Zo maak je een Gantt chart template in Excel

door | 30 juli, 2020

In dit artikel helpen we je met het maken van een Gantt chart template met Excel. Ook kan je het template downloaden en aanpassen naar je eigen behoefte.

First things first, Henry Laurence Gantt was een Amerikaanse ingenieur die aan het einde van de 19de eeuw de welbekende Gantt chart heeft bedacht. Alhoewel, de geruchten stellen dat hij zich erg heeft laten inspireren door het model van de Poolse onderzoeker Karol Adamieki in 1896, genaamd het Harmonogram.

Henry Laurence Gantt op z'n best
Henry Gantt (via)

De Gantt chart is een veelgebruikte project management tool die drie grote gebruiksdoelen heeft:

Een goed ingerichte Gantt chart helpt overzicht en structuur aan te brengen in projecten. 

Het tweede grote gebruiksdoel ligt eigenlijk nog voor aanvang van het project. Je moet gestructureerd taken, doorlooptijden en verantwoordelijkheden definiëren om een Gantt chart in te vullen. Dit dwingt je om goed na te denken over het project, de volgorde en het nut en de noodzaak van de taken. Dat zorgt voor een beter projectmanagement. 

Verder helpt een Gantt chart je bij het identificeren van het kritieke pad in je project: welke taken moeten af voordat andere gestart kunnen worden?

In een typische Gantt chart staan de benodigde activiteiten van projecten op een logische volgorde per regel (verticaal) In de kolommen (horizontaal) worden tijdvakken en doorlooptijden per taak gedefinieerd.

Zo kan je snel zien waar het zwaartepunt van een project ligt en of het zinvol is een bepaalde taak te starten. Ook kan je zien bijvoorbeeld snel zien wat de impact van een vertraging is op het gehele project.

Stap voor stap een Gantt chart maken in Excel

In principe is een Gantt chart een simpele methode. In Excel vul je simpelweg de activiteiten in op de regels en de tijdvakken op de kolommen. Je kan ervoor kiezen om wat cellen ernaast een kleurtje te geven, maar dat blijft wat gepriegel.

Er zijn een paar gratis templates beschikbaar via Microsoft, echter ik heb zelf gemerkt door de jaren heen dat ze niet echt lekker aansloten bij wat ik zocht.

Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat je er eigenlijk niet onderuit komt om zelf een tijdje aan te zitten en je project uit te plannen. Het kunnen inrichten van een Gantt chart is dan een nuttige kennis.

Ik ga daarom stap voor stap uitleggen hoe je tot de Gantt chart in de onderstaande afbeelding komt. Natuurlijk kan je ook meteen het Start24 Gantt chart Excel template downloaden en zelf verder gaan en alles aanpassen naar jouw eigen inzicht. Laten we beginnen.

Start 24 Gantt chart template

Stap 1. maak een tabel voor je project

De eerste stap is het maken van een tabel waarin je de projectfase, de taken, de verantwoordelijke en de start- en einddatum neerzet. Je kan deze tabel nog verder aanvullen met meer kolommen met extra informatie wanneer je dit wil. Voor de Gantt grafiek die we gaan maken maakt dat niet uit. 

Maak een tabel in excel

Ik heb een als voorbeeld een data analyse rapport bedacht voor een externe opdrachtgever, maar dit kan natuurlijk van alles zijn.

Ingevulde tabel voor de Gantt chart

Geef nu de ingevulde fasen verschillende kleuren. Zo kan je later de fasen goed uit elkaar halen.

Geef de verschillende projectfase een kleur

Stap 2. maak een Grafiek: het begin van je Gantt chart

Selecteer de kolom “Startdatum” en selecteer de cellen tot het einde van je project. Klik vervolgens op “Invoegen” links bovenin het scherm.

Selecteer de kolom "Startdatum"

Je ziet naast “Aanbevolen grafieken” een icoontje staan met 3 staafjes. Klik hierop.
Er opent zich dan een submenu. Selecteer hieronder “2D-staaf” de middelste variant.

