3 keer de stakeholder matrix: Power-Interest, 3d matrix & RACI

3 keer de stakeholder matrix

Bij scrum en agile projecten is een sterke stakeholder analyse van groot belang. Een belangrijk deel van een stakeholder analyse draait om inzichtelijk te maken hoe stakeholders zich tot elkaar verhouden. Dat kan het makkelijkste met een stakeholder matrix. In dit artikel geef ik je drie verschillende bekende varianten van de stakeholder matrix en ook nog een template voor jouw stakeholder matrix.

Laten we kijken naar de modellen!

Een stakeholder matrix?

Wanneer je dit artikel leest ben je waarschijnlijke op zoek naar dé stakeholder matrix. Helaas moet ik je teleurstellen: er is niet één stakeholder matrix. Er zijn vele versies.

Een stakeholder matrix is een eenvoudig, maar effectief model om stakeholders te analyseren.

Laten we eerst even kijken wat stakeholders precies zijn en waarom je ze wil analyseren.

Een stakeholder is een individu of organisatie die op een bepaalde manier betrokken is bij jouw project.

Denk hierbij aan de gemeente, management, klanten en dergelijke. Zij hebben allemaal op een verschillende manier te maken met jouw project. Ze kunnen jouw project waarschijnlijk op verschillende manieren beïnvloeden.

Daarom wil je vooraf in kaart brengen:

  • Wie je stakeholders zijn
  • Wat ze doen
  • Hoe ze invloed kunnen uitoefenen op je project
  • Wat hun motiveert.

Een stakeholder matrix is een visuele weergave van de stakeholders uitgesplitst over een twee karakteristieken die helpt de bovenstaande punten helpt in inzichtelijk te maken.

Zodra je de bovenstaande punten goed inzichtelijk hebt wil je namelijk een plan opstellen per stakeholder hoe je ze wil benaderen.

Wil je meer weten over de stakeholder analyse? Lees dan dit artikel over het stappenplan van een stakeholder analyse.

Waar bestaat een stakeholder matrix uit?

Hoe ziet een stakeholder matrix er dan uit? In veruit de meeste gevallen wordt er een grafiek getekend en verdeeld in vier kwadranten.

Op de Y-as (de verticale as) staat de eerste karakteristiek. Op de X-as (de horizontale as) staat de tweede karakteristiek.

De kwadranten zijn nu elk “hoog” of “laag” op één van de twee karakteristieken.

Ik noemde al dat er vele verschillende manieren zijn om een stakeholder matrix tegen elkaar uit te splitsen. Dit zijn de drie populairste:

  • De Power Interest matrix
  • De driedimensionale stakeholder matrix
  • De RACI matrix

Ik raad je aan om meerdere matrices in te vullen tijdens je stakeholder analyse. Het is uiteindelijk een exercities om een goed beeld te krijgen hoe de stakeholders zich tot elkaar en jouw project verhouden.

Meerdere matrices geven je simpelweg meerdere perspectieven.

In veel gevallen zal je aan twee of drie stakeholder matrices voldoende hebben om grip te krijgen op je stakeholders.

Geen zorgen, we staan later ook nog even stil bij een aantal andere stakeholder matrices.

De Power Interest Matrix

In een stakeholderanalyse zijn er twee karakteristieken veruit het meeste zeggen over de stakeholders. Power en Interest of, in het Nederlands, macht en belang.

Macht, in de context van jouw project, is het vermogen van een stakeholder om invloed uit te oefenen op jouw project. Bijvoorbeeld door het stil te kunnen leggen of verandering te kunnen eisen.

Belang, in de context van jouw project, is de mate van impact die jouw project heeft op de stakeholder. Dit kan zowel in positieve als in negatieve zin zijn. Denk bijvoorbeeld aan de bovenburen van een nieuw te maken kroeg. Zij zullen potentieel grote impact ervaren van de nieuwe kroeg onder hun huis.

De Power-Interest stakeholder matrix

Elk vlak in de matrix is nu dus een combinatie van hoog en-of laag op één van de twee variabelen.

Je krijgt dan de volgende combinaties:

Stakeholders met veel macht en veel belang bij jouw project
Hoog-hoog; rechtsboven

Dit zijn veruit de belangrijkste stakeholders. Ze zijn op een bepaalde manier enorm betrokken. Dit kan bijvoorbeeld de opdrachtgever of investeerder zijn. Je moet deze groep actief managen. Zij zijn wat stakeholder management betreft je VIP’s.

