Maak eenvoudig een Gantt diagram in Excel met handleiding (incl template)
In dit artikel help ik je met het maken van een Gantt chart met Excel. Ook kan je het template downloaden en aanpassen naar je eigen behoefte.
Daarnaast geef ik je een alternatief voor een Gantt chart met Excel. Er zijn namelijk betere tools dan Excel voor het maken van Gantt charts.
Hoe maak ik een Gantt chart?
De Gantt chart is een veelgebruikte project management tool. Het laat je van linksboven naar rechtsonder eenvoudig zien hoe een project verschillende fasen of activiteiten doorgaat. Het heeft in principe drie grote gebruiksdoelen:
- Een goed ingerichte Gantt chart helpt overzicht en structuur aan te brengen in projecten.
- Het dwingt je daarnaast om goed na te denken over het project, de volgorde en het nut en de noodzaak van de taken. Dat zorgt voor beter projectmanagement.
- Een Gantt chart je bij het identificeren van het kritieke pad in je project: welke taken moeten af voordat andere gestart kunnen worden?
In een typische Gantt chart staan de benodigde activiteiten van projecten op een logische volgorde per regel (verticaal) In de kolommen (horizontaal) worden tijdvakken en doorlooptijden per taak gedefinieerd.
Zo kan je snel zien waar het zwaartepunt van een project ligt en of het zinvol is een bepaalde taak te starten. Ook kan je zien bijvoorbeeld snel zien wat de impact van een vertraging is op het gehele project.
Wie was Gantt?
First things first. Henry Laurence Gantt was een Amerikaanse ingenieur die aan het einde van de 19de eeuw de welbekende Gantt chart heeft bedacht.
Alhoewel, de geruchten stellen dat hij zich erg heeft laten inspireren door het model van de Poolse onderzoeker Karol Adamieki in 1896, genaamd het Harmonogram.
Wil je wel echt een Gantt chart maken met Excel?
In dit artikel leg ik uit hoe je een Gantt chart maakt met Excel. Toch kan het vandaag de dag een stuk makkelijker. Excel is prima voor een heleboel zaken. Dat is direct de grote uitdaging. Excel is geen project management tool of project visualisatie tool.
Het is zo veelzijdig dat niet alles altijd even makkelijk is.
Met project management tools als ClickUp heb je hier geen last van. Je kan hiermee gemakkelijk een Gantt chart maken.
Heb je geen zin om met Excel te klooien? Dan je het altijd even gratis proberen met ClickUp.
In praktisch alle gevallen komt het er een stuk netter uit en is het ook beter bij te onderhouden gedurende het project.
Stap voor stap een Gantt chart maken in Excel
In principe is een Gantt chart een simpele methode. In Excel vul je simpelweg de activiteiten in op de regels en de tijdvakken op de kolommen. Je kan ervoor kiezen om wat cellen ernaast een kleurtje te geven, maar dat blijft wat gepriegel.
Er zijn een paar gratis templates beschikbaar via Microsoft, echter ik heb zelf gemerkt door de jaren heen dat ze niet echt lekker aansloten bij wat ik zocht.
Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat je er eigenlijk niet onderuit komt om zelf een tijdje aan te zitten en je project uit te plannen. Het kunnen inrichten van een Gantt chart is dan een nuttige kennis.
Ik ga daarom stap voor stap uitleggen hoe je de Gantt chart in de onderstaande afbeelding zelf kan maken. Natuurlijk kan je ook meteen het Start24 Gantt chart Excel template downloaden en zelf verder gaan en alles aanpassen naar jouw eigen inzicht.
Ik raad je aan om in dat geval wel het artikel er nog even bij te houden. Ik verwacht dat je dan nog het e.e.a. wil opzoeken om het template aan te passen naar jouw situatie.
Laten we beginnen!
Stap 1. maak een tabel voor je project
De eerste stap is het maken van een tabel waarin je de projectfase, de taken, de verantwoordelijke en de start- en einddatum neerzet. Je kan deze tabel nog verder aanvullen met meer kolommen met extra informatie wanneer je dit wil. Voor de Gantt grafiek die we gaan maken maakt dat niet uit.
Ik heb een als voorbeeld een data analyse rapport bedacht voor een externe opdrachtgever, maar dit kan natuurlijk van alles zijn.
Geef nu de ingevulde fasen verschillende kleuren. Zo kan je later de fasen goed uit elkaar halen.
Stap 2. maak een Grafiek: het begin van je Gantt chart
Selecteer de kolom “Startdatum” en selecteer de cellen tot het einde van je project. Klik vervolgens op “Invoegen” links bovenin het scherm.
