De KVK: wat doen ze en waar moet je op letten?

Je kent de Kamer van Koophandel vast. Ze worden wel eens de burgerlijke stand van het bedrijfsleven genoemd. Wanneer je wil starten moet je je bij hun inschrijven, wanneer je wil stoppen schrijf je je hier uit en ze houden bij wat er allemaal gebeurt binnen je bedrijf in formele zin. Waar moet je op letten bij de KVK?

Het belangrijkste wat de KVK doet is het beheren van het handelsregister. Het handelsregister is de plek waar alle Nederlandse bedrijven en rechtspersonen ingeschreven staan. KVK biedt verder informatie, voorlichting en ondersteuning aan ondernemers en rechtspersonen.

Zo organiseren ze advies avonden, hebben ze een kennisplatform en houden ze events. Veel informatie die ze bieden is voor een erg brede doelgroep en daardoor wat algemeen. Er is bijzonder veel informatie beschikbaar, maar veel stukken trappen vooral open deuren in. Voorbeelden hiervan zijn dat ‘echt interesse tonen’ bij netwerken belangrijk is en dat het verstandig is om te onderzoeken of er niet al 10 bakkers in de straat zitten waar jij een bakkerij wil beginnen.

De KVK biedt inzicht in jou gegevens aan anderen

De KVK is een zelfstandig bestuursorgaan net als het Kadaster en het CBR. Je verwacht daarom wellicht dat ze er 100% zijn om jou te helpen en netjes omspringen met je gegevens. Dat is niet helemaal zo.

Wanneer je je bedrijf inschrijft wordt je gevraagd om aan te geven of je gegevens gebruikt mogen worden voor commerciële doeleinden. Geef je aan dat dit OK is, dan heb je voordat je het weet leadgeneratie bedrijven achter je aan die je plat bellen of mailen met spam.

Ook als je aangeeft dat dit niet de bedoeling is deelt de KVK een substantiële hoeveelheid informatie over jou als ondernemer. Voor het verkopen van gegevens van ZZP’ers zijn ze op de vingers getikt. Bij andere organisatievormen, als B.V., nog niet niet en is bedrijfsinformatie nog gewoon te koop. Belt de KVK je plat? Kijk dan bij de de verschillende opties die de KVK zelf aangeeft wanneer je lastiggevallen wordt met ongewenste commerciële benadering.

Jaarrekeningen en andere details zijn te koop

Hou er ook rekening mee dat je jaarrekening(en) en oprichtingsaktes bij de KVK bekend zijn wanneer je een B.V. hebt. Dit lijkt onschuldig, maar voor een paar euro kan iedereen die dat wil toegang kopen tot deze documenten. 

Dat betekent dat eigenlijk iedereen kan zien hoeveel je verdient hebt afgelopen jaren en wat je formeel precies met je eventuele mede eigenaren hebt afgesproken. Men kan dit kopen zonder dat jij hiervan op de hoogte bent of gebracht wordt.

Op het moment dat bedrijven een overname doen of ze gaan samenwerken, dan bestaat de mogelijkheid dat ze deze gegevens opvragen. Maar, het is natuurlijk een fantastische bron voor leadgeneration bedrijven en voor nieuwsgierige buren, vrienden en jaloerse bekenden. Zo kan ook de Quote bijvoorbeeld dit soort artikeltjes schrijven.

Echter, het helemaal voorkomen kan niet. Wel kan je je accountant vragen om erop te letten alleen de minimale stukken te deponeren. Veel accountants zullen dit uit zichzelf doen, maar het is goed om dat te controleren. Het deponeren van deze stukken is verplicht. Ik geloof niet dat er super strikt gehandhaafd wordt, maar je wil hier liever geen risico lopen.

Wat kost het om je in te schrijven bij de KVK?

Wanneer je je wil inschrijven bij de KVK, moet je een afspraak maken en langsgaan bij een KVK kantoor bij jou in de buurt. Hier vind je het stappenplan van de KVK. Dit kost 50 euro voor zowel een de inschrijving van een B.V. als de inschrijving van een eenmanszaak. Je kan dit als aanloopkosten later opvoeren en dan zijn deze kosten aftrekbaar.

Vaak zal de KVK-medewerker je vragen of je ook direct een ‘gewaarmerkt' uittreksel op wil kopen. Dan krijg je deze op papier mee bij jouw inschrijving. Dit uittreksel bevat samengevat het bewijs dat je staat ingeschreven bij de KVK. In sommige situaties wordt hier naar gevraagd. Bijvoorbeeld bij het openen van een zakelijke bankrekening of een bij het huren van een werkruimte.

Wanneer je het bij de KVK direct koopt vragen ze er 15 euro voor. Je kan echter altijd via KVK.nl een gewaarmerkt uittreksel kopen (zowel digitaal als op papier). Een digitale variant is slechts 7,5 euro.

Het is aan te raden het uittreksel digitaal te kopen wanneer je het nodig hebt. Het scheelt je zo namelijk 7,5 euro en wanneer je naar een uittreksel gevraagd wordt mag deze vaak niet ouder zijn dan een bepaalde tijd. Het is mij verder nog nooit gebeurt dat iemand een papieren uittreksel wil zien. Dat betekent dus dat je wanneer je een papieren versie koopt je niet alleen meer geld kwijt bent, maar deze ook nog zelf moet gaan inscannen. Dit kost waardevolle tijd en moeite die je niet wil besteden aan dit soort dingen.

Verhuizing doorgeven? Begin bij de KVK

Wanneer jouw bedrijf verhuist, wijzig je adres eerst bij de KVK. De belastingdienst wordt dan ook automatisch op de hoogte gebracht en banken kunnen het adres niet aanpassen als de adreswijziging niet is doorgevoerd bij de KVK. Een adreswijziging geef je hier door en dit gaat redelijk vlot.

De takeaways:

• De KVK beheert je inschrijving in het handelsregister en biedt hulp aan ondernemers in brede zin.
• Derden kunnen via de KVK inzicht krijgen in jouw bedrijfsgegeven als jaarrekening en oprichtingsaktes. Vraag je accountant alleen de minimaal verplichte gegevens te delen.
• Het inschrijven van je eenmanszaak of B.V. doe je bij de KVK. Koop pas achteraf je uittreksel online en doe dit digitaal. Bewaar je bonnetjes, want deze kosten zijn aftrekbaar als aanloopkosten.
• Wanneer jouw bedrijf verhuist geef het als eerste door aan de KVK, dit scheelt tijd en werk.