Handleiding voor het kiezen van planning software in 2024
Planning software is iets waar elk bedrijf mee te maken heeft. Het is een belangrijk onderdeel van praktisch elk bedrijf. Zowel kleine bedrijven, ZZP’ers als multinationals gebruiken planning software bij projecten.
Er zijn veel aanbieders van planning software die handige planning tools ontwikkelen om projectmanagement gemakkelijker te maken. Maar, hoe kies je nu projectplanning software? En, waar moet je allemaal rekening mee houden?
In dit artikel leg ik je uit waar je allemaal op moet letten en waarom.
Wil je meteen aan de slag? Ga dan naar ClickUp. De beste planning software van dit moment en nummer 1 in onze top 5 planning tools.
Lees hier trouwens meer over planning software in algemene zin.
Planning software: de keuze is reuze
Er zijn duizend-en-één aanbieders van planning software. Ben je geen experts in planning software? Dan zal het aanbod je al snel laten duizelen.
Aanbieders gooien je dood met opties en proberen je door het mixen van hun eigen verzonnen termen en buzzwords verder in verwarring te brengen.
Als klap op de vuurpijl integreren praktisch alle grote systemen met elkaar.
Jij dacht twee alternatieven oplossingen gevonden te hebben voor jouw probleem waar je uit ging kiezen?
Nu zeggen zij echter dat hun planning software perfect in elkaars verlengde ligt en je allebei nodig hebt.
Eerlijk is eerlijk.
Ik heb jarenlang verschillende planning tools gebruikt. Zelfs ik ben soms nog in de war welke een planning tool nu precies welke meerwaarde biedt ten opzichte van de andere duizend.
En dan hebben we het nog niet eens gehad over de totaal onvergelijkbare pricing of prijsstelling van de planning software.
Samengevat kan het kiezen van de juiste tool kan praktisch niet zonder begeleiding. Er is geen “one size fits all” oplossing. Daarom help ik je hierbij.
We gaan in dit artikel een aantal onderwerpen verkennen rond planning software en planning tools. Ik leg je per onderwerp uit hoe ik vind dat je ernaar moet kijken wanneer je een keuze wil maken.
Laten we beginnen met een aantal vragen die je jezelf sowieso moet stellen wat mij betreft.
Heb ik planning software überhaupt nodig?
Wil je je leven makkelijker maken? Wil je sneller en meer gestructureerd samenwerken? Wil je kosten beter beheersen? Dan is het antwoord ja.
In principe kan je projecten uitvoeren zonder planning software.
De Notredam, het Empire State Building en onze eigen Deltawerken zijn een paar voorbeelden van aardig geslaagde projecten waar geen planning software gebruikt is.
Al verwacht ik dat er veel meer tijd (en moeite) gegaan is naar het planningsproces dan dat vandaag de dag nodig was geweest.
In principe zou je met planning software projecten sneller en beter moeten kunnen uitvoeren dan zonder. Daarmee is het kiezen voor planning software in principe een no-brainer.
Het verdient zich ruimschoots terug in veruit de meeste gevallen.
Dus in algemeenheid: je bent beter af met planning software dan zonder.
Welke functies heb ik nodig?
Je kan het aantal opties al behoorlijk veel inperken als je weet welke functies je echt nodig hebt om je project te draaien.
Je kan je voorstellen dat een bouwbedrijf een andere behoefte heeft dan een IT-bedrijf dat software ontwikkeld.
Maak daarom een lijst met alle functionaliteiten waarvan jij vindt dat die erin moeten zitten.
Deze lijst met “must haves” wordt de kern van je zoektocht.

Alleen aanbieders die de functionaliteiten op deze lijst bieden komen in aanmerking.
Om je wat inspiratie te geven: hieronder staan veel gevraagde functionaliteiten:
- Gantt chart tool. Met een Gantt chart kan je gemakkelijk een project over de tijd inzichtelijk maken.
- Stakeholder management tool. Hiermee kan je alle betrokkenen om en rond jouw project in kaart brengen en op de juiste manier managen.
- Mogelijkheid tot samenwerken. Een project doe je vaak met meerdere mensen. Die moeten bij dezelfde informatie kunnen.
- Kanban view. Kanban is een veelgebruikte visualisatie wijze. Dit wordt veel gebruikt bij scrum en agile projecten.