Selecteer de middelste "2D-staaf" grafiek

Als het goed is krijg je nu een grafiek die er ongeveer zo uit ziet:

De grafiek voor de Gantt chart is er

Dit is de basis van je Gantt chart, maar natuurlijk nog niet af. We moeten eerst de doorlooptijd nog toevoegen. Maak voeg hiervoor in je tabel een extra kolom toe (die van mij heet “Duur (in dagen)”. Ik heb ervoor gekozen om de startdatum en de einddatum van elkaar af te trekken.

Trek de startdatum en einddatum van elkaar af om de duur te krijgen.

Je zal zien dat je zo soms een bepaalde “duur” van 0 dagen krijgt. Dat willen we in het voorbeeld eigenlijk niet. Ik heb die daarom handmatig van “0” naar “1” veranderd.

Alle dagen naar 1 gezet in plaats van 0.

Klik nu op de grafiek, zodat je de grafiek selecteert. Klik vervolgens met de rechtermuisknop en ga naar “gegevens selecteren”.

Gegevens selecteren in de grafiek

Je krijgt nu een nieuws scherm te zien: het scherm waar je gegevens geselecteerd staan voor de grafiek. Klik nu op “+” en voeg een nieuwe gegevensreeks toe.

Gegevensbron selecteren

Klik daarna op het tabel icoontje bij “naam” en selecteer vervolgens de kolom die je net hebt aangemaakt genaamd “Duur (in dagen)”. Nu verwijst de naam naar alles wat in die specifieke cel staat. Je kan er ook voor kiezen om gewoon een naam invullen die jij wil, maar de oplossing om het te koppelen aan een cel is iets robuuster.

Voeg een reeks toe
Selecteer de kolomnaam "Duur"

Wanneer dit gelukt is, doe hetzelfde voor “Y-waarde”: klik op het icoontje en selecteer deze keer de reeks gegevens die je wil dat getoond worden. Dat zijn alle gegevens onder de titel van de kolom.

Selecteer de waardes onder "Duur"

Als laatste willen we de labels op de horizontale as aanpassen. Daar staan nu nog cijfers. Klik daarom op het tabel icoontje helemaal rechts in het veld “Horizontale as labels (categorieën)”. Dit vind je nog steeds in het extra scherm “gegevensbron selecteren”.

Selecteer de taak titels

Nu klik je op “OK” en krijg je naast de blauwe staafjes nog een extra stapel met staafjes in je grafiek. Ook zie je dat de getallen op de as nu veranderen naar de titels van de taken.

Tussenresultaat: dubbele staaf diagram

Stap 3. de staafgrafiek omvormen tot Gantt chart

We zijn nu al een heel eind. Het merendeel zijn nu nog configuraties en opmaak. Klik op 1 van de blauwe staafjes in de grafiek. Als het goed is zal je zien dat alle andere blauwe staafjes ook geselecteerd worden.

Selecteer de blauwe staafjes door erop 1 te klikken

Let op: Je kan in een Excel grafiek eigenlijk bijna alles selecteren. Welke opties je krijgt hangt af van je selectie. Let daarom op dat je precies selecteert wat er in de afbeeldingen staat. Wil je de hele grafiek selecteren? Dan is het het handigste om ergens in een wit deel van de grafiek te klikken.

Je ziet nu rechts een submenu geopend worden dat “Gegevensreeks opmaken” heet. Klik hier op de verfemmer “Opvullingen en lijn”.

Opvullen en lijn kiezen

Tip: in veel gevallen zijn er in Excel meerdere wegen die naar Rome leiden. Mocht bij jouw Excel het niet automatisch te voorschijn komen, kan je bijvoorbeeld ook de staaf selecteren en via rechtermuisknop “Gegevensreeks opmaken” openen.

Geef nu onder “Opvulling” aan dat je “Geen opvulling” wil. Doe ditzelfde voor “Geen lijn” onder “Rand”. Je ziet nu dat de grafiek ineens meer op een Gantt chart begint te lijken!

Kies "Geen opvulling" en "Geen lijn"

Wel zijn er nog een paar punten die we nog moeten opknappen voordat we er helemaal zijn. De taken staan nu nog omgekeerd. Daardoor staat de Gantt Chart eigenlijk verkeerd om.