In de Power-Interest wordt dit vlak ook wel “key stakeholders” genoemd.

Stakeholders met weinig macht maar veel belang bij jouw project
Laag-hoog; rechtsonder

Dit zijn stakeholders die je vooral goed moet willen informeren. Ze kunnen naar verwachting maar weinig invloed uitoefenen op jouw project, maar je wil ze wel netjes geïnformeerd houden over de voortgang. In de Power-Interest matrix wordt dit vlak ook wel als “Keep informed” aangeduid.

Stakeholders met veel macht maar weinig belang
Hoog-laag; linksboven

Dit zijn de neushoorns onder de stakeholders. Je hebt in principe geen last van ze, zolang ze tevreden blijven. Geef ze echter geen aanleiding om ze te irriteren. Doe je dat wel? Dan kan dat verstrekkende gevolgen hebben voor je project.

Een typisch voorbeeld zijn overheidsorganisaties zijn. In de Power-Interest matrix worden zulke stakeholders ook wel gekenmerkt door de opmerking “Keep satisfied”.

Stakeholders met weinig macht en weinig belang
Laag-laag; linksonder

Dit zijn stakeholders waar je je eigenlijk niet druk om hoeft te maken. Besteed zo min mogelijk tijd aan hen.

Hou wel in de gaten of ze gedurende je project niet ineens op een andere plek terecht komen in je Power-Interest matrix.

Power-Interest stakeholder matrix met stakeholders erop

Nu kan je simpelweg ergens in de kwadranten jouw stakeholders gaan neerzetten.

Je krijgt dus bolletjes of puntjes. Sommige zullen bijvoorbeeld in het vak “minimal effort” vallen maar toch aanzienlijk meer macht hebben dan andere stakeholders in dit vak.

Hou in je achterhoofd dat dit een geen exacte wetenschap is, maar een inschatting.

3D stakeholder matrix

Een andere matrix, die voortborduurt op de Power-Interest matrix, is de driedimensionale analyse.

Je doet in principe hetzelfde als bij de Power-Interest matrix. Je beoordeelt de stakeholders naar hun macht en hun belang.

Nu voeg je daar echter nog aan toe hoe ze tegenover je staan. Dat doe je door het bolletje van een bepaalde stakeholder een kleur of grootte te geven. De kleur of de grootte van de bolletjes geeft dan ruimte voor een extra dimensie in je grafiek.

Hoe je die dimensie vervolgens invult, is aan jou. Er zijn natuurlijk duizenden karakteristieken te verzinnen die je eventueel wil opnemen.

Een veel gebruikte karakteristiek die als derde wordt gebruikt is de verhouding die de stakeholder heeft tot je project. Staan ze positief, negatief of neutraal tegenover het project?

de 3d stakeholder matrix voor stakeholder analyses

Dat kan je gemakkelijk aangeven met bijvoorbeeld de kleuren rood – oranje – groen. Lees hier het wetenschappelijk artikel over de 3d stakeholder matrix mocht je meer willen weten

Meer dan 3 dimensies in je stakeholder matrix?

Je kan nog meer dimensies toevoegen. Dat doe je door bijvoorbeeld de grootte van de bolletjes te laten verschillen en/of soms bolletjes te gebruiken en soms andere vormen (vierkantjes of driehoekjes).

Ik raad je het echter af om dit te doen, tenzij je al veel ervaring hebt met het maken en interpreteren van stakeholder matrices.

de 5d stakeholder matrix: niet meer overzichtelijk

Het doel van zo’n visualisatie is om iets complex inzichtelijk te maken.

Prop je er 5 of 6 karakteristieken in, dan wordt het lastig te interpreteren en mist zo’n matrix z’n doel waarschijnlijk.

De RACI matrix voor stakeholder analyses

Een derde matrix die je kan gebruiken voor je stakeholder analyse is de RACI Matrix. RACI staat voor:

  • Responsible -verantwoordelijk, voor het voor het werk dat te doen is
  • Accountable – verantwoordelijk, voor de uitkomsten van het werk
  • Consulted – voorzien van advies
  • Informed -geïnformeerd over de uitkomsten

Met het RACI-model schat je per projectonderdeel in hoe je stakeholders betrokken zullen zijn. Je doet dit doorlopend. 

De RACI matrix voor stakeholder analyse

Zo kan je dus zien of je een stakeholder bijvoorbeeld verantwoordelijk hebt gemaakt voor een deel van jouw project (denk aan het aanleveren van input). Of bijvoorbeeld of je een stakeholder al geïnformeerd hebt.