Je ziet naast “Aanbevolen grafieken” een icoontje staan met 3 staafjes. Klik hierop.
Er opent zich dan een submenu. Selecteer hieronder “2D-staaf” de middelste variant.
Als het goed is krijg je nu een grafiek die er ongeveer zo uit ziet:
Dit is de basis van je Gantt chart, maar natuurlijk nog niet af. We moeten eerst de doorlooptijd nog toevoegen.
Maak voeg hiervoor in je tabel een extra kolom toe (die van mij heet “Duur (in dagen)”.
Ik heb ervoor gekozen om de startdatum en de einddatum van elkaar af te trekken.
Je zal zien dat je zo soms een bepaalde “duur” van 0 dagen krijgt. Dat willen we in het voorbeeld eigenlijk niet. Ik heb die daarom handmatig van “0” naar “1” veranderd.
Klik nu op de grafiek, zodat je de grafiek selecteert. Klik vervolgens met de rechtermuisknop en ga naar “gegevens selecteren”.
Je krijgt nu een nieuws scherm te zien: het scherm waar je gegevens geselecteerd staan voor de grafiek. Klik nu op “+” en voeg een nieuwe gegevensreeks toe.
Klik daarna op het tabel icoontje bij “naam” en selecteer vervolgens de kolom die je net hebt aangemaakt genaamd “Duur (in dagen)”. Nu verwijst de naam naar alles wat in die specifieke cel staat. Je kan er ook voor kiezen om gewoon een naam invullen die jij wil, maar de oplossing om het te koppelen aan een cel is iets robuuster.
Wanneer dit gelukt is, doe hetzelfde voor “Y-waarde”: klik op het icoontje en selecteer deze keer de reeks gegevens die je wil dat getoond worden. Dat zijn alle gegevens onder de titel van de kolom.
Als laatste willen we de labels op de horizontale as aanpassen. Daar staan nu nog cijfers. Klik daarom op het tabel icoontje helemaal rechts in het veld “Horizontale as labels (categorieën)”. Dit vind je nog steeds in het extra scherm “gegevensbron selecteren”.
Nu klik je op “OK” en krijg je naast de blauwe staafjes nog een extra stapel met staafjes in je grafiek. Ook zie je dat de getallen op de as nu veranderen naar de titels van de taken.
Stap 3. de staafgrafiek omvormen tot Gantt chart
We zijn nu al een heel eind. Het merendeel zijn nu nog configuraties en opmaak. Klik op 1 van de blauwe staafjes in de grafiek. Als het goed is zal je zien dat alle andere blauwe staafjes ook geselecteerd worden.
Let op: Je kan in een Excel grafiek eigenlijk bijna alles selecteren. Welke opties je krijgt hangt af van je selectie. Let daarom op dat je precies selecteert wat er in de afbeeldingen staat. Wil je de hele grafiek selecteren? Dan is het het handigste om ergens in een wit deel van de grafiek te klikken.
Je ziet nu rechts een submenu geopend worden dat “Gegevensreeks opmaken” heet. Klik hier op de verfemmer “Opvullingen en lijn”.
Tip: in veel gevallen zijn er in Excel meerdere wegen die naar Rome leiden. Mocht bij jouw Excel het niet automatisch te voorschijn komen, kan je bijvoorbeeld ook de staaf selecteren en via rechtermuisknop “Gegevensreeks opmaken” openen.
Geef nu onder “Opvulling” aan dat je “Geen opvulling” wil. Doe ditzelfde voor “Geen lijn” onder “Rand”. Je ziet nu dat de grafiek ineens meer op een Gantt chart begint te lijken!
Wel zijn er nog een paar punten die we nog moeten opknappen voordat we er helemaal zijn. De taken staan nu nog omgekeerd. Daardoor staat de Gantt Chart eigenlijk verkeerd om.
Klik nu op de tekst van de taken in de grafiek (echt de “horizontale as”) en klik op de rechtermuisknop. Selecteer dan “As opmaken”. Je krijgt dan weer een menu te zien (zie afbeelding)
Je ziet hier een vierkant checkboxje met de titel “Categorieën in omgekeerde volgorde”. Klik deze aan. Nu draait de grafiek zich om en staat de volgorde juist zoals je deze voor een Gantt Chart wil hebben.
Nu begint het ook op te vallen dat er nog een paar maanden voor en na het project worden aangehouden in de grafiek.
Dat willen we niet.
Dit komt doordat Excel standaard een minimum en een maximum instelt wat wat hoger ligt dan de waardes.
Datums en Excel zijn altijd een beetje spannend.
Excel vertaald datums zelf op de achtergrond naar getallen.
Dit moeten wij ook even doen.