- Workflow Management. Een groot deel van project management is takenlijsten die afgevinkt moeten worden. Goed workflowmanagement helpt hierbij.
- Analytics en rapportage modules. Je wil je progressie in je project op een laagdrempelige manier inzichtelijk kunnen maken voor jou, voor je team maar ook voor je opdrachtgevers.
- Integraties met andere systemen. Veel planning software is te koppelen met bekende en minder bekende andere software. soms kan je zo beide delen krachtiger maken.
- Project portfolio beheer. Met portfoliobeheer kan je in één oogopslag zien hoe alles ervoor staat. Handig wanneer je meerdere projecten managed.
- File manager. Je ontkomt er niet aan om bestanden met elkaar te delen. Een goede filemanager helpt hierbij.
- Timetracking. Het kan erg handig zijn om ook urenregistratie mee te nemen in de planning software. Zo kan je bij projecten snel zien hoe de realisatie verloopt en hoeveel uur er al in het project gemaakt is door verschillende teamleden.
Naast een je lijst met “must have” functionaliteiten raad ik je aan om nog een lijst te maken met “nice to have” functionaliteiten.
Op de “nice to have” lijst staan alle functionaliteiten die je wel handig zou vinden, maar niet noodzakelijk zijn.
Denk hierbij aan bepaalde integraties of de mogelijkheid om bepaalde dingen te kunnen automatiseren en dergelijke.
Dit zijn allemaal mooie extra’s. Die maken wellicht uiteindelijk het verschil in een keuze tussen twee planning tools, maar je kan in principe zonder deze functionaliteiten.
Je ziet dat het grote aanbieders van planning software de meest bekende “must haves” allemaal op een bepaalde manier wel bieden. Zij proberen zichzelf sterk te positioneren door te focussen op nice to haves.
Ik raad je aan om tijdens het testen van de software met name te letten op de kwaliteit van de “must haves” in plaats van de extra’s.
Hoe moet de planning software te benaderen zijn?
In veruit de meeste gevallen zijn planning tools tegenwoordig online beschikbaar via een webpagina. Daarnaast hebben bijna alle grote planning software ook wel apps om ook via je mobiel of tablet de planning te kunnen bijwerken of inzien.

De meeste planning tools zijn ontworpen met een “desktop-first” benadering. Dat wil zoveel zeggen als dat tablet en telefoon op de tweede plek komen.
In veel gevallen zijn de apps net wat minder dan de desktop tool zelf.
Als je verwacht dat jij of jouw projectteam met name op tablet of telefoon gebruik gaan maken van de planning software, dan kan het geen kwaad om hier ook echt je onderzoek op toe te spitsen.
Zo heb je duizenden voorbeelden in bijvoorbeeld de logistiek waarbij tablets of andere handhelds gebruikt worden. Dan is een “desktop first” tool misschien niet de handigste.
Moet er enorm veel gerekend worden?
Dan kan een offline planning tool op een laptop of zware computer misschien uitkomst bieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan scenario tooling.
Al moet ik zeggen dat ook dat soort planning software steeds vaker “gewoon” via de cloud gedraaid wordt (zoals wij bij mijn bedrijf Devise bijvoorbeeld ook zelf doen).
In hoeverre moet de planning software geïntegreerd worden?
Elk bedrijf werkt met tientallen software tools. Van Microsoft Word tot complexe sector specifieke oplossingen en alles ertussen in.

Veel van deze systemen hebben een eigen nut en noodzaak. Bijvoorbeeld boekhoudpakketten.
Het kan bij een groot project erg handig zijn als je dit direct kan integreren zodat project uren direct goed worden geboekt.
Zijn er dan geen alleskunners?
Mijn mening: nee, op dit moment niet.
De vraag is ook of je dat moet willen. Het is in veel gevallen lastig een oplossing te maken die voor alles binnen je organisatie goed werkt.
Dat betekent dus dat integraties tussen systemen je oplossing zijn.
In sommige gevallen zal je zien dat bijvoorbeeld urenregistratie zowel in de boekhouding kan als in de planning tool. Dan is het aan jou om daar een keuze in te maken.
In zo’n keuze is het belangrijk om goed te inventariseren wat de implicaties zijn.
Een goede manier om dit te testen is door bij een klein team een pilot te doen.
