Je hebt een klant maar nog geen bedrijf. En nu?

Is een KVK-inschrijving direct nodig bij je start?

door | 15 mei, 2020

Onlangs ontvingen we de vraag van een lezer die samen met twee partners een eerste versie van een b2b-product heeft ontwikkeld naast zijn baan. Ook hebben ze een klant gevonden die wel wil gaan betalen. Het gaat allemaal om redelijk kleine bedragen (onder de 1000 euro), er is nog geen duidelijk businessplan en men wil voorlopig nog gewoon blijven werken in plaats van zich hier volledig op te focussen.

Hoe ga je hiermee om? Moeten ze nu alle drie zo snel mogelijk een KVK-inschrijvng regelen? Zoja, welke ondernemersvorm dan? En welke consequenties heeft dit? Of moet je er voor kiezen om dit te laten zitten en niet te factureren? En hoe zit het bijvoorbeeld met aansprakelijkheid?

Wat de meest logische keuze is hangt van veel best verschillende dingen af. Eigenlijk zijn er drie opties:

  1. Zorg direct voor een KVK-inschrijving en je maakt het vanaf het eerste moment een zakelijke overeenkomst.
  2. Je levert je dienst en wordt betaald als privé persoon.
  3. Start een proof-of-concept zonder betaling (en verwachtingen) als privé persoon.

Optie 1: je regelt een KVK-inschrijving

Direct naar de KVK gaan is een vrij heldere stap met bepaalde voor- en nadelen

Voordelen

Zodra je bij de KVK ingeschreven staat kun je factureren en een legale zakelijke overeenkomst aangaan. Ook is het wel een minimale vereiste voor veel bedrijven om je serieus te overwegen als partner of leverancier.

Nadelen

Wanneer je ingeschreven staat ben je ook verplicht een administratie te voeren en zul je waarschijnlijk wat aanloop kosten gaan maken (denk aan een bankrekening, de inschrijving zelf, en dergelijke).

Aansprakelijkheid

Je bent als bedrijf of ZZP’er aansprakelijk voor eventuele schade en claims. Daar kan je je dus voor verzekeren.

Samengevat

Wanneer je nog geen idee hebt of dit concept de juiste formule is om die kosten en extra tijd en moeite te dekken is dit misschien niet de beste optie. Mocht je toch overwegen naar de KVK te gaan, is het aan te raden dat één van de drie partners zich inschrijft en de andere nog even wachten op goed vertrouwen. Anders gaan de administratielasten en de aanloopkosten e.d. ook keer drie. Je kan dan later altijd overwegen met de anderen om hen zich ook in te laten schrijven bij de KVK en bijvoorbeeld een VOF starten of een B.V. oprichten.

Optie 2: Je levert je dienst en wordt betaald als privé persoon

Deze optie is een stuk lastiger dan optie 1. Het juiste antwoord is dat het hier erg sterk vanaf hangt wat je wil factureren en hoe noodzakelijk dit precies is.

Aangenomen dat het om een klein bedrag gaat zijn er de volgende opties:

  1. Schrijf een kwitantie uit aan het bedrijf. Als je daarop googled krijg je veel goede voorbeelden. Je rekent bij deze kwitantie geen btw; je hebt als particulier geen btw nummer namelijk. Verder neem je bij de loonaangifte het bedrag op onder ‘overige inkomsten’.
  2. Veel bedrijven vinden het prima om je te compenseren in bijvoorbeeld tegoedbonnen van bol.com als bedankje. Zolang de bedragen binnen de perken blijven is dit vaak geen probleem en het bedrijf draagt er zorg voor dat het goed wordt belast. Officieel zal je deze bonnen ook moeten melden onder ‘overige inkomsten’ bij de opgave van de loonbelasting, maar mijn onderbuikgevoel zegt me dat dit vaak niet gebeurt.
  3. Vul samen met de opdrachtgever de verklaring loonheffing opting-in van de belastingdienst in. Dan wordt alles belast alsof het loon is, maar zonder werkgevers/werknemersrelatie en je hoeft het later in je loonaangifte niet specifiek nog op te voeren.

De bovenstaande opties zijn legaal, maar niet echt mooi. Je wil dus ook zeker niet maandelijks of wekelijks een bedrag op deze manier in rekening brengen gezien de registratielast voor je nieuwe klant.. Heb je de mogelijkheid, dan zou ik voor alle gevallen aanraden om te proberen om 1 bedrag voor een langere periode af te stemmen met de opdrachtgever (en dus geen maandelijkse betalingen) of dergelijke. In alle gevallen is het goed om duidelijk af te stemmen wat je precies gaat leveren, op welke termijn, voor hoelang en wat er gaat gebeuren met jullie samenwerking op het moment dat je besluit te stoppen of een je in te schrijven bij de KVK.

