28 cruciale business tools voor ondernemers in 2023

Of je nou gepokt en gemazeld bent in het ondernemerschap of net komt kijken, de hoeveelheid tools en bedrijfssoftware dat beschikbaar is om je onderneming te runnen en te optimaliseren kan overweldigend zijn.

Daarom houden we het simpel: we geven je hier slechts één tool per categorie. Alleen de allerbeste.

Laten we beginnen.

Website

Iedereen kan tegenwoordig zelf een website maken. De tijd dat je exclusief aangewezen was op een duur webdesign bureau is gelukkig voorbij. Hieronder vind je onze favoriete website gerelateerde tools en software. 

Webhosting

Zonder een goede webhosting is je website traag, vaak offline en zul je onderaan Google’s zoekresultaten komen te staan.

In het verleden heb ik de dodelijke fout begaan met de verkeerde webhosting in zee te gaan. De irritatie, tijd en gemiste kansen waar dit toe heeft geleid wens ik niemand toe. 

Gelukkig stuitte ik een tijd geleden op SiteGround. Sindsdien zijn m’n hosting problemen voorbij. SiteGround is razendsnel, heeft een waanzinnige uptime, en heeft de beste klantenservice binnen de hosting industrie. Ook is hun hosting geoptimaliseerd voor WordPress websites.

SiteGround’s managed WordPress webhosting is beschikbaar vanaf €5.99 per maand.

WordPress theme & websitebouwer 

Hoe je website eruit ziet is bijna even belangrijk als wat erop staat. Goed design is een must als je wilt dat je bezoekers er niet als een hazewindhond vandoor schieten zodra ze op je site landen. 

Kadence is de allerbeste WordPress theme van het moment. Het is licht, ziet er prachtig uit en is veelzijdig. Het beste nieuws? De theme is gratis. We gebruiken deze theme voor Start24.

Onze WordPress handleiding legt stap voor stap uit je een site met Kadence bouwt.  

Gratis alternatief: Astra is een van de hoogst beoordeelde WordPress themes die er is. Wel is het enkel een theme, niet een websitebouwer. Combineer het met de gratis websitebouwer Elementor om ook zelf webpagina’s te kunnen ontwerpen. 

Webshop 

Als je producten gaat verkopen via je site heb je hier een goede ecommerce oplossing voor nodig. WooCommerce is een open-source, gratis ecommerce platform wat je zo in je WordPress site klikt. Het is goed te combineren met websitebouwers als Divi en Elementor. 

Via WooCommerce zet je een veilig online betalingssysteem op, manage je inkomende bestellingen en kun je je producten toevoegen, aanpassen en verwijderen.

Keyword research

Als je hoger in Google wilt komen kom je een redelijk eind met kennis van zaken, doorzettingsvermogen en vastberadenheid. Maar om op te kunnen boksen tegen de grote blogs en sites die je in Google treft, heb je een middel nodig dat je laat denken als Google zelf. 

SEMrush is de beste tool voor deze klus. Hoewel Ahrefs en Moz ook prima opties zijn, is SEMrush de tool die we gebruiken bij Start24. 

Het geeft je alles wat je nodig hebt om je Google zoekverkeer te groeien, laat je diepgaand keyword onderzoek doen, en zorgt dat je makkelijk je concurrentie in de gaten kunt houden.

Je kunt SEMrush 7 dagen gratis uitproberen. 

Gratis afbeeldingen en videos

Een website wordt een stuk bruisender met mooie afbeeldingen of videos. Maar je kunt niet zomaar plaatjes van Google plukken vanwege copyright.

Je zou afbeeldingen en video's kunnen kopen maar dit is duur. En ze zelf maken is tijdrovend. 

Gelukkig zijn er een aantal sites die prachtige afbeeldingen en video’s bieden vrij van copyright. Dit zijn onze favoriete opties:

• Freepik (voor foto’s en vector art)
• Pexels (voor foto’s en video’s)
• Pixabay (voor foto’s)
• AllTheFreeStock (voor van alles en nog wat, inclusief geluidseffecten)

Ben je op zoek naar gedetailleerde instructies over hoe je een website maakt? Bekijk dan onze website categorie. 

Business development & support

Als ondernemer zul je snel een spreadsheet ontgroeien als het gaat om het managen van je business development. Hieronder vind je de business development en support tools die jouw sales naar het volgende niveau tillen.