Dan zie je daarna meteen waar iedereen tegenaan loopt.
Hoe belangrijk is de uptime voor bij planning software?
Veel planning software is tegenwoordig aanwezig via de cloud.
Je kan je voorstellen dat het dan ook kan gebeuren dat de planning software niet beschikbaar is door een fout of door bijvoorbeeld een verkeerde update van hun kant.

De vraag is hoe belangrijk dit is.
Ik gebruik mijn favoriete planning tools dag in dag uit.
Mocht ik de planning tool 5 minuten niet kunnen omdat ze een storing hebben is dat in principe geen punt.
Natuurlijk ben ik dan even pissig en verstoort het mijn gebruikerservaring, maar de impact op de bedrijfsvoering is minimaal.
Er zijn planning software waar bedrijven echt enorm afhankelijk van zijn. Denk bijvoorbeeld aan software die draait in verkeerstorens, in ziekenhuizen of op de 112-meldkamer).
Dit zijn in veel gevallen tools die helpen bij capaciteitsplanning. Dat is net weer wat anders dan projectplanning software je biedt.
Uptime is belangrijk, maar of je nu een uptime garantie krijgt van 99,9% of 99,99% zal in de meeste gevallen niet uitmaken.
Dat is natuurlijk anders wanneer je een grote e-commerce website hebt. Verwar het dus niet met uptime voor webhosting.
Hoe belangrijk is de het gebruiksgemak van planning software?
Wat mij betreft is gebruiksgemak bij planning software echt enorm belangrijk. Je werkt veel met planning software. Dag in dag uit als het goed is.
En niet alleen jij, maar ook de meeste van je collega’s en misschien zelfs wel klanten.
Snel en gemakkelijk taken kunnen plannen en zaken kunnen loggen zijn echt belangrijk.

Gebruiksgemak bestaat eigenlijk uit twee verschillende aspecten: de gebruikersinterface (user interface) en de snelheid. Samen vormt dat je “UX” of “user experience”.
De gebruikersinterface (user interface)
Je wil voorkomen dat mensen wekenlang aan het zoeken zijn naar simpele functionaliteiten. Alles moet intuïtief aanvoelen en uitnodigen tot gebruik.
In sommige gevallen helpt een gebruikerstraining. Echter, na een paar weken minder gebruik zal het voor de meeste gebruikers weggezakt zijn.
Daarom geldt: hoe intuïtiever hoe beter.
Dit kan soms een uitdaging zijn. De tools bieden vaak veel integraties en functionaliteiten.
Dat kan ten koste gaan van de gebruikerservaring.
Aan de andere kant zie je dat hele simpele planning tools met een hoge gebruikerservaring misschien weer op andere vlakken te kort schieten.
Er zijn gelukkig genoeg leveranciers die hier een balans in weten te vinden.
Zo is de planning tool dan geschikt voor de grootgebruikers, maar ook voor de minder ervaren projectdeelnemer die een klein project wil managen.
Deze aanbieders investeren dan ook heftig in hun UX van hun planning software.
Dit om het allemaal net wat beter te maken.
Doordat grote planning tools duizenden dagelijkse gebruikers, hebben kunnen zij goed doormeten wat werkt en wat niet werkt voor gebruikers.
Daar leren ze weer van en passen het aan.
De snelheid van de planning software
Je hele user interface kan fantastisch zijn, maar wanneer je per klik of actie een seconde of meer moet wachten raak je snel gefrustreerd.

Een concreet voorbeeld hiervan is het bekende CRM-systeem Hubspot (let op: geen planning software).
Het is een gigantisch product waar je enorm veel mee kan. Echter, op één of andere manier is het gewoonweg niet echt snel.
Hierdoor voelt het alsof het je remt in je gebruik.
Net als een trage website wil je geen trage planning tool. Het irriteert je.
Hoe komt de snelheid van planning software tot stand?
Er zijn meerdere redenen die al dan niet tegelijkertijd voor een tragere gebruikerservaring kunnen bieden.
Een grote reden is de complexiteit van het product.
Een zware planning tool met enorm veel opties die in de cloud draait kan simpelweg meer geheugen vragen.
Dit is wat zwart wit en je kan (en moet) hier als software developers veel aan werken door zaken slimmer te laden en aan te roepen en zo de interactie tussen de front- en backend te optimaliseren.