Voordeel

Je kan gewoon vergoed worden voor je geleverde werkzaamheden en je krijg geld wat je eventueel meteen kan gebruiken of herinvesteren. Daar valt wat voor te zeggen wat de eerste euro’s en investeringen wegen zwaar mee.

Nadeel

Het bedrijf waarmee je werkt vind dit sowieso onhandig en het zorgt voor hun voor extra registratielast. Ook zal het benaderen van nieuwe potentiële klanten wellicht lastiger gaan. Het is niet de beste manier vertrouwen op te wekken en aan te geven dat je een serieuze partij bent.

Aansprakelijkheid

Je bent als privé persoon aansprakelijk voor eventuele schade en claims. Hou er rekening mee dat de meeste particuliere aansprakelijkheidsverzekeringen je niet zullen dekken in dit geval. De kans dat je op deze manier een dienst weet te leveren aan een bedrijf waarbij je aanzienlijke schade kan maken lijkt me echter relatief klein. Dat zou van alle partijen wel erg onverstandig zijn. Hoe serieus je dit risico inschat is echter aan jezelf en aan het bedrijf waarmee je samenwerkt.

In het uiterste geval kan het bedrijf waarmee je samenwerkt een claim doen of aanklagen. In dat geval zal het bedrijf zelf ook wel wat hebben uit te leggen hebben over de verwachtingen en nalatenschap van hun kant om de risico’s goed te borgen.

Samengevat

De optie is mogelijk om mee te starten, maar wel onhandig en geen lange termijn optie. Het is aan te raden om een plan te maken waar je wilt staan in de toekomst en dan een knoop door te hakken: of stoppen of een KVK-inschrijving doen.

Optie 3: Je start een proof-of-concept zonder betaling (en verwachtingen) als privé persoon

Een andere optie is om aan te geven dat je een test wil doen. je bezig bent met het ontwikkelen van je Minimal Viable Product en je zoek nog een proeftuin in de praktijk. Wellicht kan je nog meer bedrijven vinden die ook willen meedoen aan zo’n test of proof-of-concept.

Door het zo in te steken zet je de verwachtingen laag. Je kan duidelijk aangeven dat je nog bezig bent met het afstemmen van het product op je doelgroep en nog in een onderzoeksfase zit. Zo bestaat er geen misverstand over de uitgangssituatie. 

Voordeel

Als je één partij zover hebt kan je wellicht vrij laagdrempelig nog wat andere partijen laten aansluiten. Op deze manier verzamel je meer data over je product-market fit en kan je bij de partijen makkelijk vragen wat ze voor je dienst willen betalen en dergelijke. Ze investeren tijd in jou en de oplossingen die worden opgebouwd. Ook kan je ze meenemen in het ontwerpproces wat ze een groter gevoel van betrokkenheid geeft. Op deze manier kan je na de testperiode makkelijk voorstellen de producten betaald door te zetten wanneer het een meerwaarde voor de testgroep oplevert. Verder heb je geen administratielast zo.

Nadeel

Je investeert tijd en moeite zonder dat je daar direct iets voor terugkrijgt. Wanneer je dat geld wel nodig hebt is deze optie natuurlijk lastiger te realiseren.

Aansprakelijkheid

In principe is de aansprakelijkheid hetzelfde als bij optie 2. Je bent aansprakelijk als privé persoon. Maar hier is de uitgangssituatie nog duidelijker. Je bent nog aan het testen en er ligt ook een verantwoordelijkheid bij de deelnemende bedrijven om aan risicobeheersing te doen in dit geval.

Samengevat

Je creëert een gunfactor en je leert je toekomstige klanten kennen. Je hebt de mogelijkheid direct terugkoppeling te krijgen over jouw product-market fit en je bouwt een vertrouwensrelatie op. Verder hoef je geen gekke argumenten te verzinnen waarom je nog niet ingeschreven staat bij de KVK. Ook hoef je nog geen administratie te voeren of andere kosten te maken zonder dat je weet dat het project voldoende potentie heeft. Zo krijg je volgens mij de grootste kans om goede voorspellingen te doen over de potentie. Met een beetje geluk kan je na de test direct met een aantal gemotiveerde klanten starten als ondernemer.

Let op, wij zijn geen juristen of aansprakelijkheidsexperts van huis uit. Mocht je twijfelen over jouw specifieke situatie, check dit dan met een verzekeringsagent of jurist.

Tom Berger

Sinds 2013 bezig met startups en ondernemerschap in Duitsland en Nederland

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Share This