Selecteer daarom in de tabel de eerste datum onder “Startdatum” en de laatste datum onder “Einddatum”.
Onder “Start” (rechtsboven in Excel) zie je halverwege een veld staan waar nu “Datum” staat. Klik hierop en selecteer “Standaard”. De datums in de cellen veranderen nu naar een getal (in dit geval ergens in de 44000).
Klik nu op de bovenste as van de grafiek door op een van de datums in de grafiek te klikken bovenaan.
Klik vervolgens op de rechtermuisknop om daarna “As opmaken” te selecteren.
Je krijgt nu weer een submenu te zien genaamd “As opmaken”. Hier wil je op de 3 staafjes klikken.
Je ziet dan onder “Opties voor een as” de mogelijkheid staan om grenzen aan te geven.
Vul het eerste getal onder “Startdatum” aan zoals we dat net vertaald hebben onder minimum en doe hetzelfde voor “maximum” met het laatste getal onder “Einddatum”.
Je zal nu zien dat de grafiek begint bij de eerste datum en stopt bij de laatste datum.
Het is netjes en handig om de getallen die eerst datums waren weer terug te vormen naar een datum.
Dat doe je door ze beide te selecteren en onder “Start” op “Standaard” te klikken. Vervolgens komt hier dezelfde dropdown naar voren als in de eerdere stap.
Deze keer selecteer je echter “Korte datumnotatie” en de getallen zijn weer datums.
Stap 4. De laatste opmaak voor een mooie Gantt chart in Excel
In principe is je Gantt chart nu klaar en bruikbaar. Opmaak is natuurlijk een kwestie van smaak, maar ik wil toch nog een paar kleine verbeteringen aangeven.
De text is nu voor beide assen wat klein. Selecteer 1 van de assen in de grafiek door erop te klikken.
Via “Start” zie je de grootte van het lettertype. Dat is nu “10”. Ik kies ervoor dit te vergroten tot “12” voor beide assen.
Ook maak ik de as met de datums dichtgedrukt door op de “B” te drukken
{plaatje selectie lettergrootte”}
Verder is het nu lastig om alle taken van elkaar te onderscheiden.
Dit blijft een uitdaging als je een Gantt chart met Excel maakt. Ik wil de taken nu de kleuren geven van de fase zoals we die in de tabel hebben bedacht.
Dat doe je door een staafje in de grafiek te selecteren. Waarschijnlijk moet je dubbelklikken.
Bij de eerste klik selecteer je namelijk alle staafjes. Wanneer het je gelukt is om 1 staafje te selecteren klik je op de rechtermuisknop en selecteer je “Gegevenspunt opmaken”.
Ga vervolgens naar de “Verfemmer” in het submenu bovenaan. Je kan dan onder “Kleur” de kleur selecteren die je de fase in de tabel ook gegeven hebt.
Doe dit per staafje en dit is het resultaat.
Mocht je een hele omvangrijke Gantt chart willen maken in Excel is dit misschien niet wenselijk om te doen.
Ik raad je echter aan om je Gantt chart kort en “to-the-point” te houden.
We zijn er nu echt bijna. De staafjes van de grafiek zijn nog wat dun en liggen best ver uit elkaar.
We willen die nog wat dikker maken.
Selecteer daarom 1 van de staafjes en klik via de rechtermuisknop op “Gegevenspunt opmaken” (net als in de vorige stap).
Deze keer ga je echter niet naar de “Verfemmer” maar klik je op de “Staafdiagram”.
Hier selecteer je “Breedte tussenruimte” deze staat als het goed is op 150%.
Ik heb er 50% van gemaakt.
Dit zorgt voor bredere staven die beter aansluiten in de Gantt chart.
Als allerlaatste stap heb ik de achtergrond van de Gantt chart nog opgemaakt met de grijstint van de huisstijl van start24.nl.
Kopiëren naar Powerpoint, logo tje erbij en je hebt een mooi projectoverzicht!
Let op: Ik heb het template gemaakt in Microsoft Excel voor Mac 2018.
Ik ben me er bewust van dat het in andere versies en op Excel voor Windows er net anders uit kan zien.
Kom je er niet helemaal uit? Laat dan onderaan het artikel een berichtje achter.
Online een Gantt chart maken
Er is veel projectmanagement software die het maken van Gantt charts een stuk gemakkelijker maakt dan Excel. Simpelweg gesteld: Excel is niet gemaakt om Gantt charts te maken.
Van al de projectmanagement tools is ClickUp tot nu toe mijn favoriet. Het werkt intuitief en is erg laagdrempelig.
Daarnaast heb je een Kanban overzicht en kan je ook je hele team communicatie en evaluaties ermee tracken.
