Scrum masters en projectmanagers worden nog wel eens met elkaar verward. Sterker nog, bij veel mensen bestaat het vermoeden dat een scrum masters eigenlijk gewoon een projectmanager is in een “agile jasje”.

Toch zitten er fundamentele verschillen tussen de rollen, de verantwoordelijkheden en de uiteindelijke context. In dit artikel zoom ik in op de grootste verschillen tussen projectmanagers en scrum masters.

Korte samenvatting

Scrum masters en projectmanagers worden vaak met elkaar verward, maar er zijn fundamentele verschillen tussen deze rollen, hun verantwoordelijkheden en de context waarin ze werken.
Een scrum master is het middelpunt van de dagelijkse coördinatie van een scrum team en richt zich voornamelijk op het team en de ontwikkelingssprints.
Projectmanagers hebben een bredere rol en zijn verantwoordelijk voor het hele project, inclusief de planning, delegatie van taken, samenstelling van het team, en communicatie met alle relevante stakeholders.
Projectmanagers kunnen risico's beter beoordelen en hebben een beter beeld van de uiteindelijke oplevering, terwijl scrum masters zich meer richten op flexibiliteit binnen het scrum proces.
Ondanks verschillen is er overlap in de uitdagingen en vaardigheden die nodig zijn voor beide rollen, en agile principes vinden steeds meer hun weg naar traditioneel projectmanagement.

Wat doen scrum masters?

Scrum masters zijn het middelpunt van de dagdagelijkse coördinatie van een scrum team.

Werk je met een team volgens de scrum methode? Dan is het van groot belang dat je de regels van deze methode goed uitvoert. Hier komt de scrum master om de hoek kijken.

De scrum master heeft een duidelijke set aan taken en verantwoordelijkheden om het samenwerken van het scrum team te coördineren en te begeleiden.

De grootste focus ligt hier – anders dan bijvoorbeeld bij een product owner – echt bij het team en de daadwerkelijke ontwikkel sprints.

Om de sprints en het scrum team zo goed mogelijk te begeleiden heeft de scrum master de volgende verantwoordelijkheden.

Het faciliteren van de stand ups
Het faciliteren van de sprint reviews
Het faciliteren van de retrospective
Het beheren van het scrumboard
Het houden van 1-on-1’s met de teamleden
Het geven van advies binnen het team over de samenwerking
Rapportage en verslaglegging van de voortgang

Samengevat is een scrum master sterk gefocust op het scrum team om zo de best mogelijke producten op te leveren.

Dat doet de scrum master coached and als een goede servant leader.

Wil je meer weten over de activiteiten van een scrum master? Dan raad ik je aan dit artikel te lezen.

Wat is de rol van een projectmanager

Binnen scrum bestaat de rol van een projectmanager niet. Projectmanagers zie je dan juist weer wel bij andere projectorganisatie methoden.

Een projectmanager heeft in de regel een erg brede rol waarbij veel verantwoordelijkheid bij de projectmanager ligt. Een projectmanager ondersteunt niet alleen het teamproces, maar is ook betrokken bij alle andere zaken die nodig zijn om een project succesvol af te ronden.

Het klinkt nu alsof projectmanagers een zwaardere rol hebben dan scrum masters. Dat is niet zo. Doordat projectmanagers terug kunnen vallen op de meer traditionele projectmanagement methoden zie je dat zij in de regel minder te maken hebben met risico’s.

Meer risicobeheersing in traditioneel projectmanagement

In het traditionele projectmanagement is een goede risicobeoordeling en meer heldere kaders onderdeel van het project. Dit zorgt voor een meer overzichtelijk project waar er in verhouding minder management en coördinatie is

Projectmanagers kunnen namelijk vooraf de risico’s beter beoordelen, beter bepalen wat er moet gebeuren en hebben een beter beeld bij de uiteindelijke beoogde oplevering.

Toch is het ook niet zo dat een projectmanager het nu ineens gemakkelijk heeft. Er zijn uitermate complexe en grote projecten die je echt niet “agile” wil aanvliegen.

Tevens zie je ook dat voor de traditionele projectmanagers er steeds meer agile principes terugkeren in bijvoorbeeld de laatste versies van het PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Wat zijn de verantwoordelijkheden van projectmanagers?

Een traditionele projectmanager is uiteindelijk verantwoordelijk voor het realiseren van de de gestelde behoeften van het project binnen de gestelde tijd en het gestelde budget.

Dat heeft een duidelijke scope en hij/zij kan dus alles goed plannen om dit zo goed mogelijk af te ronden. Denk aan projecten als “daar moet deze brug komen”, “dit ziekenhuis heeft een nieuwe vleugel nodig die er precies zo en zo uitziet.” etc.

