Wat is planning software? De voordelen en nadelen

wat is planning software?

Planning software helpt jou als individu maar ok hele organisaties om zich te organiseren. Planning software komt tegenwoordig in duizend-en-één soorten en maten. Des te belangrijker om eens goed in te zoomen op het onderwerp. In dit artikel leg ik uit wat welk type planningen je tegenkomt, wat planning software is, wat de voordelen zijn en waar je op moet letten bij een keuze.

Laten we beginnen!

Wat is een planning?

First thing first. Laten we even stil staan bij wat een planning precies is. Plannen betekent volgens het dikke van Dale “werkzaamheden voorbereiden” en een planning is een “uitgewerkt werkplan”. Een plan is dat weer een “opzet of een voornemen” of een “uitgewerkt raamwerk of schema van economische of ruimtelijke ordening”.

Dat blijft natuurlijk erg vaag. In het Engels kwam ik een definitie tegen die iets meer duidelijkheid biedt:

“Planning is the act or process of making or carry out plans, specifically the establishment of goals, policies and procedures for a social or economic unit”

Vrij vertaald is planning de activiteit waarin je doelen, procedures en afspraken met elkaar vastgelegd.

Zoals je je kan voorstellen zijn planningen dus overal en kan je in duizenden soorten of maten maken.

Een financiële planning van een corporate, een planning in de bouw of de planning van een schoolrooster vallen hier in principe allemaal onder.

Er is daarom ook geen “one size fits all” planning. Planningen zijn nagenoeg altijd uniek voor de context waarin ze worden opgesteld.

Ook zit er nagenoeg altijd een mate van onzekerheid in. Soms worden er daarom verschillende scenario’s opgenomen om te kijken wat er gebeurt om daar op voorbereid te zijn. Denk bijvoorbeeld aan verschillende omzet scenario’s in een begroting.

Als laatste hebben heeft een planning een bepaald aggregatieniveau. Dit is afhankelijk van het type planning, de context en het tijdspad.

Zo kan je je voorstellen dat tot drie cijfers achter de komma uitwerken hoe kosten er over 3 jaar uitzien misschien niet relevant is.

In andere gevallen kan je die precisie wel willen.

Dus samengevat, planningen:

  • Zijn activiteiten om richting te geven aan de toekomst
  • Zijn nagenoeg altijd uniek voor hun context
  • Hebben vaak een element van onzekerheid
  • Hebben een bepaald aggregatieniveau
  • Hebben als doel om iets te communiceren aan de betrokkenen

In de regel zie je verder drie categorieën planningen voorbij komen:

  • Doorlopende planning. Hier wordt dus continu ingespeeld op vraag en beschikbare capaciteit. Denk aan het rooster van bijvoorbeeld de bediening van een restaurant.
  • Jaarplanningen. Hier worden strategische en operationele plannen samengenomen en wordt er gekeken naar de doelen, acties en verantwoordelijkheden. Denk hierbij aan het jaarplan van een business unit of een bedrijf.
  • Project planning. Projectplanning bepaalt de omvang, de risico's en de middelen die nodig zijn om een project op te leveren. Bijvoorbeeld de verbouwing van een restaurant.

Wat is planning software of een planning tool?

Nu we weten wat een planning is, laten we kijken naar planning software en planning tools.

Planning software kan een krachtig hulpmiddel zijn om projecten en resources te organiseren op een handige manier.

Je kan ermee inschattingen maken richting de toekomst of projecten uitplannen in taken met bijvoorbeeld verschillende deadlines en verschillende verantwoordelijken.

Zoals er duizend-en-één soorten planningen zijn, zijn er ook duizend-en-één softwareoplossingen om planningen mee te maken.

Sommige planning tools zijn heel duidelijk toegespitst op bijvoorbeeld roostering van personeel of op het maken van een financial planning.

Andere bieden juist een lege infrastructuur waar je alle mogelijkheid krijgt om gemakkelijk planningen en projectmanagement mee uit te voeren. 

Vroeger waren dit vaak lastige oplossingen. Vandaag de dag werken praktisch alle planning tools als browser oplossing en zijn ze gebruiksvriendelijk echt gebruikersvriendelijk.

Deze planning tools kan je dan zo configureren dat het perfect aansluit bij jouw project.

Verder heb je planning software die ondertussen erg veel bieden op erg veel vlakken. Het Nederlandse AFAS is zo’n grote partij die je bij bijna alle grote Nederlandse bedrijven tegenkomt.

Als laatste heb je dan nog grote voorraadsystemen. Dit zijn ERP “Enterprise Resource Planning” systemen.

Daar gaat het om het zware werk zoals voorraadbeheer en dergelijke (al kan je die ook weer voor allerlei andere dingen gebruiken).

Goed. Samengevat komt planning software in allerlei verschillende geuren, kleuren en smaken. Voor ieder wat wils dus. Nu alleen nog de juiste match vinden.

Wat mag je van elke project planning software verwachten?

Voor nu laten we roostering tools en financiële planning software even buiten beschouwing en richten we ons op de meest gebruikte software: planning software.