De meeste developing teams zijn doorlopend bezig met het optimaliseren van de snelheid door zaken slim in te laden en code te versimpelen.
Een andere reden voor lagere snelheid is dat ze je gewoonweg “achteraan” in de rij zetten voor beschikbare server capaciteit.
Zeker bij goedkope of sommige freemium tools valt te beargumenteren dat ze misschien minder serverruimte toebedelen.
Is het dan toevallig druk? Zijn er veel mensen die op hetzelfde moment in de planning tool werken? Dan gaat dit ten koste van de snelheid voor iedereen.
Als laatste heeft de locatie van jou ten opzichte van de servers ook nog impact.
Staan de servers van de planning software in bijvoorbeeld de VS?
Dan moet jouw klik eerst nog even de Atlantische oceaan over en het resultaat terug dezelfde oceaan over naar je scherm.
Dat kost je meer tijd dan dat datacenter om de hoek.
Wat kan je concreet aan een trage planning tool doen?
Niet gek veel.
Mocht je nou echter jouw perfecte planning tool gevonden hebben, maar deze is traag?
Dan raad ik je aan om hun technische support te benaderen om te kijken of zij van hun kant iets voor je kunnen betekenen.
Misschien kunnen ze aan hun kant het e.e.a. instellen zodat je bijvoorbeeld op andere servers of een andere server locatie kan zitten met jouw app.
Kunnen of willen ze je niet helpen?
Dan raad ik je toch aan verder te zoeken.
In veel gevallen gebruiken aanbieders van planning software snelheid niet als een belangrijke eigenschap in hun verkoop communicatie
Voor mij is dit echter één van de belangrijkste punten.
Hoelang doe ik erover om de planning software aan de praat te krijgen?
Een ander belangrijke afweging is de tijd die het kost om een project te kunnen plannen in de software. Is dit plug en play? Of moet er nog veel voorwerk gedaan worden?

Als kleine organisatie (tot 10 man) zal het je met wat vallen en opstaan moeten lukken om binnen een week jezelf te organiseren. Je implementeert planning software redelijk vlot.
Als grotere organisatie is dit een stuk complexer en moet je hier meer tijd voor rekenen.
Dan kan zo’n implementatie zo maanden voorbereiding vragen en misschien een doorlooptijd van meer dan een jaar hebben.
Daarnaast moet iedereen nog gewend raken aan het werken met deze software en je komt ongetwijfeld nog punten tegen waar je tegenaan loopt.
Heb je dus hele specifieke eisen of ben je een grote organisatie?
Dan kan het helpen om jezelf vooraf goed te verdiepen in de implementatie.
Tip: zoek gebruikers van de software op die vergelijkbaar zijn met jouw organisatie.
Vraag hen simpelweg eens hoe zij het geïmplementeerd hebben. Ben je niet hun grootste concurrent? Dan gok ik dat de meeste wel het e.e.a. over willen vertellen.
De aanbieder van de planning software wil vaak ook wel helpen met een slaan van zo’n brug.
Ook werken de grotere aanbieders samen met consultancy partijen die je organisatie kunnen begeleiden bij de implementatie van zo’n planning tool.
Dit is wel belangrijk want als je een mooie tool koopt, maar je implementeert deze verkeerd, dan heb je er praktisch niets. Dan gooi je je geld weg.
Templates en sjablonen in planning software, wat moet ik hiermee?
Veel planning software pochen met de handige templates en sjablonen die standaard meegeleverd worden.
Zo zou jij en jouw team namelijk een vliegende start kunnen maken en hoef je zelf niet meer na te denken over wat je eigenlijk doet. Handig toch?
Ik ben in 99 van de 100 gevallen teleurgesteld in de kwaliteit van templates en sjablonen.
Het is het vaak gewoon “net niet”. Vraag je zelf maar eens af hoe vaak je de templates van Word, Powerpoint of Excel succesvol gebruikt hebt.
Waarschijnlijk is je antwoord: weinig tot nooit.
Mijn conclusie: de meeste templates en sjablonen zijn in elkaar gezet door mensen die jouw praktijk en behoefte uiteindelijk niet (voldoende) begrijpen.
Daardoor bieden de “standaard templates” niet voldoende aansluiting bij wat je zoekt.