Om dat te realiseren komt een traditionele projectmanager geregeld de volgende verantwoordelijkheden tegen:

Het vastleggen van de scope van het project en het plannen van alle activiteiten.
Het delegeren en toekennen van taken aan alle teamleden.
Het samenstellen van het team waarr iedereen een rol heeft die bij zijn/haar expertise past.
Het communiceren met alle relevante betrokken stakeholders.
Het bijhouden van projectvoortgang ten opzichte van de planning.
Het bijwerken van alle projectdocumentatie.
Het identificeren en oplossen van (mogelijke) knelpunten of vertragingen binnen het project.

Wat zijn de verschillen tussen projectmanagers en scrum masters?

Nu we weten wat een scrum master en een projectmanager overwegend doen kunnen we ze naast elkaar leggen vanuit een aantal verschillende invalshoeken. ik heb voor de volgende gekozen:

Op welke wijze werkt een scrum master of projectmanager in een project samen met het team.
Welke focusgebieden heeft een scrum master of projectmanager precies?
Hoe sterk ligt de scope van de projecten vast op voorhand waarin een van beide werkt?
Welke leiderschapsstijl past het beste bij een scrum master en welke bij een projectmanager?
Hoe ziet de projectplanning eruit voor de rollen?
Hoe wordt de risicobeheersing vormgegeven?
Hoe verloopt communicatie?

Onderdeel	Scrum Master	Projectmanager
Werkwijze	Volgens de scrum methode	Naar inzicht
Focusgebied	Procesgericht	Resultaatgericht
Projectscope	Vloeibaar	Vastgelegd
Leiderschapsstijl	Dienend en coachend	Sturend en oplossend
Teamgrootte	Relatief klein	Relatief groot
Planning	Dagelijkse standup	Vastgestelde momenten en vooruit gepland
Risicobeheersing	Flexibiliteit	Onderzoek en afkadering
Communicatie	Binnen team	Binnen team maar ook met (externe) betrokkenen

In hoeverre zijn scrum masters en projectmanagers gelijke rollen?

Veel van de uitdagingen die een scrummaster tegenkomt zal een projectmanager in min of meerdere mate ook tegenkomen.

Beide zijn rollen binnen het projectmanagement en kennen een complexe dynamiek.

Er is voor beide rollen een breed scala aan vaardigheden nodig om deze succesvol in te voeren. Zo zijn bijvoorbeeld sterke communicatie en een goede begripsvorming van cruciaal belang voor beide rollen.

Conclusie: andere rollen maar wel overlap

Werk je volgens de scrum methodiek, dan heb je een scrum master nodig. Samen met de product owner zal de scrum master invulling kunnen geven aan het “project” dat er binnen de scrum filosofie wordt uitgevoerd.

Waar binnen scrum een product owner en een scrum master twee losse rollen zijn, is er binnen het reguliere projectmanagement vaak maar 1 projectmanager.

Deze projectmanager vult dan een groot deel van de verantwoordelijkheden in die binnen agile werken bij een scrum master en een product owner horen.

Dit kan omdat de insteek bij de meer traditionele projectmanagement methoden met een duidelijke, vastgelegde scope werkt en vooraf voldoende ruimte is voor risicobeheersing. Het is – in de regel – wat duidelijker wat je precies gaat opleveren met het project.

Let op, dit betekent niet dat het daarom minder complex of gemakkelijker is (denk aan grote bouwprojecten bijvoorbeeld. Hier moet je veel aan de voorkant bepalen).

Bij het werken binnen een scrum team dat zelfsturend en organiserend is zie je dat er flexibiliteit blijft. Dit kan een hele gewenste eigenschap zijn voor de ontwikkeling van nieuwe producten of complexe producten.

Deze flexibiliteit wordt o.a. gecreëerd door rollen als scrum master en product owner binnen duidelijke kaders specifieke verantwoordelijkheden toe te kennen.

Projectmanager of scrum master: wie is er beter?

Is de rol van projectmanager of de rol van scrum master beter?

Dit hangt totaal van de context af.

Een projectmanager die kleine bouwprojecten managed kan je niet vergelijken met een scrum master van een belangrijk ontwikkelteam van een Apple of Tesla.

Omgekeerd, de complexiteit van de rol van de scrummaster van het IT-bedrijfje om de hoek, kan je misschien weer niet vergelijken met die van een projectmanager die fabrieken of wolkenkrabbers bouwt.

Ik kan me wel voorstellen dat sommige persoonlijkheden zich uitermate goed lenen voor projectmanagement en minder voor de scrum methodiek. Omgekeerd geldt hetzelfde.

Software voor project managers en scrum masters

Of je nu een project manager bent of een scrum master, in beide gevallen moet je enorm veel coördineren, bijhouden en regelen. Hiervoor raad ik je sterk aan project management software te gebruiken.

Sommige van deze software is uitermate geschikt voor agile werken of scrum, maar andere is uiterst flexibel en kan je zowel voor agile, scrum als het traditionele projectmanagement gebruiken.

ClickUp is zo’n stuk planningssoftware. Wil je een project managen, dat weet je dat met zo’n tool aan je zijde altijd goed zit ongeacht de methode die je kiest.