CRM 

Een CRM systeem is onmisbaar voor gestructureerde business development. Zelfs als je net begint met ZZP’en is het al erg nuttig er een in te richten.

Ben je een startup, freelancer of ZZP’er? Kies dan voor Pipedrive als je CRM systeem. Ze bieden een heldere no-nonsense omgeving om makkelijk je contacten, klanten en deals bij te houden. 

Pipedrive is minder geavanceerd dan grote spelers zoals Salesforce. Daartegenover staat dat het vele malen minder kost en je alle toeters en bellen die Salesforce biedt als kleine ondernemer niet nodig hebt.   

Gratis alternatief: Hubspot is een geweldige CRM die een gratis versie aanbiedt. Naast een business development CRM biedt het je ook nog een batterij aan functionaliteit om je marketing mee te stroomlijnen. 

Email adressen vinden 

Hunter.io maakt emailadressen opsporen van mensen waar je in contact mee wil komen doodeenvoudig.

De tool werkt als volgt. Je typt iemands naam en kiest de site van het bedrijf waar hij voor werkt. Vervolgens struinen Hunter.io’s algoritmes het wereldwijde web af en voila: minder dan een tel later beschik je over de email die je zocht. 

Met de gratis versie kun je 50 emailadressen per maand opsporen. Zodra je business development in een stroomversnelling komt, kun je upgraden naar een van de betaalde varianten die je 500 emailadressen of meer per maand laat opzoeken.  

Stuur emails later en ontvang email herinneringen

Soms wil je een email nu schrijven maar hem later versturen. Dit is precies wat Boomerang je laat doen. 

Ook zul je binnen business development vaak follow-up emails moeten opsturen. Met Boomerang kun je instellen dat wanneer je geen bericht terug van iemand ontvangt binnen een bepaalde tijd, je hieraan herinnerd wordt. Op die manier zul je nooit meer vergeten je leads warm te houden.

Je kunt Boomerang gratis uitproberen met 10 message credits per maand. Voor $4.99 per maand kun je deze tool zoveel gebruiken als je wilt.   

Klantenservice

In het begin is je klantenservice nog prima bij te houden via email. Maar zodra er dagelijks een stoot aan klantvragen voor je klaar ligt kun je niet meer zonder klantenservice platform.

Zendesk is een 1-stop-shop voor alles wat met klantenservice te maken heeft. Ze bieden live-chat wat je kunt integreren op je website. Ook brengen ze alle kanalen via waar je klanten je kunnen bereiken (contactformulier, email, social media etc.) samen in een overzichtelijke dashboard.  

De berichten van je klanten worden automatisch omgezet in tickets die je gemakkelijk in de gaten kunt houden. Dit maakt het praktisch onmogelijk te vergeten om een klantvraag te behandelen.

Zendesk’s prijzen beginnen vanaf €5 per gebruiker. 

Ben je op zoek naar gedetailleerde instructies over hoe je het meeste uit een CRM haalt en andere business development inzichten? Bekijk dan onze business development categorie.

Marketing

Marketing is een stuk veelzijdiger dan het vroeger was. Dit is goed nieuws, maar het maakt het wel ingewikkelder en tijdrovender. Hieronder vind je de beste marketing software. 

Social media manager

Social media is uitgegroeid tot een van de belangrijkste marketing kanalen. Ongeacht je industrie, grootte of leeftijd van je bedrijf zal social media vaak een must zijn om te slagen in het digitale tijdperk. 

Hootsuite is een tool die je je social media posts van tevoren laat inplannen voor meer dan 30 platforms. Dat spaart je gigantisch veel tijd uit. 

Dit zijn nog een stel handige features die het platform biedt:

• Reageer op berichten via het Hootsuite dashboard. Je hoeft daardoor niet afzonderlijk  je social media accounts af te gaan
• Stel automatische antwoorden in
• Houd specifieke trends, onderwerpen en influencers in de gaten      

Social media hoeft niet lastig te zijn. Wel kan het zonder een tool als Hootsuite veel te tijdrovend worden om waarde toe te voegen aan je onderneming.

Je kunt gratis met Hootsuite aan de slag.  

Email marketing 

Meer dan 80% van alle B2B en B2C bedrijven gebruiken email marketing.

Data uit 2018 laat zien dat email nog steeds het meest effectieve marketing kanaal is, effectiever dan social media, SEO en SEM. Om die reden is het wijs om vanaf dag 1 een emaillijst op te bouwen. 