Wat bieden templates en sjablonen dan wel?
Een mooie showcase voor de leverancier van planning software en een bron van inspiratie voor jouw eigen configuraties of inrichting.
In een afweging om planning software aan te schaffen zou ik het aantal sjablonen dat standaard wordt meegeleverd in ieder geval echt een echte nice to have zien en niets meer.
In sommige planning tools zie je wel dat templates en sjablonen gedeeld kunnen worden met de community.
Heb jij dan een goed template of sjabloon gemaakt? Dan kan je die beschikbaar stellen voor alle andere gebruikers.
Daar geloof ik zelf in principe meer in. AL moet je die waarschijnlijk alsnog aanpassen voor jouw situatie.
Hoe schaalbaar moet je project planning software zijn?
Veel planning software is generiek, in die zin dat je er een miljoenenbedrijf op kan aansluiten, maar ook als ZZP’er mee kan werken.
Het is echter wel handig om groei ambities in je achterhoofd te houden.
Een mooi voorbeeld hiervan vind ik Trello. Zij zijn enorm populair en je kan er veel mee wanneer je kleine projecten draait of ZZP’er bent.
Maar als een bedrijf met groei ambities zou ik Trello afraden.
De doelgroep van Trello is simpelweg gericht op een andere gebruikersbehoefte. Die van de kleine gebruiker. Je ziet dat ook terug in Trello uiteindelijk.
Welke ondersteuning bij planning software mag je verwachten?
Ondersteuning bij planning software zie je in veel verschillende vormen.

De meest voorkomende service kanalen van planning software zijn:
- Kennisbank of “knowledge base”. Dit is een plek waar zij allerlei artikelen en uitleg delen over hun tool of je inspireren met het “perfecte” gebruik.
- Video tutorials. Hier leggen ze vaak functionaliteiten uit, bijvoorbeeld het maken van een Ganttchart.
- In-app uitleg en hints. Voor als je even niet meer weet hoe iets werkt, dan vind je hier snelle uitleg
- Ticketing systemen. Waar je vragen of bugjes kan aangeven bij de klantenservice
- In-app chat. Waar je direct met servicemedewerkers kan chatten.
Ben je een kleiner bedrijf, startup of ZZP’er, dan moet je het vaak hiermee doen. In die zin gaat “what you pay is what you get” op.
Klantenservice is verschrikkelijk duur voor bedrijven en ben je een kleine betalende klant, dan kan je niet verwachten dat je een vijf sterren service ontvangt. Dat kan vaak gewoonweg niet uit.
Ben je een grotere organisatie? Dan is er veel meer mogelijk. Dan zie je eigen “customer success manager” voor je klaar staan om je rte helpen zo veel mogelijk uit de planning tool te halen.
Hoe belangrijk is ondersteuning bij planning software nou precies?
Werk je met de planning software maar maak je geen gebruik van de integraties?
Dan is mijn ervaring dat je in de meeste gevallen eigenlijk geen beroep zal hoeven doen op de klantenservice.
Integraties kunnen de wereld wel wat complexer maken soms.
Een goede kennisbank is daarbij natuurlijk wel een vereiste. Gelukkig hebben praktisch alle grote aanbieders dat.
Het kan overigens nooit kwaad om vooraf in je oriëntatie deze goed te bekijken. Let dan even op de kwaliteit van de artikelen in de kennisbank.
Wanneer je half bakken artikelen vind van 100 woorden moet je je afvragen of ze je echt gaan helpen met jouw complexe vraag.
Ook is het verstandig om te letten op de datum van de artikelen.
Een goede kennisbank of knowledge base heeft actuele artikelen.
Planning software wordt veelal doorlopend uitgebreid en aangepast. Kennis artikelen lopen daarmee het risico dat ze snel achterhaald zijn.
Mocht je toch een vraag moeten stellen, hou er dan rekening mee dat de meeste planning software je “tickets” laat aanmaken en je niet direct met een klantenservice kan bellen bijvoorbeeld.
Ook moet je er rekening mee houden dat de gemiddelde servicemedewerker je vaak alleen maar met de “basics” kan helpen.
Bereid je voor om bij complexe vragen langs verschillende support medewerkers gestuurd te worden.
Blijf in dat geval doorvragen.
Als grote organisatie kan het gebruik en implementatie van een planning tool al snel complex worden.
