanager bepaalt en volgt tijdschema’s en bijvoorbeeld mijlpalen en rapporteert over de voortgang richting alle stakeholders. Een goede visualisatie van de stakeholders zou kunnen helpen. Lees hier meer over de stakeholder matrix.
Vaak coördineert de projectmanager team top down. Dit doen projectmanagers vanuit een controlerend perspectief om de voortgang te kunnen monitoren en bij te kunnen sturen. De projectmanager is in veel gevallen ook eindverantwoordelijke voor het project.
Een scrum master is vaak één van de teamleden en faciliteert het teamproces. Daarmee is het uitgangspunt behoorlijk anders.
De scrum master is niet alleen eindverantwoordelijk voor het project. De teams zijn zelfsturend. Daarmee draagt het gehele team de verantwoordelijkheid voor de resultaten.
Wil je nog meer weten over de overeenkomsten en verschillen tussen een scrum master en projectmanager? Lees dan dit artikel.
Scrum masters binnen de gehele organisatie
Jouw organisatie moet volledig gecommitteerd zijn aan de scrum methodiek om een scrum master en de scrum methodiek tot z’n recht te laten komen.
Dit gaat verder dan je wellicht in eerste instantie denkt. C-level moet erin geloven, je klanten moeten ervoor open staan en de CFO of finance afdeling moet leren begrijpen hoe zij om moeten gaan met het budgetteren voor agile teams.
Een scrum team, in het bijzonder een scrum master, moet zich vrij voelen om de verantwoordelijkheden zo goed mogelijk in te vullen binnen de scrum methodiek.
Wanneer C-level grote druk uitoefent of zich bemoeit met het team kan de agile werkwijze in het geding komen.
Dit klinkt allemaal als een open deur, maar in de praktijk zie je talloze voorbeelden van bedrijven die grote initiatieven nemen op het gebied en scrum en agile introduceren zonder draagvlak of het juiste mandaat.
Is deze commitment er niet of onvoldoende? Dan kan je wel honderd scrum masters inhuren, maar zal de toegevoegde waarde minimaal zijn.
Welke tools gebruikt een scrum master?
Als scrum master is een groot deel van je verantwoordelijkheid de voortgang van het project en het samenwerken binnen het team faciliteren. Dit kan je op een A4’tje doen of een whiteboard.
Vandaag de dag zijn er echter enorm veel tools beschikbaar die scrum of agile werken ondersteunen.
Voor softwareontwikkeling wordt sinds jaar en dag geregeld Atlassian gebruikt. Zij zijn een gerenommeerde partij. Ze hebben onlangs Trello overgenomen om hun propositie verder te versterken.
Zelf ben ik een fan van Wrike. Zij zijn wat gebruik betreft van minder “heavy” dan Atlassian.
Wrike biedt een gebruiksvriendelijke en laagdrempelige omgeving voor een scrum master en een scrum team om samen te werken. Ook voor zeker voor teams die zich niet bezighouden met softwareontwikkeling.
Daarnaast integreert het naadloos met nagenoeg alle andere software (Microsoft Office, Google Work, Slack etc) die je ooit hebt gebruikt in teamverband.
Maak project planning en samenwerken gemakkelijk
✓ Goede takenmanager
✓ Gemakkelijk projecturen plannen
✓ Geen creditcard of aanbetaling nodig
Overweeg je een agile te gaan werken? Kijk dan vast naar Wrike. Het geeft je een goed beeld van de mogelijkheden van tools die je wil gebruiken als je agile of scrum gaat werken.
Lees hier onze hele Wrike review.
Hoe word je een scrum master?
Je hebt simpelweg twee routes: learn by doing en learn by training. In het eerste geval kan je een perfecte scrum master zijn, maar zal dit waarschijnlijk niet erkend worden.
De meeste mensen die vaker de rol van scrum master invullen zullen dan ook de een training afleggen en een certificaat halen.
Tijdens zo’n scrum training leer je de kern van scrum, de agile methodologie en de agile principes.
Daarnaast zal je leren hoe je bijvoorbeeld de bovengenoemde verantwoordelijkheden goed kan uitvoeren.
Je kan de trainingen in principe overal doen, de certificering raad ik je aan om te halen bij Scrum Alliance of Scrum.org.
Dit zijn de twee gerenommeerde partijen waar je een scrum master certificering wil halen.
De Scrum Alliance certificering
De Scrum Alliance is een non-profit organisatie met meer dan 500.000 gecertificeerde deelnemers wereldwijd.
Veel voorkomende certificeringen van de Scrum Alliance zijn:
- CSM – Certified Scrum Master
- CSPO – Certified Scrum Product Owner
- CSD – Certified Scrum Developer
- CSP – Certified Scrum Professional
De Scrum.org certificering
Scrum.org is opgericht door de grondleggers van de scrum methodiek, Ken Schwaber en Jeff Sutherland. Dit zijn ook twee van de drijvende krachten achter het agile manifesto.
Zij bieden de volgende “Professional Scrum Master” of PSM-certificeringen aan op drie niveaus:
- PSM I – deze scrummasters zijn getoetst dat ze scrum begrijpen zoals in de scrum guide beschreven en kunnen de concepten van scrum toepassen.
- PSMI II – deze scrum masters zijn getoetst dat ze scrum effectief kunnen toepassen in de praktijk.
- PSMI III – deze scrum masters hebben een diepgaand begrip van de toepassing van scrum en de scrum waarden, met name ook in een bredere organisatorische context.