Hoewel er een hoop email marketing platformen beschikbaar zijn is Mailchimp onze favoriet. Mailchimp is de oudste speler in het veld, ontzettend gebruiksvriendelijk, en is tot een emaillijst van 2000 personen gratis.

Wanneer je begint met ondernemen kan het een tijd duren voordat je die 2000 personen verzamelt hebt. Dat maakt Mailchimp een uitstekende keuze voor je email marketing.  

Graphics

Handig worden met een tool als Adobe Illustrator kan eventjes duren. Gelukkig is er Canva, een site die grafisch design democratiseert. 

Met canva draai je met een paar klikken prachtige graphics in elkaar voor je social media, website of presentaties. 

Canva heeft een betaalde versie maar hun gratis versie zal in veel gevallen prima volstaan.  

Accounting & administratie

Niemand doet zijn administratie met plezier. Dat maakt het des te belangrijker software te kiezen die het doen van je administratie zo eenvoudig mogelijk maken. 

Online boekhouden

Rompslomp is een Nederlandse partij die zich speciaal toespitst op ondernemers, freelancers en ZZP’ers. Ze maken boekhouden extreem eenvoudig. Zo hoef je met Rompslomp je niet bezig te houden met grootboekrekeningen en andere boekhoudtermen, zij doen dit voor je.

Dit zijn een aantal van de dingen die je met Rompslomp kan doen:

• Facturen en offertes maken in je eigen huisstijl
• Online boekhouden. Rompslomp stelt je balans en winst & verliesrekening op, berekenen je btw-aangifte en helpen je met lastige boekingen
• Makkelijk btw-aangifte doen
• Bonnetjes bewaren in een digitale schoenendoos 
• Uren- en rittenregistratie

Feit is dat voor een kleine ondernemer een groot gevaarte van een boekhoudprogramma overkill is. Het is als schieten met een kanon op een mug. Rompslomp is een vederlichte applicatie, maar geeft precies wat je nodig hebt om je administratie op orde te krijgen.

Je kunt gratis met Rompslomp beginnen maar zult al vrij snel op de pro-versie willen overstappen. Die kost €15 per maand. In schijntje in vergelijking met andere boekhoud tools.

Ben je op zoek naar meer artikelen over accounting en administratie? Bekijk dan onze admin, accounting & legal categorie.

Productiviteit & communicatie

Houd je productiviteit hoog met de volgende apps.

Email, data management, tekstverwerken en spreadsheets 

G Suite vormt sinds jaar en dag het hart van m’n werkende leven. Email, bestanden opslaan (via Google Drive) en het (samen-) werken aan documenten en spreadsheets gaat allemaal via Google. Met Google Calendar hou ik m’n afspraken in de gaten en beheer ik m’n tijd. 

Via Gmail voor business voeg je eenvoudig teamgenoten toe aan je onderneming. Je kunt je domein koppelen aan je Gmail voor een professioneel ogend emailadres.

En voor video conference calls kun je Google Meet gebruiken. 

G Suite is kortom een essentiële tool voor praktisch iedere onderneming.     

Gratis alternatief: Je komt een heel eind met Google’s Gmail. Wel heb je minder ruimte op Google Drive (15 gb in plaats van 30 gb) en kun je je domeinnaam niet koppelen aan je email adres. Dat laatste is natuurlijk een probleem voor een professionele onderneming. Echter, de meeste webhosting diensten bieden een gratis email service wat dit kan verhelpen.   

Chatten met je team

Wanneer je werkt met een team is goede interne communicatie een must. Vervallen in een spel van email pingpong is iets waar niemand zin in heeft. Daarom zijn de laatste jaren business chat apps als paddenstoelen uit de grond geschoten. 

Slack is de beste zakelijke chat-app op de markt. Je kunt het koppelen aan nagenoeg ieder stuk software wat je kunt bedenken, het heeft zowel een mobiele app als een desktop versie, en de basisversie (die voor de meeste kleine ondernemingen prima zal volstaan) is helemaal gratis.  

Kalender management

Calendly is de beste tool om je kalender afspraken te managen. Heb je wel eens met 20 mensen op korte termijn 20 afspraken moeten maken? Dan is het heerlijk als je niet met iedereen de agenda’s naast elkaar moet houden en op en neer hoeft te mailen. Voorkom eindeloos op- en neer mailen en leg de bal bij de andere partij met Calendly.