ClickUp werkt op een “freemium” model. Je krijgt bij hun echter behoorlijk veel gratis en je kan hierdoor eigenlijk ene volledige Gantt chart maken en beheren.
Wanneer je echt professionele projecten wil managen, dan is het aan te raden om een abonnement te nemen op ClickUp.
Bedenk goed waarvoor je de Gantt chart in wil zetten
Hou er in het maken van een Gantt chart in Excel rekening mee dat Excel z’n beperkingen heeft en blijft houden.
De vraag is wat je precies met je Gantt chart wil en waar je het voor wil gebruiken.
Zo’n overzicht als we zojuist gemaakt hebben lijkt mij erg handig in een offertetraject of voor een intern projectvoorstel.
Het geeft een eerste indruk, maar is misschien niet voldoende voor NASA om er een nieuwe raket mee naar de ruimte te krijgen.
Anderzijds kan je wel samen met andere stakeholders nu vrij snel zien hoe je project eruit ziet, wat het meeste doorlooptijd kost en welke fasen het traject tegenkomt.
Dit is alsnog een grote stap vooruit ten opzichte van bijvoorbeeld een lijst of een “gewone tijdlijn”.
Denk ook na of een Gantt chart sowieso het beste format is. Ook een Kanban bord of de hele gedachtengoed van de scrum methode kunnen je wellicht een passende projectvisualisatie bieden.
Wil je meer opties verkennen om een Gantt chart te maken? Lees dan ons artikel over de drie beste opties hierover.
Hoe kies je het juiste detailniveau?
Een van de lastigste dingen van projectrapportage is het juiste niveau kiezen voor taken en activiteiten.
Je wil niet alles inplannen omdat je dan veel tijd kwijt bent aan administratie, maar je wil ook het project niet te globaal insteken. In dat laatste geval zegt alles weer net niets.
Het detailniveau dat het beste past, hangt af van het project en de context.
Naarmate je meer projectplanningen moet maken zal je hier meer gevoel voor krijgen.
Samen met mijn team hebben we er lange tijd over gedaan om te ‘kalibreren’ naar een detailniveau dat genoeg inzicht biedt maar ook behapbaar blijft in termen van registratielast.
Geloof me, je komt er snel genoeg achter wanneer je te gedetailleerd bezig bent of het projectplan te globaal hebt gehouden.
Twijfel je toch over je het juiste niveau?
Overweeg dan bepaalde elementen uit user story mapping over te nemen om een gevoel te krijgen bij de grootte van taken.
Mocht je vragen hebben of hulp willen met ClickUp of Excel, laat gerust een berichtje achter!
Goede en nuttige uitleg.
Nog een vraagje, hoe krijg ik het Gantt chart model in maanden te zien?
Voor ons zou het overzichtelijk zijn dat hij alle maanden van het jaar aangeeft.
Is dit mogelijk?
Hi Sem, bedankt voor je berichtje! Op afstand is het altijd lastig om precies advies te geven, maar wanneer je op de datums op de as klikt zie je als het goed is in de bovenbalk van Excel “Opmaak” verschijnen. Dat gaat in dit geval over het opmaken van de As.
Dan opent zich een menu’tje (soms over het scherm heen soms rechts) en daar zie je “notatie” staan. Hier kan je de wijze waarop de datum wordt weergegeven aanpassen naar bijvoorbeeld maanden.
Dit doe je door bij “Notatiecode” waar waarschijnlijk “dd-mm-jj” staat simpelweg de “dd-” te verwijderen en op “toevoegen” er direct onder te klikken.
Ik hoop dat het je op weg helpt,
Tom
Bedankt voor deze uitleg!
De data staat nu op elke 10 dagen, maar ik zou dit graag per week willen hebben of misschien wel per dag. Hoe kan ik dit aanpassen? Hij staat nu bijvoorbeeld van 08-09-21 tot 18-09-21, maar ik zou meer data willen zien.
Bedankt alvast!
Hi Jente, bedankt voor je vraag. Dat is een beetje geklooi, maar het kan.
Klik met je rechter muis op “as opmaken”. Dan zie je een nieuw scherm of nieuwe zijbalk openen. Daar zie klik je op “opties voor as” en daarna op het staaf grafiekje.
Dan kan je onder eenheiden “Eenheiden” het getal bij “primair” aanpassen.
Zet je dit op “1,0” veranderd de as in 1 dag, zet je deze op 7 dagen dan wordt het een week.
Let wel op, de week wordt dan geteld vanaf de startdatum. Dat hoeft natuurlijk niet altijd het begin van de week te zijn.
Ik hoop dat je weer verder kan zo!
Tom