Je stakeholder matrix maken met Excel, PowerPoint of met een online tool

Om een stakeholder matrix te maken heb je maar weinig nodig dan de een gemiddeld “Microsoft office” pakket.

Een stakeholder matrix maken in Excel

Je kan er één in Excel maken. Je kleurt simpelweg de randen van een aantal cellen totdat je een matrix hebt en je vult deze in. Je KAN het in Excel doen, ik zou er echter niet voor kiezen. Het is toch wat rommelig en Excel is er eigenlijk niet voor bedoeld. Je kan ook wel figureren tekenen in Excel, al ben ik daar zelf geen fan van.

Een stakeholder matrix maken met PowerPoint

PowerPoint leent zich naar mijn mening al beter om een stakeholder matrix in te maken. Je kan gemakkelijk een groot vierkant tekenen en hier teksten, kleuren en andere vormen aan toevoegen.

Zo is ook het bijwerken van je stakeholder matrix geen grote opgave gedurende het traject.

Een stakeholder matrix maken met een online tool

Ik ben een groot fan van projectmanagement software die dit soort overzichten kan maken. Waarom? Je kan er overal bij, je kan het gemakkelijk met het team delen en iedereen kijkt en werkt altijd naar de laatste versie.

Daarnaast kan je meteen je hele project managen in zo’n tool. Ik vind het wat dat betreft bijna een no-brainer om een agile of scrum project in toegankelijke projectmanagement software te organiseren.

Wrike is zo’n stukje software. Het is enorm flexibel en je maakt er in een paar klikken een stakeholder matrix mee. Die kan je vervolgens ook weer gebruiken en bijhouden in je project. Net als bijvoorbeeld je userstory development of je sprint in de Kanban borden.

De software werkt op basis van een freemium model. In tegenstelling tot veel gratis tools krijg je bij Wrike een berg aan gratis features waar je voor een simpel project al genoeg aan hebt.

Zo hebben ze een plug & play template voor stakeholder management die je kan gebruiken.

Besluit je echter dat je meer wil? Dan heb je voor een paar euro per maand al je projectmanagement gecovered.

Mocht je graag meer weten over Wrike? Lees dan vooral ook onze Wrike review. Hier zoomen we in op de belangrijkste mogelijkheden en functionaliteiten van Wrike.

Andere modellen en matrices voor stakeholder analyse

In het begin van het artikel gaf ik je al aan: er zijn meerdere wegen naar Rome. Er is een veelvoud aan modellen en variaties binnen deze modellen die je kan toepassen.

Een aantal andere modellen die ook wel gebruikt worden staan hieronder:

  • Stakeholder Engagement Assessment Matrix. Hiermee beheer je als Product Owner je stakeholders gedurende de uitvoering van je project. Je labelt simpelweg de stakeholders afhankelijk van hun betrokkenheid bij het project van “unaware”, dat vertaalt zich naar niet op de hoogte, naar “leading”. Leading vertaalt zich naar actief betrokken in het succes van het traject.
  • Stakeholder Analysis Matrix. Hier zet je in elke rij een stakeholder en in elke kolom een karakteristiek van de stakeholder. Power en Interest vallen hier vaak ook onder, maar je kan nog meer aangeven. Het grote voordeel: je ziet per stakeholder veel karakteristieken. Het grote nadeel: het visualiseert de ordergrootte van de stakeholders ten opzichte van elkaar niet echt.
  • Stakeholder Influence Grid. Deze matrix lijkt erg veel op de Power-Interest matrix. Hier zet je echter de het belang van een stakeholder voor je project af tegen hun commitment. Dit resulteert in vier categorieën waarin de stakeholders vallen.

Samengevat: stakeholder matrices helpen je jouw stakeholders begrijpen

Ok er zijn dus meerdere mogelijkheden om stakeholders met elkaar te vergelijken. Je kan verschillende karakteristieken aan ze toekennen en ze op verschillende manieren tegen elkaar afzetten.

Het belangrijkste is dat je een goed gevoel krijgt van jouw stakeholders en dat je goed weet hoe ze bij je project betrokken zijn.

De krachtigste twee modellen zijn, wat mij betreft de Power-Interest matrix en de RACI matrix. Vul deze twee in en je zal in de meeste gevallen voldoende inzicht hebben voor jouw project.

Mocht je vragen hebben over een stakeholder matrix of een stakeholder analyse, laat gerust een berichtje achter. Dan probeer ik je te helpen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.