In dat geval heb je vaak wel een direct contactpersoon waar je van mag verwachten dat ze er alles aan doen om jouw gebruik een succes te maken.
Dus samengevat: ondersteuning is niet echt nodig als je een kleine organisatie bent.
Ben je grote organisatie, dan kan je eigenlijk niet zonder.
Planning software prijzen: hoeveel mag planning software kosten?
De gemiddelde Nederlander wil dit natuurlijk eigenlijk als eerste weten. Wat kost het?

In veel gevallen wordt planning software aangeboden per “seat”. Dat betekent dat je per gebruiker een bepaald bedrag betaald.
Je kan vaak per maand of per jaar betalen. Betaal je per maand, dan zal het bedrag wat hoger liggen dan wanneer je een jaar vooruit betaald.
Je ziet hier ook veel variaties van, waar je bijvoorbeeld per vijf gebruikers of minimaal “x” gebruikers hebt.
Vaak heb je een soort starters pakket of pakket voor kleine bedrijven en ZZP’ers, een pakket voor veel gebruikers en middelgrote bedrijven en een pakket voor grote organisaties.
In het laatste geval worden er vaak tussen de planning software leverancier en de klant onderhandelingen gevoerd en komt er vaak ook een deel consultancy bij kijken.
Denk aan de implementatie en het leggen van de juiste koppelingen en dergelijke.
Ook heb je in veel gevallen een gratis account om te proberen. Hier kan je dan met beperkte functionaliteiten aan de slag.
Die kan je gebruiken om een eerste indruk te krijgen van de planning tool.
De prijzen van de planning software zelf
De meeste aanbieders werken op basis van een SaaS-model en doordat ze veel klanten hebben kunnen ze de prijzen redelijk betaalbaar houden.
Prijzen van boven de 20 euro per seat per maand zal je maar weinig tegenkomen.
Het echte “prijsvechten” zie je de slag om startups en nieuwe gebruikers. Die kunnen natuurlijk nog hard groeien.
De leveranciers vinden het geen probleem om jou als nieuwe of kleine gebruiker in het begin lichtelijk te subsidiëren.
Halen ze nu gebruikers binnen tegen een laag bedrag, dan is de hoop dat de behoefte verder doorontwikkeld en ze langzaamaan meer zullen gaan betalen.
Veel tools bieden daarom hun diensten op basis van een freemium model aan of met het eerste jaar een fikse korting.
De vraag is of de prijs nu echt belangrijk is in de afweging.
In de meeste gevallen zal ik je aanraden een tool te kiezen die perfect past bij je behoefte.
Als het goed is betaald project planning software zichzelf gemakkelijk terug. Ook een relatief dure.
Ik verbaas me soms dan ook over de focus op pricing van een paar euro meer of minder tussen vergelijkwaardige tools.
Naar mijn mening is de prijsstelling niet perse rationeel. Een duurdere tool betekent niet per definitie een betere tool. Al helemaal niet voor jouw specifieke behoefte.
Zorg dat planning software bij jouw past en let niet zo op de prijs.
Samengevat: kies weloverwogen wat bij jouw situatie past en let minder op pricing
Uiteindelijk komt de keuze van planning software er volgens mij op neer dat je goed in moet zoomen op je eigen behoefte.
Breng dus eerst goed in kaart wat echt belangrijk is voor jou wanneer het op functionaliteit aan komt.
Kijk daarna naar de overgebleven leveranciers en test hun UI/UX uitgebreid. Dat kan vaak via een freemium model of een tijdelijke demo.
Check voor jezelf nog even of klantenservice belangrijk is en of de prijs van de tool in een orde grootte ligt die je kan en wil betalen.
Dan ben je er!
Mocht je hulp nodig hebben met kiezen, laat dan gerust hieronder een berichtje achter en ik denk mee.
Heb ik iets gemist in het artikel, laat dat dan ook vooral weten, dan voeg ik dat nog toe.
Ook interessant
De beste video bewerking software van 2025
FlexClip review: elegant, boordevol features, en gebruiksvriendelijk
Wat is ChatGPT en waarvoor kun je het gebruiken?
Atlas VPN review: veilig, snel, en een genereuze gratis versie
De 5 beste planning software van 2025
Asana review: krachtig en veelgebruikt