Klik nu op de tekst van de taken in de grafiek (echt de “horizontale as”) en klik op de rechtermuisknop. Selecteer dan “As opmaken”. Je krijgt dan weer een menu te zien (zie afbeelding)

Klik op de horizontale as en daarna op "As opmaken"

Je ziet hier een vierkant checkboxje met de titel “Categorieën in omgekeerde volgorde”. Klik deze aan. Nu draait de grafiek zich om en staat de volgorde juist zoals je deze voor een Gantt Chart wil hebben.

Keer de volgorde om door de checkbox te selecteren

Nu begint het ook op te vallen dat er nog een paar maanden voor en na het project worden aangehouden in de grafiek. Dat willen we niet. Dit komt doordat Excel standaard een minimum en een maximum instelt wat wat hoger ligt dan de waardes.

Het begin op een Gantt chart te lijken

Datums en Excel zijn altijd een beetje spannend. Excel vertaald datums zelf op de achtergrond naar getallen. Dit moeten wij ook even doen. Selecteer daarom in de tabel de eerste datum onder “Startdatum” en de laatste datum onder “Einddatum”.

Selecteer de eerste en laatste datum uit de kolom "Startdatum" en "Einddatum"

Onder “Start” (rechtsboven in Excel) zie je halverwege een veld staan waar nu “Datum” staat. Klik hierop en selecteer “Standaard”. De datums in de cellen veranderen nu naar een getal (in dit geval ergens in de 44000).

Excel vormt datums naar getallen om

Klik nu op de bovenste as van de grafiek door op een van de datums in de grafiek te klikken bovenaan. Klik vervolgens op de rechtermuisknop om daarna “As opmaken” te selecteren.

Klik op de datums in de grafiek (de as) met de rechtermuisknop en selecteer "As opmaken"

Je krijgt nu weer een submenu te zien genaamd “As opmaken”. Hier wil je op de 3 staafjes klikken. Je ziet dan onder “Opties voor een as” de mogelijkheid staan om grenzen aan te geven. Vul het eerste getal onder “Startdatum” aan zoals we dat net vertaald hebben onder minimum en doe hetzelfde voor “maximum” met het laatste getal onder “Einddatum”.

Je zal nu zien dat de grafiek begint bij de eerste datum en stopt bij de laatste datum. Het is netjes en handig om de getallen die eerst datums waren weer terug te vormen naar een datum. Dat doe je door ze beide te selecteren en onder “Start” op “Standaard” te klikken. Vervolgens komt hier dezelfde dropdown naar voren als in de eerdere stap. Deze keer selecteer je echter “Korte datumnotatie” en de getallen zijn weer datums.

Maak van de getallen in de tabel weer datums. Niet noodzakelijk, wel netjes.

Stap 4. De laatste opmaak voor een mooie Gantt chart in Excel

In principe is je Gantt chart nu klaar en bruikbaar. Opmaak is natuurlijk een kwestie van smaak, maar ik wil toch nog een paar kleine verbeteringen aangeven.

De text is nu voor beide assen wat klein. Selecteer 1 van de assen in de grafiek door erop te klikken. Via “Start” zie je de grootte van het lettertype. Dat is nu “10”. Ik kies ervoor dit te vergroten tot “12” voor beide assen. Ook maak ik de as met de datums dichtgedrukt door op de “B” te drukken
{plaatje selectie lettergrootte”}

Vergroot de lettergrootte iets voor de leesbaarheid

Verder is het nu lastig om alle taken van elkaar te onderscheiden. Dit blijft een uitdaging als je een Gantt chart met Excel maakt. Ik wil de taken nu de kleuren geven van de fase zoals we die in de tabel hebben bedacht.

Dat doe je door een staafje in de grafiek te selecteren. Waarschijnlijk moet je dubbelklikken. Bij de eerste klik selecteer je namelijk alle staafjes. Wanneer het je gelukt is om 1 staafje te selecteren klik je op de rechtermuisknop en selecteer je “Gegevenspunt opmaken”. Ga vervolgens naar de “Verfemmer” in het submenu bovenaan. Je kan dan onder “Kleur” de kleur selecteren die je de fase in de tabel ook gegeven hebt.