Calendly geeft iedereen met jouw afspraak link de mogelijkheid om in jouw agenda een afspraak te plannen wanneer je beschikbaar bent en integreert met alle grote kalenders zoals Google Calendar, Outlook en iCal.

Je kan natuurlijk een hele reeks aan voorwaarden opgeven voor wanneer iemand een afspraak kan maken. Denk aan  de duur van de afspraak, de tijd tussen afspraken, de gegevens die men moet opgeven (bijv. telefoonnummer) en dergelijke.

Beveiliging

Beveilig schijven, mappen of bestanden gratis met het Open source programmaatje VeraCrypt. Soms zal het gebeuren dat bepaalde informatie of bestanden extra goed wil beveiligen. Hier helpt VeraCrypt je gratis mee. 

Het programma werkt steengoed en zorgt ervoor dat alleen jij – of mensen met een wachtwoord – erbij kunnen. VeraCrypt is praktisch niet te kraken. Encrypt een map of een bestand en je kan het veilig mailen, uploaden of op een USB-stick zetten.

Password management

Er zijn duizenden password managers en bijvoorbeeld Google en Apple bieden het standaard geïntegreerd aan. Maar soms zal je op je telefoon zitten, soms op je iPad en soms op je laptop. Dan kan het zijn dat je niet overal gemakkelijk bij je wachtwoorden kan.

LastPass biedt hier uitkomst. Sla je wachtwoord 1 keer op en het is op al je apparaten direct beschikbaar. Ook stellen ze wachtwoorden voor wanneer je je registreert en hebben ze een veilige autofill.

Webpagina’s opslaan

Hoe vaak wil je niet even een hele pagina print screenen in je browser maar lukt dat niet? Met de Chrome browser plugin GoFullPage kan je een hele webpagina in 1 keer fotograferen en exporteren als PDF of afbeelding. Helemaal gratis. Het is mijn meest gebruikte Chrome plugin.

Screenvideos

Wil je snel een tutorial maken of laten zien hoe je iets op je computer doet? Maak dan een filmpje met Screencast-O-matic. Je kan zo gratis een filmpje maken van je desktop en jouw muis en kliks worden geaccentueerd. 

Je kan kiezen of je zelf ook in beeld wil en welk deel van je scherm wordt opgenomen. Zo maak je dus in een paar minuten een tutorial of video.

Sinds COVID stuur ik regelmatig video's gemaakt met Screencast-O-matic naar mijn team waarin ik door wat powerpoint slides heen ga en zo feedback op afstand vraag of geef.

Project management 

Of je er alleen tegenaan gaat of met een team, een projectmanagement app maakt je leven beduidend overzichtelijker en effectiever.

Er zijn een aantal zwaargewicht project management tools die een rib uit je lijf kosten, maar Trello is een prachtig gratis alternatief. Laat je overigens niet voor de gek houden door Trello’s eenvoud. Ik heb het jaren gebruikt voor al het projectmanagement van m’n bedrijf bestaande uit 30+ mensen. 

Een Trello board heb je binnen 2 minuten opgezet. Het kost je nog eens 2 minuten er mensen voor uit te nodigen. Vervolgens zal er nooit meer een taak of project tussen de mazen van het net glippen. 

Trello en Slack vormen een vruchtbare combinatie. Gebruik ze allebei, en je zult vrijwel nooit email meer nodig hebben voor je interne communicatie.  

Afsluitend

Er zijn in Nederland meer dan 2 miljoen kleine ondernemingen. Al die ondernemingen zoeken naar manieren om het beter te doen dan hun concurrentie.  

Als jij een kleine business runt of als éénpitter er tegenaan gaat, is de kans groot dat je telkens op zoek bent naar tactieken, strategieën en slimmigheden om je onderneming beter te laten draaien.

De juiste tools en bedrijfssoftware gebruiken is een van de manieren om dit te doen. Het gebruiken van de verkeerde tools – of geen tools voor bepaalde taken – kan je daarentegen duizenden euro’s en veel tijd kosten. 

Laat me weten wat je van dit overzicht vindt door een reactie achter te laten. Op welke manier helpt software jou je onderneming beter te laten draaien? En mist deze lijst naar jouw gevoel een cruciale business tool? Zo ja, welke?

Of heb je een vraag over een van de business tools die wij aanbevelen? Stel hem gerust.