In dit soort planning software mag je tenminste de volgende functionaliteiten verwachten:

  • Gantt chart tool. Met een Gantt chart breng je activiteiten en doorlooptijden van een project gemakkelijk in zicht
  • Stakeholder management tool. Stakeholders zijn alle betrokkenen bij een project. Lees hier meer over stakeholders.
  • Mogelijkheid tot samenwerken. Je wil de mogelijkheid hebben om met meerdere teamleden samenwerken te werken aan een project.
  • Kanban view. Kanban is een veelgebruikte visualisatie wijze van een workflow.
  • Workflow Management. Denk hierbij aan iets als taak list managers of een schema bouwer optie.
  • Analytics en rapportage modules. Meten is weten. Je wil allerlei KPI’s over de progressie van project en werkzaamheden kunnen monitoren.
  • Integraties met andere systemen. Je kan tegenwoordig veel zaken automatisch koppelen zodat je leven er makkelijker van wordt. Bijna elke fatsoenlijke aanbieder van planning software heeft vele integraties.
  • Project portfolio beheer. Je wil in één oogopslag inzicht kunnen krijgen in alle projecten. Daarvoor heb je iets van portfolio beheer of program management nodig.
  • File manager. Je wil bestanden kunnen delen of uploaden. Is er geen file manager dan kan een goede koppeling met een filemanager alsnog toereikend zijn.

Voordelen van planning software

Goede planning software is de smeerolie van je bedrijf. Of het nu over een financiële scenario’s gaat of over project planning, planning software is in alle gevallen eigenlijk een no-brainer.

Dit zijn een aantal van de grootste voordelen:

  •  Meer nauwkeurigheid in budgettering en planning
  •  Kostenbesparing
  •  Direct inzicht in de gang van zaken
  •  Één overzicht voor iedereen betrokken
  •  Kortere planning cycli. dit zorgt voor meer tempo in je bedrijfsvoering
  • Structuur en duidelijkheid voor iedereen betrokken

Nadelen van planning software

Ook planning software heeft soms wat nadelen. Of in ieder geval punten waar je voor aanschaf even over na moet denken. Hieronder staan een paar punten om in je achterhoofd te houden bij je keuze:

  • Het kan je organisatie rigide maken. Vergeet nooit: planning software is er om de organisatie te dienen. Niet om te bepalen hoe de organisatie werkt. Je kan de neiging hebben om bepaalde werkwijze te kiezen, of bepaalde standaard procedures op te stellen omdat het in de software “alleen zo mag”. Ik pleit ervoor nooit je bedrijf te schikken aan de software mogelijkheden overigens.
  • Mogelijke schijnzekerheid. Je kan soms hele grote organisaties opbouwen door elke planning van elke afdeling op te tellen. Het is dan erg lastig om te controleren of alles nog goed klopt. Veel mensen vullen wat in. Dat zorgt voor een schijnzekerheid.
  • Het kost geld. Ja. Planning software kost meer dan wanneer je op een whiteboard schrijft  of Excel bestandjes gebruikt. Ik zie het echter als een investering die zorgt dat je veel beter met je tijd om kan gaan. In vergelijking daarmee vallen de kosten in het niets.

Planning software en Excel

Veel mensen zullen geneigd zijn om Excel als planning tool te gebruiken. Zeker als ze net starten. Je kan er gemakkelijk eigenlijk alles in maken wat je wil toch?

Nee. Excel kan in bijvoorbeeld financiële planningen nog wel gebruikt worden, maar is naar mijn mening voor alles wat met samenwerken (dus jaarplanning of project planning) te maken heeft minder geschikt.

In Excel kan je praktisch alles en dat is het probleem. Het is een rekentool en die moet je gebruiken om te rekenen. Excel leent zich dus wat mij betreft alleen voor financiële planningen.

Je KAN er natuurlijk wel een Gantt chart in maken, maar er zijn betere planning tools beschikbaar.

Ook voor financiële tools zijn er overigens veel goede tools beschikbaar waar naar mijn idee Excel niet tegenop kan.

Waarom niet?

Omdat je met Excel de volgende uitdagingen hebt:

  • Versie beheer. Er gaan verschillende versies gemaild, gedeeld en opgeslagen worden dat is niet handig. Je wil dat iedereen hetzelfde ziet.
  • Foutcontrole. Excel is leeg en je vult het met formules. Een klein foutje dat onopgemerkt blijft in een verwijzing naar een cel kan veel kapot maken. In planning software is dit goed geregeld
  • Gebruikersbeheer. Het werkt in planning software echt beter om met meerdere mensen zaken aan te vullen dan in Excel. Zeker tijdens bijvoorbeeld een scrum of agile project. Dat kan je praktisch vergeten.
  • Het kost veel tijd. Excel is een lege doos. Dat is handig als je even snel een overzicht wil maken. Wil je echter meer complexiteit maken – kost dat afgezien van alle mogelijke fouten die erin sluipen – je ook gewoon echt veel tijd. De leveranciers van planning software hebben deze tijd al besteed. Zo kan jij een vliegende start maken.

Samengevat, over planning software en planning tools

Planning is een kritische fase van elke strategie en organisaties hebben een efficiënte manier nodig om besluitvormers in de hele onderneming te voorzien van betrouwbare gegevens.

Losse systemen waar niet alles op één plek staat en voor iedereen inzichtelijk zijn kosten je tijd en geld. Goede planning software, daartegenover, helpt je juist door jezelf meer bezig te houden met de inhoud in plaats van het organisatorische proces erom heen. Dat scheelt je tijd, aandacht en kosten en levert energie en creativiteit op.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.