Dubbelklik op 1 van de staafjes en selecteer zo alleen die. Kies vervolgens de kleur uit

Doe dit per staafje en dit is het resultaat. Mocht je een hele omvangrijke Gantt chart willen maken in Excel is dit misschien niet wenselijk om te doen. Ik raad je echter aan om je Gantt chart kort en “to-the-point” te houden.

Mooie kleurtjes geven meteen een idee van overzicht

We zijn er nu echt bijna. De staafjes van de grafiek zijn nog wat dun en liggen best ver uit elkaar. We willen die nog wat dikker maken. Selecteer daarom 1 van de staafjes en klik via de rechtermuisknop op “Gegevenspunt opmaken” (net als in de vorige stap). Deze keer ga je echter niet naar de “Verfemmer” maar klik je op de “Staafdiagram”.

selecteer de staafjes en pas "Breedte tussenruimte" aan tot 50%

Hier selecteer je “Breedte tussenruimte” deze staat als het goed is op 150%. Ik heb er 50% van gemaakt. Dit zorgt voor bredere staven die beter aansluiten in de Gantt chart.

Resultaat van het aanpassen naar 50% van de "Breedte tussenruimte"

Als allerlaatste stap heb ik de achtergrond van de Gantt chart nog opgemaakt met de grijstint van de huisstijl van start24.nl.

Kopiëren naar Powerpoint, logo tje erbij en je hebt een mooi projectoverzicht!

De uiteindelijke Gantt chart gemaakt met Excel.

Let op: Ik heb het template gemaakt in Microsoft Excel voor Mac 2018. Ik ben me er bewust van dat het in andere versies en op Excel voor Windows er net anders uit kan zien. Mocht je ergens tegenaan lopen, stuur me gerust een mailtje via het contactformulier. Dan help ik je graag op weg.

Bedenk goed waarvoor je de Gantt chart in wil zetten

Hou er in het maken van een Gantt chart in Excel rekening mee dat Excel z’n beperkingen heeft en blijft houden. De vraag is wat je precies met je Gantt chart wil en waar je het voor wil gebruiken. Zo’n overzicht als we zojuist gemaakt hebben lijkt mij erg handig in een offertetraject of voor een intern projectvoorstel. Het geeft een eerste indruk, maar is misschien niet voldoende voor NASA om er een nieuwe raket mee naar de ruimte te krijgen.

Anderzijds kan je wel samen met andere stakeholders nu vrij snel zien hoe je project eruit ziet, wat het meeste doorlooptijd kost en welke fasen het traject tegenkomt. Dit is alsnog een grote stap vooruit ten opzichte van bijvoorbeeld een lijst of een “gewone tijdlijn”.

Hoe kies je het juiste detailniveau?

Een van de lastigste dingen van projectrapportage is het juiste niveau kiezen voor taken en activiteiten. Je wil niet alles inplannen omdat je dan veel tijd kwijt bent aan administratie, maar je wil ook het project niet te globaal insteken. In dat laatste geval zegt alles weer net niets.

Het detailniveau dat het beste past, hangt af van het project en de context. Naarmate je meer projectplanningen moet maken zal je hier meer gevoel voor krijgen. Samen met mijn team hebben we er lange tijd over gedaan om te ‘kalibreren’ naar een detailniveau dat genoeg inzicht biedt maar ook behapbaar blijft in termen van registratielast. Geloof me, je komt er snel genoeg achter wanneer je te gedetailleerd bezig bent of het projectplan te globaal hebt gehouden.

Online een Gantt chart maken

Er zijn veel (vaak betaalde) project management oplossingen die het maken van Gantt charts makkelijker maken. Een bekende is Asana, hier kan je een afgeleide van een Gantt chart maken en kan je ook je ook verantwoordelijkheden en dergelijke erg uitgebreid weergeven. Wel moet je hiervoor een betaalde account hebben bij Asana.

Zelf gebruik ik Time Graphics ook nog wel eens. Hiermee kan je redelijk eenvoudig mooie timelines maken voor presentaties en dergelijke. Voor het echte project management hou ik het zelf toch liever bij simpele overzichten zoals een excel bestandje of een “clean” overzicht in Asana.

Mocht je vragen hebben, stuur ons een berichtje via info@start24.nl.

Tom Berger

Sinds 2013 bezig met startups en ondernemerschap in Duitsland en Nederland

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Share This